大数据视域下高校档案管理的优化
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作者:刘雨濛
摘 要：大数据时代的到来对传统的高校档案管理工作造成了冲击。在这样的背景下，如果不及时针对传统的高校档案管理工作进行优化和革新，高校档案管理必将“失能”。鉴于此，该文就针对大数据视域下高校档案管理的优化进行了探讨。该文首先从两个方面入手论述了大数据视域下高校档案管理优化的必要性，然后又基于此进一步提出了注意构建档案数据资源库、主动革新档案管理的工作方式、主动优化档案数据的使用服务这3点具体的优化策略。
关键词：档案管理 大数据 高校 管理优化
中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）11（c）-0026-03
Optimization of University Archives Management from the Perspective of Big Data
LIU Yumeng
（College of People's Livelihood， Henan University， Kaifeng， Henan Province， 475004 China）
Abstract： The arrival of the era of big data has impacted on the traditional university archives management. In this context， if the traditional university archives management is not optimized and innovated in time， the university archives management will be "disabled". In view of this， this paper discusses the optimization of university archives management from the perspective of big data. This paper first discusses the necessity of University Archives Management Optimization in the perspective of big data from two aspects， and then based on this， it further puts forward three specific optimization strategies， such as paying attention to the construction of archives data resource database， actively innovating the working mode of archives management， and actively optimizing the service of archives data.
Key Words： Archives management; Big data; Universities; Management optimization
随着国家信息化建设进程的不断推进和现代信息技术的飞速发展，大数据时代已经到来，大数据技术对各行各业的影响也日渐凸显，这一点对高校档案管理工作而言亦是如此。大数据时代的到来，同样也对传统的高校档案管理工作造成了冲击。在这样的背景下，如果不及时针对传统的高校档案管理工作进行优化和革新，高校档案管理必将“失能”。鉴于此，该文就针对大数据视域下高校档案管理的优化进行了探讨，以期能够为大数据时代高校档案管理工作的开展提供参考。
1 大数据视域下高校档案管理优化的必要性
1.1 大数据时代高校档案管理的理念受到了冲击
在大数据时代到来之前，由于受信息技术水平、数据存储成本等因素的影响和局限，高校档案管理人员是无法将所有历史数据都收集、整理，并且保存下来的。在这样的情况下，为了顺利推进高校档案管理工作，就必须要根据实际情况确定归档范圍和保存期限，并以此作为开展档案管理工作的重要依据。在明确了归档范围和保存期限之后，档案管理人员在开展高校档案管理工作时，就必须要根据所确定的归档范围，人为鉴定各种档案材料和数据是否具备保存的价值、判断这些材料和数据是否要进行归档，以及如果需要归档则归档保存的期限具体是多久等一系列的问题。所以，在以往的高校档案管理工作中，档案的收集、整理、鉴定占据着重要地位，尤其是档案的鉴定是非常必要的，也是非常重要的，既方便了档案的保存和随时取用，同时也在一定程度上保持了档案之间的联系。
然而，在大数据时代，这种传统的高校档案管理理念却受到了冲击。大数据时代到来之后，高校档案管理工作中接触到的档案数量开始激增，档案的类型和载体也开始越来越多样;再加上现代信息技术的飞速发展，使得数据存储的技术水平越来越高，成本却越来越低。所以，传统的档案管理环境已经被改变，而随着传统档案管理环境的改变，“大档案”的理念也开始逐渐被人们所认可和接受。而“大档案”的理念，实际上指的就是将国家机构、社会组织或者是个人在社会生活中产生的所有原始记录，不论价值和载体统一视为档案的一种理念。在“大档案”理念中，不再存在“归档范围”这一概念，所有的历史数据和历史材料，都可以作为档案保存下来。也可以说，以往的高校档案管理工作，管理和保存的都是符合归档范围的数据，然而“大档案”理念下的高校档案管理工作，管理和保存的数据则包罗万象。由此可见，大数据时代到来之后，传统的高校档案管理理念已经受到了冲击，为了确保新时代高校档案管理工作的顺利推进，高校档案管理的理念和方式也必须随之进行优化和革新。 1.2 大数据时代高校档案管理的工作方式受到了挑战
在大数据时代到来之前，高校档案管理工作中接触到的各种数据和资料，多是以纸质载体为主，也就是说，是以纸质档案为主的，电子档案比较少见。所以，在过去的高校档案管理工作中，无论是档案材料的收集、整理、保存还是利用，都是以档案管理人员的手工劳动为主的，这种工作方式，是典型的纸质档案管理工作方式。但是，在大数据时代到来之后，这种工作方式却受到了挑战。这是因为，在大数据时代，档案数据的范围扩大，使得可以视为档案进行归档保存的数据数量激增，同时数据的载体形式也更为多样。在这样的背景下，传统的纸质档案管理工作方式就显现出了诸多弊端，例如费时费力、工作效率低、容易出錯等，也正是因此，利用现代信息技术和大数据技术，对传统的高校档案管理方式进行优化和革新就成为了势在必行之举。
2 大数据视域下高校档案管理优化的具体策略
2.1 注意构建档案数据资源库
要基于大数据视域对高校档案管理工作进行优化，最为基础、最为关键的一点就是要注意构建档案数据资源库。这是因为，在大数据时代到来之后，档案管理工作的工作实际和现实需求也随之发生了改变，数据的存储成本大幅度降低，存储空间却大幅度提高，以往高校档案管理中的“归档范围”已经不再契合当下的档案管理工作实际。在这样的背景下，“大档案”已经成为了高校档案管理工作未来发展的必然趋势，而通过构建档案数据资源库的方式，尽可能地做到对各种档案数据的应收尽收，则是确保“大档案”理念在高校档案管理工作中得以贯彻落实的关键。所以，构建档案数据库就成为了基于大数据视域优化高校档案管理工作的重中之重。那么在构建高校档案数据资源库时，应注意哪些问题？简单而言，主要应关注以下两点。
（1）扩大档案的收集范围。根据上文分析可知，在大数据时代到来之后，传统高校档案管理工作中“归档范围”的概念，已经不再适用于当下的高校档案管理工作实际。如今，在大数据技术的支持下，无论是招生数据、教学数据、科研数据，还是管理活动中形成的各种数据都可以被收集和保存下来，都可以被归档。所以，大数据时代高校档案管理的档案范围已经得到了明显的拓宽，很多以往受限于归档范围、存储介质、存储成本等无法被视为档案的资料，如今都可以作为档案保存下来。相应的，在构建高校档案数据资源库时就要注意扩大档案的收集范围，尽可能做到各种档案数据和资料的应收尽收。例如：在以往的高校档案管理工作中，受限于存储介质和存储成本，邮件、录音、视频等资料作为档案进行归档保存的难度比较高，局限比较多，如今由于有了大数据技术的支持都可以便捷地保存下来。那么这部分数据和资料，就都应该被视为档案进行收集、整理和归档，并进行无限期的保存。
（2）重视与学校其他部门之间的数据共享。在大数据时代到来之前，高校档案管理部门的数据，与学校其他部门的数据之间往往是相互割裂的，形同于一个一个的“信息孤岛”，既无法共享，也不利于数据价值的最大化。但是，大数据时代到来之后，高校档案管理部门与学校其他部门之间的数据共享已经成为可能，只要制定了统一的标准，规范了各部门元数据采集、数据交换格式等方面的要求，就可以打破各个部门之间的信息壁垒，通过不同部门之间的信息共享，为高校档案数据资源库的构建提供便利。因此，构建高校档案数据资源库时，一定要重视与学校其他部门之间的数据共享。
2.2 主动革新档案管理的工作方式
根据上文分析可知，传统的以手工劳动为主的高校档案管理工作方式，已经无法满足大数据时代高校档案管理工作的需求。因此，革新传统的档案管理工作模式已经势在必行。而要革新传统的档案管理工作模式，可以从以下几个方面入手。
（1）要注意基于大数据技术改进和规范以往的高校档案管理工作流程，并构建科学、完善的高校档案管理信息化系统，以更好地满足“大档案”理念下高校档案管理工作的需求。（2）要注意强化高校档案管理工作人员的专业素养。基于大数据技术优化和革新传统的高校档案管理工作模式，对档案管理工作人员的专业素养提出了更高的要求，例如：高校档案管理工作人员不但要具备目录学、档案学、管理学、文书学等方面的知识，同时还要具备档案自动化管理方面的知识，了解现代化的管理理念，才能够满足大数据时代高校档案管理工作的工作需求，并不断优化和革新原有的工作模式。（3）要注意强化高校档案管理工作人员的信息技术素养。要基于大数据技术革新传统的高校档案管理模式，高校档案管理人员必须要具备运用大数据技术开展高校档案管理工作的能力，同时还需要具备一定的信息技术素养。例如：档案管理工作人员需要具备一定的信息安全意识，信息安全意识是至关重要的一项信息技术素养，如果在针对传统高校档案管理工作模式进行优化和革新的过程中缺乏安全意识，忽略了信息安全的问题，没有构建完善、可靠的内部控制制度，很容易在工作中出现信息流失、信息泄露等安全事故。
2.3 主动优化档案数据的使用服务
档案数据资料的收集和保存，最终的目的是各种档案数据的“使用”。通俗而言，就是无论档案数据资料的收集、整理，还是档案数据资料的保存，都是为未来“使用”做准备的。然而，在大数据时代到来之后，关于档案数据的使用也出现了诸多变化，例如：使用档案的用户更加多元、对档案载体的需求更加多样、对档案使用服务便捷性的要求越来越高等。而为了契合上述变化，在开展高校档案管理工作的过程中，档案管理人员就必须要注意运用新技术，来优化高校档案的使用服务。例如：利用移动互联网、云计算等先进技术，提供在线互动服务和移动平台服务，就可以有效提高档案使用服务的便捷性。
3 结语
综合全文分析可知，大数据时代的到来对高校档案管理工作产生了不容忽视的影响。为了满足大数据时代高校档案管理工作的需求，确保高校档案管理质量和效率的不断提高，就必须要从大数据的视域出发，不断对高校档案管理工作进行优化，不断积累基于大数据技术开展高校档案管理工作的有益经验。
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作者简介：刘雨濛（1983—），女，汉族，河南巩义人，本科，初级职称，研究方向为档案管理。
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