浅议网上档案信息的法律地位问题
作者 :  易 红

  【摘要】在网络环境下,档案信息是否具有与传统的纸质文件相同的法律地位,成为当前迫切需要解决的问题之一。网上档案信息法律地位的确认可以规范和促进档案数字化和档案信息网络化建设。
  【关键词】网上档案信息 法律地位
  【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)08(b)-0074-01
  
  网上档案信息使得档案管理更加高效、迅捷、低成本化,最大限度的利用了档案资料,产生了巨大效益。然而,网上档案信息和许多新生的信息技术产物一样,从出生时起就面临着许多法律上的问题,如网上档案信息的法律地位问题、原始性问题、保密性问题等等。网上档案信息的法律地位主要指网上档案信息作为法律证据的证据资格和证明能力,即网上档案信息证据的可采性和证明力。档案信息上公众计算机网络是实现档案信息资源共享的重要途径和最有效的方式。但是,网上档案信息可能会被恶意利用,给社会带来危害。而要正确地运用法律手段调控网上档案信息事务,深刻理解网上档案信息的法律地位就成为必要的前提和基础。
  
  1 网上档案信息作为法律证据的证据资格
  网上档案信息能否具有法律效力,关键在于它能否为事实提供法律证据,这是网上档案信息能否具有法律效力的基础。按照我国现有法律的规定,证据是指能够证明某一特征事实的真实存在的一切事实, 它具有客观性、相关性、合法性三个基本特征。从理论上讲,网上档案信息具备法律证据的三个基本特征,但在实际中又因其原生信息的安全性、真实性得不到有效保障,而难以成为合法的证据。
  1.1 网上档案信息的法律证据特征
  首先,网上档案信息具有客观性。法律证据的客观真实性,是指它所反映的内容是客观存在的事实,是法律关系发生、发展或变更终止过程中形成的事实,或者是客观事实的真实记载与反映。网上档案信息是在计算机系统软、硬件功能正常、合理的基础上,在正常过程中产生的,是在事件发生的同时或随后对有规律的业务活动的记录,是人类现代生活的客观反映。可见,无论是数字的还是纸质的,其档案的价值属性、信息属性和知识属性都不会改变,也就是说档案的真实性、完整性、有效性是永恒的。网上档案信息依然是历史的真实写真,其凭证性作用是不可否认的。网上档案信息作为新型载体档案,不仅具有档案原始记录性的本质属性,而且其有法律证据价值的属性。对网上档案信息而言,由于其原生于社会活动过程之中,只要客观真实地反映着有关活动的原始面貌,其生成环境是合法的、正常的,因而其内容便符合客观性要求。其次,网上档案信息具有相关性。网上档案信息作为人类现代生活的新型历史记录,与现代社会各项事务息息相关,是现代社会各项工作的直接记载。因此,它能够直接或间接为现代社会各项活动提供相关的原始证明和第一手资料。最后,网上档案信息具有合法性。一方面,网上档案信息作为证据的取证程序必须合法,这是法律证据的普遍要求;另一方面,网上档案信息作为证据必须符合法律规定的特定形式。《中华人民共和国档案法实施办法》第二条对档案的法定定义中,对档案表现形式的表述采取了列举式的方法,举了“文字、图表、声像”三种形式,同时提到了“……等不同形式”,数字档案也包括其中。目前通行的,如财政的国库直接支付系统、网上银行、各部门的网上直报系统等等,均反映了网上档案信息存在的客观性、相关性和合法性。全国人大十届十一次全会通过了我国首部“真正意义上的信息化法律”――《电子签名法》,规定了电子签名与手写签名具有同等法律效力。 当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。这就从法律上解决了网上档案信息(电子文件)的地位。
  1.2 网上档案信息作为法律证据的障碍
  网上档案信息的易复制、易修改、易删除使其中的信息易变、易逝,这就使网上档案信息的凭证作用认定出现了问题。首先,内容与载体的可分离性使网上档案信息难辨其原始性。网上档案信息与载体分离,网络传递的是档案信息,用户得到的是复制品,而非档案原件。而网络下的档案任何一份输出件,都可以说是原件,也可以说是复制件,由于其易复制、易更改而难以确认,其原始性不易确定。其次,网上档案信息不如纸质文件信息那么直观和易辨别真伪;易更改,且更改不留痕迹而难以辨别其真实性。在档案上网的过程中,档案人员的任何操作失误都可能造成档案信息的更改。档案信息在网络中传输时,信息与载体分离,使档案具有可控性、可变性等特点。此外,网上黑客与病毒的客观存在,及用户根据自己利益对信息的取舍,都可能使档案信息内容更改,却又不易察觉、识破。这些人为因素,会影响电子档案的真实性。要使网上档案信息具有证据作用,除必须达到的基本技术要求外,加强电子文件的规范化管理。只要网上档案信息的管理能够做到和传统文件一样严谨、规范,法官可以凭借其确认电子档案的证明力。网上信息档案成为法律证据的关键在于增强电子文件的安全可靠性,加强电子文件的规范化管理,以取得法官的信任。
  
  2 确保网上档案信息法律地位的措施
  2.1 加强立法,用法律的形式明确其法律效力
  网上档案信息的真实合法性和凭证作用并不等于档案就具有法律效力。只有具有法律的效力、法律上的效力或法律认可的效力内容的档案文件才是具有法律效力的档案文件。档案只有在特定条件下才能成为证据。即使是真实的档案,要成为证据,必须由相关的国家权力机构确认其真实、合法并加以采信才可作为证据。为此,要使网上档案信息真正产生法律效力,必须加强这方面的立法,从法律上明确网上档案信息的法律凭证作用,做到有法可依。关于这方面的立法内容可以借鉴电子商务有关立法方面的做法。这是网上档案信息法律效力问题的法律依据。
  2.2 采取规范化管理,提高网上档案信息的原始性和真实性
  首先,建立健全有效规范、程序化的管理制度。从电子文件形成、运作到管理,由主管部门或负责人统一协调,指定专门机构或人员负责;在电子文件形成、积累、归档、保管过程中,及时登记设备环境、相关数据等以保证电子文件归档的质量;定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送,在计算机网络上集中,并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。其次,采取电子印章或电子签名的方法对网上档案信息进行签发处理;在网上档案信息管理与提供过程中,可采取对电子文件的数据加密、用户识别、终端识别、扫描输入原始签名及数字时间印章法等技术措施,确保网上档案信息的安全有效。
  
  3 结语
  网上档案信息和传统纸质档案一样,它们的主要作用都是为满足人们的利用需求,提供原始的、真实可靠的具有凭证价值的档案信息。但是由于网上档案信息的易复制、易修改、易删除等特点使网上档案信息出现了法律凭证认定的障碍,不利于保护网上档案信息的有效传播。因而,确认网上档案信息的法律地位就成为数字档案馆建设中的一个特殊而又不能回避的问题。要真正确定网上档案信息的法律地位,进而确保电子档案的法律凭证作用,还要靠国家的立法、先进的技术和严格的管理加以制约。为此,必须加强网上档案信息管理的法律手段,确认网上档案信息的法律地位,使网上档案信息严格控制在法律许可的范围之内,以维护国家的安全和利益及人民的合法权益。

文秘写作 期刊发表