高校学院办公室工作实践与探讨
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作者: 李晓阳 杨大龙 问海英
高校学院办公室承担着沟通协调、信息管理、日常工作等多项职责，这里汇集着各式复杂的问题与矛盾，工作繁琐但不可或缺。办公室工作人员除进行日常的政治理论学习以外，更要不断摸索、学习业务和专业知识，忠于职守，努力加强自身修养，兢兢业业对待工作，理顺各种关系，让各项工作有条不紊地展开。
一、工作性质
1.协调性。办公室是个综合协调部门，协调着学校与学院、学院与学院之间的各种利益关系；协调着学院内部管理者和教职员工、教师之间、教师与学生之间、教学工作与科研工作之间等工作关系。
2.服务性。学院办公室是综合性办事机构，起着上下承接、左右沟通的纽带作用，是科研和教学的后勤服务部门。服务是办公室一切工作的出发点，无论是日常事务还是阶段工作，都基于服务性质；无论对待上级领导还是基层部门的同志，按照程序，都要提高服务的主动性。
二、工作职责
明确工作职责，发挥服务功能，是做好办公室工作的关键。认真学习和领会办公室工作要求，明确办公室岗位工作职责，树立为广大教职员工服好务、服务好的意识，勤勤恳恳做事、踏踏实实做人。
1.明确办公内容，分清主次，做好日常工作。办公室工作错综复杂，千头万绪。办公室主任和工作人员必须管理好日常性事务，保障学院教学、科研、行政和后勤等顺利开展。按照学校有关部门要求，按时上报各类所需材料，确保各项工作顺利、及时得到落实，如办公室实验室安全检查、日常考勤、参加会议、各类报表、及时提醒领导、各相关教师上报材料等。做好收发和整理文件、信件和传真；做好网站材料的收集整理，会同学校科技管理部门做好网站的建立和维护工作；做好各项会议记录，及时办理和催办有关工作，确保上级文件和领导布置任务的有效落实；做好本科生、研究生的日常教学、考勤和管理、教育和科研通知等工作；做好学术厅、会议室等公共办公区的日常清扫、维护和整理工作，确保其正常发挥功能。按需领取、购买、分发办公用品，做好服务工作。及时做好新调入员工的接待、报到及与有关部门沟通等服务工作。
2.明确细则，提前规划，做好年度工作。协助学院领导统筹安排每年要开展的重要工作和活动。
高效全面传达学校相关政策，做好职称评定工作，维护教职工的权益。协助学校资产管理部门，做好实验基地、办公区、实验室、研究生工作室的改造装修和电话迁移、网络安装等，不断改善办公条件。会同有关部门，做好基础设施建设、设备购置的预算和设备的招标、采购、安装调试及账目报销等工作，做到合理节约使用资金，确保专款专用。做好学院大型会议的组织、资料的准备、会场的布置、专家的接待和会后材料的整理等工作。做好学院的工会工作，按时收缴上交会费，做好各项福利的落实工作，积极倡导教职员工锻炼身体，健康工作。
3.认真做好上级各部门和学院领导交办的其他工作。对发生的各种随机性、偶然性事件要及时、灵活、负责处理。
三、工作人员能力要求
1.过硬的政治素养和思想作风。加强政治理论学习，要深入贯彻科学发展观，增强政治敏感性。在工作计划与实施中把握好政治方向，掌握好政治动态和政治方法。办公室工作需要忠诚可靠、清正廉洁、业务精湛的队伍，良好的政治素养和思想道德水平是做好工作的保障。
2.服务大局的能力。立足改革和发展的大局，提高工作的主动性、预见性和计划性。树立全局意识，以集体利益高于个人利益，对工作中的主要内容全盘掌握，对工作重点和主要问题置于全局中考虑，做到思想与全局一致，目标与大局同向，服务与大局同行，才能得心应手地处理好事务。办公室工作无小事，必须高度负责地完成每项工作。
3.协同作战的能力。办公室的工作性质决定着工作人员必须具备团结协作的意识和能力。由于分工不同、人员思想不同、利益关系牵扯等多种原因，工作中不可避免出现各种矛盾，只有理顺单位内部各部门的关系，排除干扰，统一各部门的认识和步调，调整和处理好这些关系，避免和减少各种摩擦，办公室人员团结一致，互相配合，才能创造出良好的工作氛围，做好办公室各项工作。
4.周到细致的能力。对自己经受的每一项工作都应该认真对待、考虑周全。不但要善于解决问题，而且要善于发现问题、提出问题。
5.不断学习的能力。当今社会，不加强学习就无法胜任工作。学习政治理论、政策法规、岗位技能，树立终身学习的意识，不断积累知识和经验，拓展思路，提高综合素质。工作中不断更新知识，不懈奋斗，跟上时代步伐，掌握科学理论和现代办公技术；经常学习和借鉴他人经验，才能避免因工作经验缺少而带来的不足或错误，不断总结和吸取自身教训，才能努力提高自身业务素质，让工作更上一层楼。
参考文献：
［1］任小曼，宋士花.高效系部办公室主任的角色定位［J］.职业圈，2007（6），43.
［2］李福海.管理学新论［M］.成都:四川大学出版社，2002.
［3］满慎刚.办公室工作人员要注重提高四种能力［J］.办公室业务，2008（6），39.
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