财务管理新模式:财务共享服务

来源:用户上传      作者: 刘骁

　　摘要：现代财务管理应该在传统财务管理方式――传统财务管理、财务外包服务、财务共享服务的基础上，建立财务共享中心，形成新的财务共享服务中心处理流程。财务共享服务的出现改变了财务工作的面貌――从财务工作的内容、服务方式到财务工具的运用及财务在企业中所处的位置。
　　关键词：财务管理；模式；财务共享中心
　　中图分类号：G647　文献标志码：A　文章编号：1009－4156(2011)03－150－03
　　
　　财务共享服务(Financial Shared Service Center，简称SSC)并不是一种全新的概念。共享服务中心按照企业中的各项职能划分，设立电脑系统(IT)共享服务中心、人力资源(HR)共享服务中心、财务共享服务中心、采购共享服务中心、供应链共享服务中心等。福特公司是世界公认的第一个设立SSC的企业，20世纪80年代初其就在欧洲建立了财务共享服务中心。90年代初期，惠普、道尔、IBM和Allied Sig－nal公司也相继采用财务共享服务。目前，道达尔润滑油、BP，诺华公司(Novartis)、阿苏克一诺贝尔(Akzo－Nobel)、拜耳、陶氏化学、科勒、巴斯夫(BASF)等全球500强企业都在中国设有亚太区共享服务中心。国内大型企业如海尔集团、长虹集团、中国网通、中兴通讯等也建立了财务共享服务中心管理模式。根据埃森哲公司(Accenture)在欧洲的调查，30多家在欧洲建立“财务共享服务中心”的跨国公司平均降低了30％的财务运作成本。财务共享服务的出现改变了财务工作的面貌，无论在财务工作的内容、服务方式方面，还是在财务工具的运用及财务在企业中所处的位置方面。
　　
　　一、财务管理方式的比较
　　
　　1.传统财务管理
　　传统的财务管理模式通常按内部需要、外部需要及结算需要分成三块，如果集团公司或跨国公司下属很多的子公司、分公司的话，下属子、分公司也基本上根据业务内容的多少及其复杂程度也做同样的职能划分。在传统财务管理模式企业的扩大与发展导致它需要越来越多的财务人员，而这些财务人员在费用收入、支出、员工报销、资产折旧核算、薪金支付、凭证录入等方面都做着相同的、重复性的工作，唯一的区别可能仅是处理的时间、地点不同而已。
　　2.财务外包服务
　　财务外包服务(Financial Outsourcing)，也是近年来发展较快的一种财务管理模式，节约成本是促使这种管理模式产生的直接原因。企业将总账核算、往来账款管理、工资核算、固定资产管理、报表系统、纳税申报等模块中企业不擅长管理、基础而又附加价值低的部分外包给那些在该方面居于行业领先水准的专业机构代为处理，如将财务资金管理外包给银行等金融机构管理，将应收账款包给收账公司去管理，将票据处理外包给会计公司管理等。财务外包可以使企业集中力量于其核心财务管理事务，有助于强化公司治理能力，改进效率。近年来，外包的发展也逐渐从业务处理型外包转向决策支持型外包，这表明财务外包业务并不单纯强调分割的业务操作，开始注重各财务模块的连接，从而为发包方的财务决策提供支持。财务外包虽然能够弥补传统财务管理模式的不足之处，但也存在诸多风险，如企业内部信息、商业机密外溢所造成的风险，企业自身丧失了财务管理能力全面提升和改善的机会，因与第三方的沟通及信息传递环节增多可能导致沟能不畅、时效性差，从而影响服务的质量。对于跨国公司的离岸型外包，因各国的财务准则、法律标准、文化等存在差异，对接包公司的能力有较高要求，如不能合理地处置，可能会使企业财务活动无法正常地进行，从而对其核心竞争能力提升反而会起到负面的作用。所以财务外包对企业来讲是一种“快速瘦身”方法，为实现短期目标可为之；但如果对其未来的核心控制能力有举足轻重的影响，就不宜实施外包的策略。
　　3.财务共享服务
　　财务共享服务(Financial Shared Service)，是在信息及网络技术发展基础上形成的一种创新型财务管理方式，企业集团将下属各业务机构所有与财务会计处理有关的工作，或将不同国家、不同地点重复的、业务量较大、附加价值较低的会计业务集中到一个共享服务中心来进行处理。与财务外包模式相比，共享服务中心仍属于企业集团内部，它服务于企业内部，采用企业通用的一种语言，为内部客户提供专业、标准化的高效服务，可有效地克服外包模式的不足；又可弥补传统财务管理模式中的财务职能重复投入而带来的运营效率低下的弊端，标准化的服务还可保证会计记录的统一性、规范性，通过市场运作的机制，通过提供服务来创造价值，使用其服务的业务单位需要支付服务费用，改变了传统模式中财务部属于后勤、属于非价值创造部门的观念，企业集团的财务部门则专注于集团公司的预算管理、资金管理、核算和经营决策分析等战略性的财务管理。
　　
　　二、构建财务共享中心的目的和意义
　　
　　构建财务共享服务中心的目的是为了整合专业资源、降低运营成本、提高运作效率和财务管理水平、提供优质服务。
　　1.集中服务，降低成本
　　在传统财务管理模式下，各地分公司都设有自己的财务部门，要求每个财务人员都熟悉整套财务系统，能独立完成所有的账目处理。但在共享服务中心模式下，大量人力资源及人力成本被节约，每个财务人员只需完成整个账目处理中的一个或某几个环节。比如应付账款一项，对中国、美国、新加坡的分公司处理业务内容及方式都是一样的，一个财务人员就不需要了解一个国家的全套账目处理的方法，而只需要处理某几个国家的应付账款一项。这有些类似工业化的流水线，将全套账务处理拆分成独立处理的模块，这种集中服务有利于资源的集中，从而形成规模效应，在规模中实现效益的同时降低了成本。
　　2.服务专业化和标准化
　　财务共享服务中心通过集中服务，建立统一的服务标准和流程，废除冗余的步骤，利用专业分工提供专业服务，减少和避免以前分散在各业务单元中的财务部门因会计处理业务工作标准不统一造成的偏差，保证了业务处理的准确性和可靠性。所有的服务也可以采用量化的计算，如每月平均处理凭证数量、处理业务单位的查询所花费用时间、平均单笔会计记账的成本、应收账款的平均收款周期、开票失误率、平均服务请求响应时间等，从而制定合理激励制度，有助于员工的绩效考核，提高服务的质量。
　　3.提高效率，聚焦战略
　　共享财务服务中心集中了相关子公司的所有财务数据，因此数据汇总、分析不再费时费力，集团如新建立子公司或收购其他公司，中心也可随时为新公司提供服务，从而促使企业战略实施更迅速。企业整合能力大大提升。随着共享中心服务的日趋成熟，也可以发展成向外界提供商业化有偿服务的独立公司，获得利润。
　　
　　三、信息技术发展对财务共享服务中心建立的影响

　　实施财务共享服务，信息技术是基础，因为效率的提高是建立在网络信息之上的。只有当应用信息技术能实现数据集成，使跨地域的远程服务与支持成为可能时，共享的管理模式才可能产生，所以说财务共享服务是顺应科技发展，是由信息网络技术推动产生的。目前在财务共享服务中心广泛采用的技术包括财务处理系统(以SAP和Oracle的ERP系统为代表，国内用友及金蝶也有类似服务系统)、财务票据信息管理系统、网络报销系统、网上银行与银企互联等。这些技术的应用不仅消除了会计事件发生与核算之间的空间距离，而且还消除了会计核算中存在的时间冲突，即一张凭证不能多人同时处理。
　　Enterprise Resource Project，即我们常称的ERP系统，对大量规范业务的计量都可以在初始化中加以设置，自动生成相应的凭证，记录工作可由系统自动完成，计算和报告中的大部分工作也能通过系统设置而自动完成。另外，ERP系统的集成保证了会计信息的相关性、可靠性，保障了财务管理所需信息的质量。系统的实时性又保证了会计信息的及时性。
　　财务票据信息管理平台系统，如富士施乐的FAS财务管理服务，可以将实物票据E化，并根据时间、供应商名称、内容等核心信息设定检索关键字，存入数字化管理平台，系统为每张发票生成相应的电子凭证后，便进入财务审批流程。电子化的发票归档后，可以实现便捷的管理并随时随地进行查询，并和电子报账系统对接，实现多人同时调阅一份凭证，异地借阅，且后期数据存储至影像档案系统作为电子档案管理，从而将发票作为一种资源共享起来。
　　网络报销系统是从ERP模块衍生出来的，是共享服务中心的一个热点。报销环节所涉及的人员最为广泛，发生的频率也最高，是导致财务审核的工作量巨大的一个主要因素，并且这个环节对时效和满意度的要求也颇高。网上报销系统不受时间和地域的限制，它实际上是一个信息收集平台，实现了报销流程的E化，所有的费用支出、业务审批都可以通过网上报销系统，从而实现收集数据、规范数据、完成数据的共享和集成，当费用审批完成后，与该笔费用相关的所有信息同时进入资金账务系统、资金管理系统、银行接口系统，极大地提高了财务核算的效率。
　　
　　四、财务共享服务中心处理流程
　　
　　企业财务管理，包括固定资产的管理、存贷管理、总账、财务报告、财务支付和财务收款等多个流程，并不是所有的流程都适用于共享服务。通常企业会选择交易量高、重复频率大、占用人力资源多、处理过程中文件密集、且处理过程容易制定标准化操作流程的环节作为共享服务中心的服务内容。据统计显示，企业有70％－80％的交易量集中在财务支付和财务收款上，合同、发票、订单、收货记录等附助的文件量也最多，这些文件在企业中一般都是以纸质方式存在，这些纸质文件在支付及收款前都会归拢到财务部门进行相关的处理。所以，企业财务共享受中心通常将其服务内容集中在财务核算业务方面，主要有应收账款服务、应付账款服务、资产管理服务以及费用支付服务(报销)。
　　我们以应付管理为例来看一下共享服务中心是如何提供服务，完成相应环节的会计处理的。应付业务流程(AP)是共享服务中实施最为普遍的业务流程，主要解决公司外部供应商的货款支付、供应商查询、信用管理等服务，在系统上主要通过供应商管理系统、ERP系统、银企直连系统、电子档案管理系统的支持来实现。应付款管理流程通常分为申报、业务审批、支付账款三大块。
　　应付账款业务带来的付款和发票信息在进行业务处理的同时系统形成的记账分录，会通过过账的方式进入总账业务循环中，总账业务作为核心和应收业务、应付业务、资产业务及费用报销发生紧密的交互。
　　财务共享服务中心建立的过程实质就是对集团公司、跨国公司整体财务流程再造的过程，是将财务管理从职能部门向以客户为导向的服务型角色转换的过程。从项目论证、设计和构建共享服务模式到正式的实施、运营及时时更新与改善是不可能一蹴而就，需要长期规划，并且在构建过程中仍然面临着不少挑战，主要来自于以下四个方面：
　　1.组织变革的挑战
　　财务共享服务满足了高效、多维的管理理念和目标，它是对传统的分权式和集权式财务结构的融合，既避免了分权管理所造成的资源的浪费，流程与制度的繁杂；又避免了集权管理中的呆板、与实际业务分离的不足；既吸收了分权管理中以客户为导向的优势，又吸收了集权管理中的规模化、标准化的优势。所以作为一种整合的服务，势必也要在组织架构上进行变革。如原有财务管理组织架构、人员安排、操作流程、财务制度等方面都需要进行调整，原有组织和流程中某些角色和职能都将发生变化，且不可避免地会触及原有内部利益格局和权责的分配。因此，在财务共享服务构建中最复杂和最困难的变革是对组织和人员观念的转变。
　　2.信息系统的整合
　　实施共享服务，信息技术是基础。如果集团原本使用多种财务系统，那么必须先在集团内推行统一的ERP。统一的ERP系统是财务共享服务平台搭建成功的必要条件，其作用在于，将所有财务制度固化在统一的数据库中，由信息系统进行统一设定，从而保证总部的战略得到有效的贯彻落实。与外包模式相比，建立一个共享服务中心的启动成本可能相当昂贵。
　　3.财务制度与操作流程的标准化
　　如果没有一个统一的财务制度与操作流程，即使进行组织架构改革和系统整合，在提供共享服务过程中仍然会出现较大的风险及其控制问题。所以必须要有统一规范的财务作业标准，并把制度、政策的要求切入到系统中去，由系统保证流程的顺畅。因此，完善的标准与流程的制定是有效的信息系统整合的前提条件。此外，还要根据外部环境和内部管理的需要不断完善与改进，以保证与前端业务部门运营的实际情况相吻合。
　　4.共享服务中心自身的实务
　　集团内部的服务中心如何向集团的其他机构收取服务费用，如何进行合理的费用分摊，以及如何签订服务水平协议，都是保证共享服务管理模式正常运行的必要条件。在这些环节中还需要遵守地方、国家的法律及税务方面的一些特殊要求，甚至需要得到税务机关的认可。共享服务中心作为可创造价值的中心，虽不以营利为目的，但其本身运营成本与服务数量、服务效率的提高是存在一定“盈亏临界(Break even point)”关系的，确定盈亏临界线也是判定共享服务管理模式是否有效的一个标准。
　　尽管共享服务管理模式在降低财务管理及人工成本、提高效率、实现规模效应、整合信息系统等方面都有很好的表现，也可促进财务人员由传统记账转向为业务部门提供财务支持的管理职能上来，但它并非就是包制百病的“灵丹妙药”，也并非适用于所有的财务过程和企业。企业的预算管理、成本核算、经营决策分析、资金管理等方面均不适用于共享受服务；规模较小的公司、规模虽大但涉及行业众多的集团公司也不适合共享服务模式。但共享模式可以推动企业在财务组织设计、流程管理与控制上跨越到一个新的高度，这对一些日益壮大、跨国经营的中国企业来说是值得吸纳并采用的。

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