浅议电子档案的管理与保护

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　　摘 要：随着计算机技术在各个领域的广泛应用，在各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案，电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子档案管理与保护的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。
　　关键词：电子档案；管理；保护
　　中图分类号：G271.4 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）023(C)-0124-01
　　办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，电子资料已成为档案资料的重要组成部分。档案工作也已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，做好电子档案的管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。笔者对电子档案的管理与保护问题谈几点认识。
　　一、电子档案的定义及特点
　　所谓电子档案是指人们在社会活动中形成的，具有保存价值的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的数字资料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、音像资料等。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，与传统档案文件比较，电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子档案的优越性表现在四个方面。一是直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效。在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。二是微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。三是微机管理更有利于文档的保密。过去查阅档案时是整卷提供利用。四是微机管理有利于提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于利用。
　　二、电子档案的整理、开发和利用
　　（一）电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。（二）电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。二是硬件要求。三是数据库模式设计。四是应用程序设计。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。
　　三、电子档案的管理与保护的措施
　　（一）推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。（二）加强电子档案归档制度建设。各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题：注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。（三）电子文件是高科技的产物。它的各种性能是由技术决定的，随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。（四）电子文件从形成到归档利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的真实性。因此，建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。（五）做好电子文件归档工作，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。（六）电子文件档案一般应采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。（七）电子文件，从理论上讲能够长期保存，不易磨损，不怕外界磁场的影响，不会受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。（八）提高档案管理人员的文化素质，使电子档案管理向立体化方向发展，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养档案管理人才，要使档案管理人员不断“充电”，不断补充“能量”，以求适应。
　　电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
　　 作者单位：兰州市城市建设设计院
　　

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