工程教育认证背景下教学秘书工作的持续改进

作者:未知

  [摘要]随着工程教育认证的稳步推进,教学管理和教学秘书工作迎来新的挑战。教学秘书要践行“以学生为中心”的理念,在学生管理和教学运行安排中体现以全体学生为中心。在认证过程中摆正角色定位,为专业认证提供数据、档案资料等。加强对工程教育认证标准、专业培养方案和课程体系及教学管理业务学习,提高管理能力和工作效率,增强创新意识。在日常教学管理过程中加强痕迹工程,注重平时资料积累,科学管理档案。挖掘数据为教学运行提供决策支持,根据认证标准要求不断持续改进。
  [关键词]工程教育认证;教学管理;教学秘书;持续改进
  [中图分类号]G647
  [文献标识码]A
  [文章编号]2095-3437(2020)03-0184-03
  工程教育认证作为高等教育认证的重要组成部分,属于专业认证,是由专业性认证机构组织工程技术专业领域的教育界学术专家和相关行业的技术专家,以该行业工程技术从业人员应具备的职业资格为要求,对工程技术领域相关专业的工程教育质量进行评价、认可并提出改进意见的过程。工程教育认证工作的基本程序包括六个阶段:申请和受理、学校自评与提交自评报告、自评报告的审阅、现场考查、审议和做出认证结论、认证状态保持。2016年浙江理工大学机械与自动控制学院(以下简称“我院”)的机械设计制造及其自动化专业接受了全国工程教育认证专家组的现场考查,并通过了认证;2018年10月和11月,我院的测控技术与仪器和自动化专业分别接受了专家组的考查,其他几个专业也在准备申请认证中。各专业认证的推进,对学院的教学管理工作和教学秘书工作提出了新的挑战。教学秘书在完成日常教学管理工作的同时,要配合专业认证提供大量的教学数据和档案资料,根据认证要求调整管理理念、提高工作效率,不断改进。
  一、更新教学管理理念
  工程教育专业认证遵循的基本理念是“以学生为中心、以成果为导向、持续改进”。其中最重要的就是以学生为中心,这就要求在教学上以学生为主体和核心。“以学生为中心”的理念落实在学生管理中,是以全体学生为中心,专业需对学生个体的学业情况进行跟踪与评估,对于学业有困难的学生及时预警,并采取必要的帮扶措施,帮助学生提高学业成绩,达成毕业要求。这需要教学秘书更加耐心细致,在每一项工作中践行“以学生为中心”的理念,使学生顺利地完成学业,达到毕业要求。在管理工作中应做出以下几点改进。
  (一)合理安排教学任务
  传统的基于课程导向的工程教育理念强调传道、授业、解惑,中心是教师如何教好。在教学任务下达时以专业培养计划为依据,在排课时以教师需求为中心,不能全面顾及学生的需求。“以学生为中心”的理念落实在教学运行的安排中要考虑到本专业全体学生的需求。当教师需求和学生需求有冲突时,会给排课带来矛盾,这时教学秘书需要和相关教师协调,将“以学生为中心”的理念贯彻到全体教师中。同时,教学秘书作为学生、教师、教务管理部门的中间桥梁,掌握着学生的动态和需求,要及时反馈学生的问题和诉求至学院和学校职能部门。另外,学分制下重修、转专业等因素造成的选课的不确定性,都要求课程安排更科学合理。
  (二)定期核查获得学分
  每学期选课前,教学秘书应统计各专业全体学生历年获得学分的情况,让学生自行核对修读学分的完成情况,以便选课时选择是否需要重修课程。同时,教学秘书应将数据提供给选课指导教师,让专业教师在选课时对获得学分较少的学生进行特别指导。
  (三)对学籍警示学生的帮扶
  通过选课环节、学风学纪教育等对学业有困难的学生提供特别指导。同时请专业教师关注学生的学习动态,与学工线保持密切联系,及时提供学生的课业完成情况,以便帮助学生调整学习态度和学习方法。
  (四)加强对转专业和交流生的课程替代和学分认定指导
  在学校课程替代和学分认定文件规定范围内对每个转专业和交流学生的完成课程与本专业培养计划进行比对,对不明确的课程由专业提出替代方案报主管部门批准后,指导学生完成课程替代和学分认定,对无法替代和认定的课程提供选课指导。
  二、明确教学秘书在认证过程的角色定位
  工程教育认证是专业认证,注重考查专业的教学和管理水平。认证过程主要由专业教师负责,教学秘书予以配合。在起草申请报告、自评报告时,教学秘书需要及时提供大量的基础数据和资料;在现场考查过程中,教学秘书需要提供相关的档案资料。在认证过程中全体专业教师是主角,是直接的参与者,教学秘书是配角,配合专业完成申请、自评、现场考查等。如果把认证过程比作一场战争,专业教师是前线的战士,教学秘书是后方保障人员,后方保障人员要为前方战士提供足够的弹药。这弹药就是日常积累的数据、档案资料。如果没有足够的弹药,即使专业教学做得再好也没有凭据佐证,巧妇难为无米之炊。配角算不上重要,但配角不是旁观者,没有配角的认证过程不会顺利。因此,教学秘书要摆正定位,在申请、自评、现场考查阶段努力做好配角,而在日常教学管理工作中、在认证保持阶段,教学秘书要转变为主角,按认证标准加强管理,主动积极积累档案资料,及时挖掘有效数据为专业持续改进提供参考依据。
  三、加强业务学习提高教学管理能力
  现行管理模式下教学秘书主要围绕着职能部门、学院指令开展。教学秘书的日常工作主要是保证学院的教学运行,具体分为对学生工作和对教师工作两部分。由于教学秘书平时的工作繁重、琐碎,不能长期离开岗位,外出培训机会很少,工作时间基本没有精力静心学习各专业的认证标准。工程教育认证对教学秘书日常管理能力提出了更高的要求,教学秘书需要多多利用业余时间加强学习以适应认证各环节。
  (一)加强认证标准学习
  认证标准由通用标准和专业补充标准两部分构成。通用标准规定了专业在学生、培养目标、毕业要求、持续改进、课程体系、师资队伍和支持条件7个方面的要求;专业补充标准规定相应专业领域在上述一个或多个方面的特殊要求和补充。各专业对照7個认证标准起草申请报告和自评报告,专业教师对本专业的标准和各项指标体系比较清楚,但对教务管理系统和教学档案不是很了解,如果教学秘书不了解认证标准和相关数据的用途,在和专业教师沟通时难免会造成一些不必要的麻烦。如在为毕业要求指标点达成提供支撑的数据时,专业教师只提出他们的需求,不会指导教学秘书如何从教务管理系统获得数据及数据应采取什么样的格式形式,这样教学秘书在采集数据资料时可能会出现偏差,处理的数据结果不符合要求。可见,教学秘书需要了解认证标准中相关的培养目标、毕业要求、课程体系等指标及达成度的计算方法,这样才能准确地为认证提供所需信息资料。教学秘书的工作特点使得他们脱产系统地参加专业认证标准培训的机会少,其主要学习途径是通过专业教师提供的学习资料自学或咨询专业教师,教学秘书要理解各专业标准需要加倍努力。   (二)加强业务学习,提升管理能力
  第一,加强教务管理系统的学习。教学运行的许多工作需要在教务管理系统中操作,教学秘书首先需要精通教务管理系統的各个功能。如学生成绩可以按专业年级完成培养计划统计方式导出,也可以按学年学期或按课程导出,教学秘书要随时能从系统为认证提供不同要求的有效数据。第二,加强教学管理规章学习。教学秘书要熟悉各项教学管理的规章制度和运行规律,为专业建设和改进提供可操作的规范建议。第三,加强认证专业培养计划学习。教学秘书不一定具备认证所在专业的背景,其对专业培养计划和课程体系了解不透彻,需要通过多向专业教师请教来提升对专业的认识,这样才能在教学运行中为学生和教师提供更专业的指导和服务。
  (三)提高工作效率和创新意识
  教学秘书属于二级学院和学校职能部门双重管理,既要承担学校职能部门布置的工作,也要完成二级学院的日常教学管理工作。同时,教学秘书还要及时做好各种信息的上传下达,档案资料的管理归档,协助主管领导完成其他工作等。教学秘书从事的事务性工作都是围绕着教学运行时间节点有规律开展,教学运行的时效性很强,这使得教学秘书的主观能动性受到限制。教学运行的特点要求教学秘书在管理工作中做到工作节点零延误、课程管理零误差、学生管理零遗漏、档案管理零丢失。教学秘书应通过提升计算机应用技能、文档和数据的处理能力,如利用Word中的邮件分发下达各种教学通知,利用Excel中的相关公式处理数据,减少人为因素造成的失误,利用QQ平台、短信平台等加强与师生间的沟通和信息传递等,提高工作效率,确保各项教学管理工作保质保量按时完成。随着工程教育认证的逐步推进,教学秘书的工作量进一步增加,有时工作应接不暇、手忙脚乱容易出错,因此教学秘书不能自囿于原有的工作习惯,需要加强创新意识,常思工作方式方法的改进,引入工程教育认证中的持续改进的理念,不断调整、不断创新、不断改进。
  四、注重痕迹工程,规范档案管理
  教学秘书涉及的档案包含课程相关的教学档案,如教学大纲、教学日历、试卷、毕业设计(论文)、实验实习报告、成绩单等,以及与教学管理相关的教学管理文件,如院校两级的教学管理文件,其中包括管理规定、规章制度、质量过程监控记录、信息反馈等。为便于各专业查阅教学档案,教学秘书应将试卷、毕业设计(论文)等教学档案资料从原来按学年学期的存档方式改为按专业分类别归档,如在查阅学生试卷时以学生选课课号为检索依据可快速查找所需档案,做到档案管理规范化、系统化、专业化。工程教育认证强调过程管理和持续改进,从专业培养方案的修订到学生成绩的体现都需要有佐证材料,提倡痕迹工程。当今社会提倡低碳,许多工作采用无纸化办公,许多职能部门的运行指令通过QQ群或邮件发布,这对工程教育认证提倡的痕迹工程带来难度,这也要求教学秘书改进原有只存结果不留过程资料的档案管理习惯,加强过程管理中痕迹档案收集意识。如对培养方案修订过程,转专业、校际交流学生的课程替代和体现支撑本专业毕业要求学分认定过程,对学生帮扶过程等都需要留下痕迹。教学秘书平时要注重各环节电子档和纸质档的痕迹积累、数据积累,定期整理归档。
  五、挖掘数据为教学运行提供决策支持
  教学秘书的工作特点使得教学秘书工作时被动性强,工作主要是执行主管部门和学院的指令为主,做什么和怎么做都是由主管部门和学院明确,对师学生说什么、怎么解释都需要按相应的文件规范,教学秘书的主观能动性发挥余地小。但教学秘书能在第一时间掌握学院教学的主要数据,如全院课程成绩数据、选课人数数据、学评教和教评学等质量监控数据,以及师生反馈的诉求。这就需要教学秘书发挥主观能动性,挖掘教学数据为学院教学运行提供决策依据。为此,应对原来对数据只做保存转发的管理方式下做出改进。第一,分析每学期的课程成绩数据,挖掘出通过率低的课程,为学院和专业提出教学改进和安排重修班的依据。第二,在选课阶段及时反馈选课人数,合理调整教学容量,满足学生需求。第三,每学期分析学生的成绩数据,尤其是学籍警示学生数据,对不及格率高的学生、成绩中旷考、取消、放弃等信息及时反馈给学工线和班主任及各专业教师,为学风建设和教学管理提供支持数据,体现“以学生为中心”的理念。
  六、总结
  教学秘书是高校教学和工程教育认证中不可缺少的角色,在工程教育认证不断推出的新理念、新要求下,教学秘书在完成日常工作的同时要主动加强业务学习,提高工作效能和管理能力,充分理解各专业认证标准,践行“以学生为中心”的理念,及时了解师生需求,强化服务意识。同时,学校要为教学秘书创造系统地学习工程专业认证知识和专业档案管理的机会,完善教学秘书的专业培训机制,提高教学秘书的业务水平。教学秘书要与时俱进保持良好的状态迎接新的挑战。
  [责任编辑:陈明]
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