高校采购内控信息化管理平台建设

来源:用户上传      作者:秦利忠

　　摘   要：实现高校采购内控的信息化管理，将成为高校信息化建设的一项重要内容。文章首先着重分析了高校采购内控信息化管理平台开发的现实意义;其次结合高校采购实际情况，特别是采购内控管理的主要业务流程，探讨了管理平台设计应遵守的实用性、安全性、灵活性等几项原则;最后通过所建立的管理平台架构体系，具体分析了管理平台的预算管理、采购申请、采购执行、合同管理等主要模块及功能。
　　关键词：高校采购;内控;信息化;管理平台
　　1    管理平台开发的现实意义
　　近年来，我国高等教育事业迅速发展，高校采购工作任务量越来越大，资金来源渠道不断扩宽，诸如采购计划性不强、采购周期长、经费利用不充分、过程监督不严格、统计工作不准确、材料归档不及时等问题日益突出。各级主管部门为提升高校的管理水平，相继出台了《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅〔2016〕2号）等内控管理方面的规范和制度文件。由此可见，有关部门越来越重视高校的内控管理工作，高校应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。高校的采购管理工作是高校内控管理工作的重要部分，如何做好高校采购内控管理工作是一个值得深思和解决的问题。要想有效解决高校在发展中日益突显的问题，积极做好高校采购内控管理工作，应全面加强信息化建设。信息化建设是做好高校内控管理工作的有效手段，体现了“公平、公正、公开”的原则，有利于部门沟通、快捷查询和统计信息以及实时动态监管等，保障了高校采购工作的顺利开展。
　　2    采购业务流程及管理平台开发原则
　　采购内控信息化管理平台是可以让申购人、采购管理部门、财务部门、审计部门、采购监督管理部门、采購代理机构、供应商等有效参与到采购活动当中，并发挥其各自工作职责的信息化管理大平台。
　　采购活动可分为“前、中、后”3个阶段：（1）前期准备，主要包括采购预算编报、采购计划申请、采购方式确立等。（2）中期，指项目执行，主要包括发布公告、专家评审、签订合同等。（3）后期，主要包括项目验收、资产入库、付款及档案管理等。3个阶段相互联系，相互影响，主要的业务流程如图1所示。
　　可以看出，采购是一项较为繁琐的工作，具有涉及环节多、涉及面广、数据量大等特点。因此，在设计管理平台时，应该坚持“统一谋划、联合建设、分类推进、资源共享”的方针，并遵守下列几项原则：（1）须具有实用性，既要方便用户的使用，也要方便系统的管理和维护[1]。（2）应进一步提升信息的安全性，既要考虑到信息的共享，也要注重信息安全，特别是针对不同的网络环境，制定不同的应对方案，主要包括权限设置、数据存储及安全机制等。（3）可根据用户需求，具有灵活性和可操作性，可用简便和最直观的方法设置各个业务角色的权限及各项业务的审批流程。（4）应具有可监控性，通过平台可监控采购的各个审批环节，清晰看到具体哪一项业务什么时候流转到哪一个角色、了解业务的审批时间等，便于监管部门发挥监管作用、强化监管的力度等。（5）应兼顾稳定性、兼容性及可扩展性[2]。平台系统运行必须稳定，与高校原有的数字化校园及智慧校园平台兼容，可统一平台登录等。
　　3    管理平台架构体系
　　管理平台的开发须严格遵从教育部等有关部门的规定，并组建管理人员、项目、商品、供应商、评标专家及遴选出来的招标代理机构等数据库，为预算管理、采购申请、审批、执行、合同签订、验收、资产入库、付款及档案管理等功能提供相应的支持。除此之外，按实际需求，平台还可提供项目督办、论证、代理机构抽取及系统对接等扩展业务。用户除了可通过网页登录管理平台，还可利用手机APP、微信公众号等平台登录，实现在线审批、查询、发布信息等移动办公。平台架构体系如表1所示。
　　4    管理平台的主要模块及功能
　　从编制采购预算及计划开始，到采购申请及审批、采购项目执行、合同管理、验收、资产入库、付款等，管理平台模块主要按采购业务流程进行设计。
　　4.1  预算管理
　　为实现高校资金的合理分配及科学管理，管理平台可与学校的财务系统实现采购预算信息的共享和对接，确保采购预算数据的一致。可根据实际情况实时更新预算信息，可根据项目支付情况实时计算出结余资金，并对于预算不足的项目发出警示信号。
　　4.2  采购申请
　　申请人登录管理平台，按项目类别及品目填写采购需求，也可利用管理平台模版导入需求信息。同时，可用附件形式上传相关的佐证材料。采购申请可以草稿形式暂时保存在管理平台中，待完善信息后方可提交申请。采购审批流程可根据各高校实际要求进行设计和实时调整。申请未审批前，申请人可进行退回、撤销、修改、删除等操作，可查看审批时间及进程，可在项目列表中筛选出草稿、审批等状态下的信息。同时，可与高校现有审计系统对接，相互之间推送有关审批信息。此外，在管理平台中，可根据申请人填写的采购需求及领导审批情况导出并打印采购申请表。
　　4.3  采购项目执行
　　采购业务管理部门依据采购政策，并结合实际情况拟定采购方式。以广西为例，对于政府集中采购目录以外且不达分散采购限额标准的项目，按内控机制制度执行。对于公开招标、竞争性磋商或者竞争性谈判的采购项目，所涉及的采购文件，将由招标代理机构或采购业务管理部门上传，并发起审核流程，结合高校实际情况，提交校内国有资产管理处、审计处、法律顾问及学校分管领导进行线上审批。采购业务管理部门负责人通过管理平台实时掌握招标文件的审核进程。采购文件获批后，申请单及项目信息将自动更新，申请人可了解采购进度。管理平台内可根据需要发布或链接政府采购网等官方网站上的通知公告，方便校内有关人员查看，还可向有关负责人推送短信提示等。 　　4.4  合同管理
　　采購业务管理部门负责人或采购代理机构通过填入或导入的方式编辑合同内容，并发起审批流程。同时，将采购文件、中标通知书、评标报告等材料作为附件一起上传送审。借助平台可查看合同详细信息，可批量导出年度、季度、月份等合同签订情况汇总表，可按项目名称、合同签订时间等字段进行搜索以及统计出各类项目的中标金额等。
　　4.5  验收、入库和付款
　　中标供应商按合同要求供货后，联同采购申请人编辑验收单并发起验收审核流程，采购业务管理部门负责人联同其他相关部门组成验收小组进行实地验收后，在管理平台上进行审批。这些项目在经资产管理员审核通过后，按要求列入学校固定资产。最后，经采购申请人发起申请，采购业务管理部门、财务部门等审核后，方可按合同约定内容付款。管理平台上可查看详细的付款信息，包括收款人信息、履约保证金等。
　　4.6  其他管理
　　在管理平台里，采购负责人可以根据上级主管部门要求从管理平台中快速获取各类所需的报表，如：年、季、月采购报表、部门预算统计表、采购方式统计表等;采购项目的档案，如：招标文件、合同档案、采购审批表等可在管理平台里保存，可供查询和批量下载。系统管理员可快捷地对部门及人员的权限进行增、删、改，还可直观、简便地对采购有关业务流程，如：申请审批流程、采购文件审批流程、中标结果确认审批流程等进行设置等。管理平台里的操作均留下操作人、操作时间及内容简述等记录。
　　5    结语
　　该管理平台的成功建设，将实现采购预算、采购申请、合同管理、验收、资产入库、付款、档案管理等环节的一体化，实现数据资源共享，实现协同办公、移动办公。管理平台的应用也将有助于纪检部门、审计部门的对采购活动进行监管，有助于提高采购活动的透明度。随着数字化校园及智慧校园的不断深入，高校采购内控信息化管理平台的建设将不断推进，将朝着更优化、更科学的方向发展。
　　[参考文献]
　　[1]黄正果.“数字校园”建设方案[M].重庆：重庆大学出版社，2015.
　　[2]王巍.数字化校园平台下“校园一卡通”系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2012.
　　Construction of information management platform for internal
　　control of purchasing in colleges and universities
　　Qin Lizhong
　　（Yulin Normal University， Yulin 537000， China）
　　Abstract：Realizing the informatization management of internal control of procurement in colleges and universities will become an important content of the informatization construction of colleges and universities. This article first analyzes the practical significance of the development of internal control information management platform for university procurement; then combines the actual situation of university procurement， especially the main business processes of internal control management for procurement to discuss the practicality， security， and flexibility of the management platform design principles; finally through the established management platform architecture system， focus on the management platform’s budget management， procurement application， procurement execution， contract management and other major modules and functions.
　　Key words：university procurement; internal control; informatization; management platform
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