基于“钉钉”的高校二级学院办公自动化系统的设计与实现
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作者:艾林
摘要：目前，各大高校都已普遍使用办公自动化系统（OA），但在实际应用中也存在不少问题（存在如兼容性不高、缺乏个性化管理等问题）。该文针对办公自动化系统在高校二级学院的使用现状和日常沟通协作中存在的问题，设计了基于OA+钉钉软件的二级学院办公自动化系统，并将其应用到对二级学院教职工、党务和学生日常管理中。结果证明，该设计方案具有操作流程简单、易实现、成本低廉等优势，可广泛应用于高校二级学院的管理工作中。
关键词：办公自动化系统（OA）;钉钉;管理信息化;党务管理;二级学院
中图分类号：Tp317.1 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2020）15-0089-02
1引言
2015年7月4日，国务院印发《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，指导各行业与互联网深度融合。经过几年的发展，各高校已经逐步实现了办公自动化，但在实际应用中还存在不少问题需要解决。
2办公自动化系统在某高校使用现状
2.1系统支撑速度慢
高校规模迅速扩大和管理方式快速升级，传统的办公自动化系统需要二次升级才能支撑，需要花费大量的费用和人力，且无法快速响应管理方式的转变。
2.2移动办公支撑较低
随着我国4G网络的深度覆盖和高性能智能终端的普及，人们更倾向于随时随地的移动办公，而传统的办公自动化系统对智能终端的移动办公兼容性并不高。
2.3个性化功能少
高校成立了二级学院，将管理权限下放，但全校统一的办公自动化系统不完全适用二级学院的个性化管理，重新购买或者开发一套办公自动化系统成本较高。
2.4党务工作需要
新时代“互联网+党建”对高校党务工作和党员学习提出了新的要求，二级学院党委组织也希望通过使用便捷的党务管理系统，对学校党员进行管理嘲。
3日常管理沟通存在的问题
高校的教职工和学生除了使用办公自动化系统以外，通常使用QQ或者微信这一类普及率较高的社交软件进行日常管理和沟通。但使用这类软件存在以下局限性。
3.1降低工作专注度
使用这两款软件进行工作会降低人们对工作的专注度。例如：在QQ群里讨论开会，亲朋好友的一句消息，公号里推送的一篇文章，朋友圈里一则有趣的动态，都有可能分散人的注意力。
3.2沟通协作支撑低
这两款软件除了基本的沟通和图片文件的共享，并没有一些适用于协作的功能，也没有审批和流程管理功能，无法满足日常管理的信息化需求。
3.3存在信息安全隐患
高校信息安全员认为这两款软件的群管理过于简单，用户能够随意的加入和退出，存在信息安全隐患，会出现离职人员没有退群导致原单位的信息泄露等情况。
3.4日常办公自动化管理功能缺失
这类软件没有日常的审批、考勤、签到、会务管理等功能，不方便二级学院管理人员管理职工和学生，也没有数据统计汇总功能。
4使用钉钉软件的优势
作为一款专注于企业内部沟通和管理软件，钉钉得到了各行业的认可，在部分拥有自主研发OA能力的企业中（如中国联通，中国铁塔），日常也使用钉钉进行企业内部的沟通、协作。钉钉软件简单易学，有使用智能手机习惯的人群10分钟就可以掌握使用方法，有计算机操作基础的人群均可通过1-3小时的学习快速掌握后台设置和管理功能。钉钉主要功能见表1。50A+钉钉实现办公自动化
通过根据实际需求分析，设计基于OA+钉钉软件的二级学院办公自动化系统，将其应用到二级学院教职工和学生日常的沟通和活动中。现以某二级学院为例，介绍如何通过OA+钉钉的方式设计与实现二级学院办公系統自动化管理。
5.1系统框架搭建
1）明确办公自动化系统与钉钉之间的工作界面。通过划分工作界面的划分，划分两套系统的职能，具体工作界面划分如表2所示：
2）根据所在二级学院建立一个钉钉群组，并在群组下设置二级院级管理、学生管理、党建管理三个一级部门，分别服务三类人群的管理需求，组织结构如图1所示。
3）设置三个子管理员对三个一级部门进行个性化管理，并建立一级部门的群组。并设置各个一级部门成员的管理权限和可见权限，对三个一级部门进行分隔，避免出现三个一级部门之间的管理功能出现重复。
4）考虑到一个人在多个部门任职的情况，管理者在执行不同部门的管理职能前，需要先选择管理职能所对应的部门。
5.2钉钉应用实现
根据二级学院的管理组织架构搭建好钉钉的组织框架后，本研究者利用钉钉的五大功能实现相关管理工作：
1）使用企业通讯实现人员的统一管理，企业群内信息共享，同时能减少信息泄露：从通讯录删除人员，相关内部群组自动删除;新人员加入自动加入部门群组;设置部门通讯录可见权限限制人员可查看通讯录的范围。
2）使用“ding”功能实现通知百分之百送达，“ding”会议功能实现会议通知、会前提醒、开会签到，并可以批量导出，减少会务组织者的工作量。
3）灵活的自定义审批功能实现二级院系行政审批、学生和老师请假审批管理的电子化，并支持审批单据导出和打印。
4）签到功能方便使用者快速签到，并支持签到表导出打印，学生出勤和行政人员考勤更透明，日志管理功能能够进行日常的工作汇总并支持导出。钉钉的视频会议、电话会议、直播功能突破了空间的局限，使得会议和讲座通过网络实时传递到每一位老师的手机上。
5）留言信息已读、未读查看功能：发言者的发言在群内有多少人已读，单独留言对方是否已读一目了然。
6）钉盘功能实现各群组，用户之间的文件共享，也能够实现QQ和钉钉之间的相互转发。
7）通过钉钉注册的手机号码，可以直接登录学习强国App，党员在学习强国的学习情况公告可以通过学习强国推送到钉钉党员群内。通过学习强国布置党员学习任务，在党务群内上传资料，充分利用党员碎片时间通过手机进行学习用。
在开展党支部选举推荐工作中，线上完成投票推选、结果上报，线上线下结果公布相结合，提高选举工作的透明性、科学性与高效性，匿名投票功能也能保证投票工作更加公平公正公开。
8）钉钉可以通过微应用的接人通达OA，通过调用钉钉相关公共接口，通达OA的消息提醒都集中在一个特定的待办模块（该待办包括发文、收文、内部文件等各类文件及请假、盖章、会议室申请、公车申请等流程的各个阶段的审批处理），可以实现在钉钉上处理OA的工作。同时钉钉还有丰富的第三方应用市场，提供丰富的应用程序供用户选择。
6结论
本研究采用OA+钉钉的方式解决了高校管理系统中存在的信息孤岛问题。对于需要协同办公管理的高校二级学院而言，钉钉完全可以满足需求，实现OA和钉钉两个管理系统的优势互补，同时钉钉也是高校党建工作和学生管理工作多元化的重要的补充。这种模式的运用并不是全盘否定其他模式，也不是意味着它能够完全取代原先的管理模式，而是在原有模式基础上进行延伸和完善。随着信息化进一步的推进以及5G网络的全面覆盖，以及钉钉软件的升级优化，管理系统也会进一步的升级，给管理信息化的建设提供了无限可能。
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