浅议会计电算化的应用及档案管理

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　　会计电算化是以计算机为主的电子信息技术在会计工作中的应用，采用计算机替代手工记账、核算、报账及对会计资料进行分析和综合利用的现代记账手段。随着计算机的普及与应用，会计工作电算化的实现改进了原有的财务核算及管理工作的手段，大大提高了工作效率。在新的工作手段和核算模式下，产生的电算化会计档案也随之成为了档案管理的新内容，必须配之以有效的档案管理方法来规范管理。
　　现以保定水文局会计电算化的应用及档案管理工作实践为例，做简要分析。
　　
　　一、强化会计基础工作是根本前提
　　
　　从传统意义上来讲，会计基础工作主要是指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这些同样是电算化会计环境的先决性因素，因此，强化会计基础工作，是任何核算方式进行准确、有效核算的前提。取得合理的原始票据，并按照规定的程序审核、批准，然后经录入软件进入电算化核算阶段，会计工作计算机化从某种意义上来说不仅仅是一种更为高效的会计核算手段。由此，会计基础资料的质量对电算化会计工作的质量起到了决定性的作用。
　　
　　二、进一步促进会计电算化的深入应用
　　
　　电算化的会计核算工作效率非常高，本单位财务会计工作从2003年试行、2004年正式甩账实施会计电算化以来，经历了财务电算化软件五个版本的升级更新，其应用也从最简单的核算、查询、汇总以及报表取数到现在的数据共享等，最新更新的用于财政信息平台的版本更是新增了更多实际的应用功能。以最新的版本为例，以政府收支分类改革的会计核算方法为基础，软件在设计和使用构建方面都切合了财政管理体系的需要。软件中科目核算和项目辅助核算的多维应用，更是体现了新的管理模式在软件功能上的核算管理理念，有利于规范统一和适度拓展会计核算模式，为各级管理和使用部门的规范合理调用提供了方便。
　　
　　三、会计电算化内部控制体系的建立
　　
　　由于会计电算化的实施，其结果的正确性在很大程度上依赖于内部控制。与电算化会计相适应的内部控制可分为程序控制和制度控制两类。
　　
　　(一)程序控制的形式
　　程序控制是指靠计算机程序对会计核算进行内部控制，以实现系统的自我保护。
　　1　原始数据录入控制。目的是为了保证输入的数据确已经过审批手续，并且能够正确地输入计算机。输入控制由以下三部分组成：(1)经济业务在由计算机处理之前经过适当的批准，即适当授权和审批。电算化会计人员作为数据处理人员，没有权力审批经济业务，所以处理数据凭证都应有该项业务审批人员签字，应对使用计算机的数据输入人员加以控制，如采用程序密码或运行口令，只有通过授权的人员才能接触使用计算机，口令密码不得告诉未授权者。(2)设置责任控制，电算化会计信息系统通过登记日记文件，以防止经济业务被遗漏、添加、重复或不正当的更改，并对不正确的经济业务进行删除或更正。(3)经济业务准确地转变为机器可读的形式记录在数据文件中。
　　2　数据处理过程的控制。数据由程序进行具体的处理，遵循输入、复核、更改、汇兑、分类、登账、对账、转账、结账等流程进行。这一控制过程是为了确保计算机运行时发现、纠正和报告某些有错误的输入，从而保证数据处理的可行性和正确性。数据处理控制主要有处理的流程控制、数据修改控制、数据备份和恢复控制、结账控制等。由于不同子系统所处理的业务不同，所以处理过程中的控制内容和方法也不尽相同。因此，软件根据各子系统建立相应的数据处理控制机制。
　　
　　四、会计电算化档案的管理
　　
　　会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等都有相应的管理制度。
　　
　　(一)健全归档制度
　　首先应确定归档范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本。记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
　　
　　(二)规范保管制度
　　电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等建立电算化会计档案保管制度。每年年终决算后，将会计信息记录在一次性刻写光盘上，不仅有效保存期限长(超过十五年)，完全能够满足一般会计账薄保管的需要，而且一次刻录后，光盘不再能重复擦写，可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。一般情况下，每一至两年应对会计档案进行一次大的自检和清理，及时修补或复制备份。
　　
　　(三)严格使用制度
　　要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度。电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务(档案)室，财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。
　　在单位的日常工作中，电算化会计核算与档案的管理实际上是一个整体，相辅相成，在电算化会计核算准确性的前提下，电算化会计档案也就能够更好地发挥积极作用。
　　作者单位：河北省保定水文水资源勘测局
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