高校房屋管理系统的设计与实践
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作者:方丹
摘要：房屋管理系统是高校房屋管理的统一平台，为高校的房屋管理工作提供了科学高效的管理和服务平台。文章分析了新形势下高校房屋管理系统的研究现状和解决方案，并探讨了今后的发展方向和趋势变化。
关键词：房屋管理系统;信息系统
中图分类号：TP393 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2020）08-0043-03
1 背景
高校房屋管理系统是实现高校房屋管理工作的综合服务平台。高校的房屋类型包括公用房和私有房，公用房按用途可划分为教学用房、办公用房、学生宿舍、过渡房（又称周转房）等。教学用房由管理部门根据教学需要按比例分配到各学院自行管理，留存的通用教学用房由教室借用系统进行统筹管理;学生宿舍由专门的宿舍管理系统实现批量分配和零星调整;办公用房由管理部门根据学校规定用房标准进行分配和调整;过渡房由管理部门根据学校过渡房租住条例制定选房和计租规则，通过过渡房管理系统进行统筹调配和管理。本文主要讨论以过渡房和私有房为管理主体的房屋管理系统的设计和实践。
2 总体规划
根据高校房屋管理特点和实际公共服务情况，系统分为房屋信息管理、过渡房管理、私有房管理、补贴管理、系统管理等模块，模块示意图详见图l。房屋信息管理模块包括校区信息管理、建筑物信息管理、房间信息管理等业务功能。过渡房管理模块包括过渡房房源发布、过渡房在线选房、过渡房合同管理、过渡房租金管理、过渡房调拨管理、过渡房保证金管理、过渡房退房管理、过渡房维修管理等业务功能。私有房管理模块包括私有房维修管理、私有房出售管理等业务功能。补贴管理模块包括住房货币补贴管理、市内交通补贴管理等业务功能。系统管理模块包括待办提醒、通知公告、参数设置、日志管理、用户权限管理等业务功能。
3 项目实践
3.1房屋信息管理
房屋信息是房屋管理系统的基础数据，是房屋的分配和调拨、租金计算、日常管理的重要基础信息。房屋信息管理模块用于对校区、楼栋、房间资源进行维护，管理员可对房屋各类信息进行新增、删除、修改、查询和导出操作。楼栋信息包含建筑物的建成时间和建筑结构等信息;房间信息包含房间基本信息和历史居住信息，房间基本信息有房间编号、房间名称、校区、楼栋、楼层、户型、面积、朝向、家具情况、用途、限岗属性、房间状态、选房条件、房间平面图等信息，历史居住信息有历史居住人、居住时间等信息。
3.2 过渡房管理
由于学校过渡房资源有限，教职工对于过渡房的租住需要越来越紧张，科学高效、公开透明的过渡房资源分配尤为重要。过渡房管理模块包括过渡房房源发布、在线选房、退房管理、租金管理、维修管理等业务功能。
3.2.1 房源发布
过渡房房源发布有自动发布和手动发布。1）空置房源手动发布。管理员选择空置房源、设置限岗属性和选房条件后，提交房间公示申请，经科长、处长审批通过后发布房源。2）期房自动发布。当租住合同到期时间还有三个月时，如果房间的期房可选状态为是，房间状态自动更新为期房，并自动生成公示流水号，发布过渡房房源。3）退房后自动发布。当退房流程审核通过后，管理员在弹出提示框中选择直接公示，房间状态自动更新为公示，并自动生成公示流水号，发布过渡房房源。
如图2所示为不同流程之间房间状态的变化。管理员可以对空置房源进行归类，批量选中归为保留房，或者通过房源公示流程发布为公示房源。保留房可根据需要进行调拨或回收。公示房可由教职工通过在线选房流程申请租住，租住合同快到期时房间状态自动更新为期房，退房完成后选房状态更新为公示并发布为公示房源。管理员可根据房间状况，将公示的房源转为空置。
房源发布的公示信息包括公示流水号、审核状态、公示状态、标准租金等。系统自动根据房间信息和租金参数计算出每个房间的标准租金。标准租金=基准租金×面积×调整总系数。学校参照广州市的租金指导价，结合房屋实际状况，制定过渡房基准租金;调整总系数由楼层、朝向、楼龄、平面结构、区域及装修等系数组成。
3.2.2 在线选房
1）教职工发起选房申请。在线选房页面视图根据房间信息中的限岗属性条件按岗位分别展示，并结合教职工状态和过渡房入住状态进行预约资格限制，只有限岗属性一致、教职工状态正常以及并未人住过渡房的教职工才可以正常提交预约申请。教职工可在选房页面查看对应岗位的公示房源，选择拟租住房间并填写入住开始时间、人住结束时间、申请人住原因、个人联系信息等选房信息，并上传无房证明等附件材料，提交在线选房申请表。系统自动根据人员信息计算并填入职务分、学历分、校龄分、总分数。如申请人历史租住年数超过了对应房间类别的租住年限最大值，不可提交申请并弹出提示。
2）管理员确认人选。房屋管理员在线审核教职工提交的選房申请表，根据预约排队顺序初定入住人选，然后由科长复审、处长终审确定最终人住人选。管理员可以查看到选房预约排队信息，候选人列表按照每个人的总分数从高到低排序，同时如为续租的人排在第一。管理员确认人选时，填写合同开始时间、合同结束时间和租金等级，系统自动计算当前租金（标准租金×租金等级）。因过渡房管理条例对于租住年限和租金等级有一定限制，提交人选时系统自动计算人住人选的历史租住年数，如果租住年数大于4，弹出提示“当前人选租住时间超过4年，当前租金需要调整”。
3）预约选房结果。教职工可查看本人预约选房申请的审批进度。系统根据流转环节和审批结果更新申请状态，并采用可视化图形直观的展示审批进展，如图3所示为流转到待房产科科长审核环节的申请单。管理员审核之前可选择个人放弃并重新提交新的预约，如经科长、处长审核确认为最终人选的状态更新为审核通过，如入住结束并办理完退房手续的状态更新为合同终止。
4）合同管理。管理员可以查看、编辑、打印所有教职工的合同信息。选房流程中人选确定后系统自动生成租房协议，管理员在线审核租房协议，审核通过后，可以在线打印租房协议，线下签字后再将协议扫描件回填上传到系统。 5）退房管理。教职工线上提交退房申请，并线下完成水电、电视、煤气等办结手续;管理员审核退房申请，确认租金和水电费用是否已结清、是否已经验房、是否交钥匙后，填人实际退房时间;然后经由科长复核、处长审批通过后，租房协议终止，选房状态更新为合同终止。
3.2.3 租金管理
系统按照租赁协议规定的时间自动生成当月所有租户的房租信息汇总表，依次由管理员审核、科长审核、处长审批后，提交银行代扣并回填扣发结果。
1）租金计算：管理员选择计租月份，系统根据生效时间内租赁协议内容和房间出租状态，自动按月汇总计算出租房间的应缴租金明细，包括租住人姓名、房间编号、应缴租金、上月缴纳金额、银行账号、租金等级、计租说明等。
2）租金核对：管理员可选择与上月对比功能，系统自动将上月缴纳结果与本月应缴租金进行对比，管理员可根据实际租住状态调整应缴租金。
3）租金审核：管理员将审核无误的租金汇总表提交，由房产科科长审核、资产管理处处长复核确认。
4）租金代扣：管理员将租金汇总表交由财务处通过银行代扣收缴租金，并将银行划扣结果导入系统，生成当月实际缴纳租金信息表。
5）租金查看：房管科可以查询所有住户的租房及租金历史信息，财务管理员也可以查看和导出汇总代扣名单列表。
3.3 私有房管理
私有房管理模块包括基本信息维护和出售管理等功能。1）基本信息管理功能中可维护私有房基本信息，包括批量导人、添加、修改、删除、查询等功能;2）私有房出售功能实现出售过程的线上审批。教职工线上填写出售申请单，包括姓名、房号、售价等信息，签署优先售给校内教工的承诺书。管理员审核通过后生成申请单，打印后经线下流程审批。管理员在系统中回填学校决议和签名的申请单，并在房屋管理系统中发布出售房屋信息。最终出售结果在系统中记录并更新房间状态。
3.4 补贴管理
补贴管理模块实现住房货币补贴和市内交通补贴的发放管理。1）住房改革补贴：管理员将发放名单导入系统，并进行教师住房货币补贴名单汇总申请，由科长审核、处长审批后，管理员打印审核通过后的汇总名单，递交给财务处发放。2）交通补贴：管理员创建新的补贴申请周期，教职工线上提交交通补贴申请，由所在单位负责人审批后，系统按发放标准生成含工号、姓名、单位、补贴月份、金额的发放明细表，经过房管科管理员、科长审核、处长审批后，打印发放汇总表交由财务处发放补贴。管理员可查询历史发放记录。
3.5 系统管理
系统管理包括通知公告的新增、删除和修改;对定时提醒等参数的配置修改;用户组的管理范围和包含人员进行修改等功能。主要用户组有教职工、单位负责人、房屋管理员、房产科科长、资产管理处处长、财务处管理员、系统管理员。教职工可填写提交个人选房、续租、退房、维修、补贴申请;单位负责人可审核本单位的申请，查询本角色审核的历史申请单;房屋管理员维护全校的过渡房和私有房数据，协调各部门之间的数据流转，初步审核教职工的选房、退房等申请，统计汇总表单数据;房产科科长审核全校的房源公示、教职工选房、退房申请，可查询全校的房产信息;资产管理处处长拥有最高的审核权限，审核确认各类申请，可查询全校的房产信息;财务处管理员可以查看住房货币补贴汇总名单;系统管理员拥有系统最高权限，负责数据字典维护、设置系统参数、设置角色权限等。
3.6 待办推送
根据不同用户的角色，推送对应的待办任务。如图4所示，分别为房屋管理员、房产科科长、资产处副处长和资产处处长的待办列表。
4 结束语
系统采用基于B/S的J2EE开发架构，基于BPM流程平台实现流程管理，通过ODI接口从主数据平台自动同步获得教职工基本信息，与学校统一身份认证平台集成实现单点登录，与学校智慧校园门户的任务中心对接实现待办信息统一推送。系统实现了两个校区120个楼栋共计1300多间过渡房的管理.建成了统一、共享、高效的房屋管理工作信息平台，获得了较为显著的成效，提升了学校过渡房管理和服务水平。然而系统仍存在一些不足之处，主要有以下几个方面：系统不同类型的审核流程未能实现各环节自定义配置，不能适应工作流程的变化和调整;租住年限、房租等级、计租参数、选房计分等配置公式不够灵活，不能适应新增特殊类别的需要;自动房源发布受限于房间信息的设置，仍需要人工干预，不能实现彻底的自动化，需要进一步简化业务逻辑;仅仅在PC端实现待办推送，未能实现移动端的推送和提醒。
今后的研究方向一方面要解决上述问题，进一步提高系统的用户体验和运行效益。同时为了更好地契合移动互联网时代的发展，将集中加强移动端的功能推广应用。由PC端为主转变以移动端为主，由单一的固定业务流程转变为灵活的可自定义业务流程，由管理工作为重心转变为面向服务为重心。还将进而探索扩展多样化服务的可能，如增加三维房间示意图等功能。
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【通联编辑：谢媛媛】
作者简介：方丹，女，实验师，硕士，主要研究方向是计算机应用技术。
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