Office办公软件在办公自动化中的实际应用

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　　摘要：本文探讨了办公自动化的含义，分析了办公软件在办公自动化中的实际应用意义，研究了Office办公软件中的常用技巧。
　　关键词：办公软件;应用;办公自动化
　　中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2019）05-0235-02
　　1 办公自动化的含义
　　办公自动化是在日常工作中，使用互联网，本着简化工作流程的概念，以电脑为核心，使用各种实用工作设备和最新通信手段的办公方式。它可以快速全面地收集、存储、处理和使用信息，使相关人员迅速便捷地共享信息，高效合作。办公自动化一反过去繁杂、冗长的纯个人工作习惯，服务于复杂管理与重点决策，最终提升工作效率，改善工作质量。办公软件一般是指办公工作中的常用软件，主要功能包括文字编辑、表格制作、PPT制作、数据库搭建与管理等。目前，市场上的主流办公软件是Office、WPS、2000RedOffice、CTOP协同的OA等系列软件，这些软件都是由相关公司研发并提供，成为电脑用户中广泛使用的办公软件，在数据统计、会议记录、会议展示、现代化办公等领域普遍使用，是办公领域使用范围最广的一些办公软件[1]。
　　2 办公软件在办公自动化中的实际应用意义
　　办公自动化其自身就是一个与时俱进的理念，它不断利用当代最新科技，尤其是互联网相关技术，将电脑软件使用在自动化办公中，在电脑用户中很普及，深受大家的喜爱和推崇。由于电脑软件在办公自动化领域内的广泛使用，现代化办公设备与这些办公软件高度融合，完成了由实际操作员工与设备一起构建的人机合一信息操作理念，继而完成公司想达到的信息自动化管理目标，使公司经济效益趋向良好发展。电脑软件在自动化办公中的使用，绝不只是术语的革新，给企业内部管理创新带来新的发展契机，打破了传统公司内部等级森严的管理模式，在新型电脑软件应用的基础上形成新的办公自动化管理理念和模式。公司所有员工之间的关系将由一张网连接起来，取代过去相互之间的信息封闭，公司内部将实现前所未有的快捷信息传递。因为电脑软件在自动化办公领域内的应用，公司内部的传统管理模式被彻底改变，开始走向系统化管理，而且它实现的是公司管理的制度化、实际化、简单化，使得公司信息管理交流准确而开放。此外，在多样化通信传递模式的应用基础上，企业内部自动化管理的线性管理模式被确立[2]。
　　随着科技技术不断创新，办公自动化模式开始出现，办公自动化也是数据化信息管理技术至关重要的保证。在我国互联网科技的进步和电脑软件开发与实际应用日新月异的今天，先进的电脑软件层出不穷。为了在如今热火朝天的经济市场中立足、顺应当代科学技术的发展方向，各公司相继将电脑软件技术应用于自动化办公管理模式中，在此基础上，企业在内部管理中应用办公自动化电脑软件成为促进企业实现快速发展的一门全新的学科。电脑软件的应用，帮助公司实现了人、电脑和信息三位合一的合作体系，在提高公司管理水平的同时，实现为公司的长远发展添砖加瓦。
　　3 Office办公软件中的常用技巧
　　（1）运用Word进行文字编辑时着重号的步骤。在使用Word软件时，我们通常在工具栏这一区域中寻找着重号。首先需要进行“工具——自定义”点击操作，在“自定义”对话框中寻找相应选项;其次，找到“类别”对话框，寻找到“所有命令”项目并点击;再次，在“命令”对话框中找到可以按照字母升序排列的相应选项;紧接着，寻找到ABC选项，并在上面点击“DotAccent”选项，点击鼠标左键，然后移动至工具栏之中，同时松开鼠标左键;在Word所编辑的文字段落中找到并选中需要着重标记的句子，接着点击“着重号”选项，完成最终的目标。（2）Word文档中快速拆分表格的技巧。在Word界面的表格中寻找到需要拆分的位置，然后同时按下三个键：Ctrl+Shift +Enter ，表格中会相应地插入一个空行，操作完成，表格被拆分。（3）利用定位选条件单元格的步骤。在运用Excel表格时，会遇到对表格中某些数据添加格式的情况。在实际操作中，首先需要选中想要添加格式的数据，此处需要注意的是，在实际操作表格时，这些数据往往不是处于同一个行列中，而是分散分布在表格中，如果按住ctrl键进行选择时会比较麻烦。此时，可以使用Excel的定位功能，快速查找和选中想要修改格式的数据内容，其操作步骤是：先找到“编辑”选项，选中“定位”，拉开下面的栏目，在“条件格式”选项中找到“全部”和“相同”选项，进行相应的选择，选中“相同”选项，表格中的相应数据表格部分可以被全部选中，然后可以进行相应的操作。（4）使用Excel表格时避免计算误差的技巧。在使用Excel表格进行应用操作时，尤其是在财务报表相关操作中，时常会遇到复杂的运算操作。但是在实际应用中，工作者经常会发现使用Excel表格计算出来的数据结果和计算器计算出来的数据结果有所偏差，出现这种结果的主要原因是使用Excel表格进行计算时会遇到一些问题：Excel公式计算中不可以进行四舍五入的操作。要解决这个问题，可进行这些操作步骤：首先需要选中“工具”，然后依此选中“选项-重新计算”，接着选中“工作薄选项”，点击“以显示值为准”对话框，点击“确定”后退出，操作完成。此外，还能通过使用函数方法进行操作，先是选中“round”公式，点击“计算公式”，输入需要使用的计算公式，然后进行相应的操作。（5）将Word中某一页改为横向页面的技巧。在使用Word文档时，有时会遇到调整页面方向的问题，例如需要插入一個宽表格时，纵向的页面需要被改为横向。可以将鼠标移动至表格前，在功能区找到“页面设置”选项，选中“纸张大小”选项;接着选中“方向”选项，点击“横向”选项，最终应用到文档之中，点击“确定”按钮，完成所有操作，纵向的页面被改为横向，而该页面前后的页面依旧保持纵向格式。（6）在Word中快速创建目录。首先需要对文档中的标题进行操作，对标题等级格式进行相应操作;其次需要寻找“插入”菜单栏，选中“索引和目录”选项，点击“目录”选项，在“显示页码”和“页码右对齐”的选项之前点击“√”，选中“制表符前导符”，在进行“格式”相关操作时选中“来自模板”，并进行“显示级别”相应的操作，点击“选项”框，页面会出现“目录选项”，选中“标题 2”和“标题 3”选项，然后输入“1”和“2”，此时，之前选中的“标题 2”与 “标题 3”之前区域会出现“√”符号，删除标题后的数字，点击确定，目录生成结束。（7）在Word中进行大写金额转换的技巧。首先，在Word文档中输入“12345”，然后鼠标点击“插入”，选择“数字”命令，接下来，在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏中选择中文大写的数字版式“壹、贰、叁……”，即可完成转换[3]。
　　4 结语
　　电脑办公软件的应用使得公司对效率的追求将慢慢演变为整体竞争能力的衡量标准之一。电脑办公软件功能之强大，操作之简单、方便，效率、性价比之高是大家有目共睹的。在不久的将来，我们要不断拓展这些办公软件的功能，不断简化操作，让它成为大型企业提升整体竞争能力的必需品。
　　参考文献
　　[1] 梁红月.以知识管理为核心的第三代OA系统[J].北京邮电大学学报（社会科学版），2004（2）：57-60.
　　[2] 郑光.我国县级政府办公自动化系统及电子政务构建的研究[D].昆明理工大学，2001.
　　[3] 国彬.基于随机Petri网的企业业务流程重组的理论与优化方法研究[D].天津大学，2003.
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