校院两级管理模式下的学生档案管理

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　　摘 要 完整的学生档案不仅能翔实记录学生培养全过程，还能反映学生综合素质能力，增强大学生就业竞争力。高校應当贯彻执行《高等学校档案管理办法》，把学生档案管理权限移交高校档案部门，创新理念和方式，健全学生档案管理体制，规范学生档案管理程序，促进学生档案管理规范化、科学化、现代化。
　　关键词 高等学校 校院两级管理 学生档案 规范化
　　中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2018-09-18
　　Students’ Archives Management in Two-level Management System of Colleges and Universities
　　Qiu Yan， Miao Aiying
　　Abstract Complete students’ archives can not only record the whole process of student cultivation， but also reflect college students' comprehensive quality and enhance their competitiveness in the job market. Colleges and universities should implement the Measures for Archives Management in Colleges and Universities， and transfer the management authority of students' archives to their archives departments， innovate ideas and methods， improve the students’ archives management system and regulate the management procedures. Only in this way can the students’ archives management be standardized， scientific and modernized.
　　Keyword colleges and universities; two-level management; students’ archives; standardization
　　 高校毕业生的就业形势日趋严峻，就业压力不断加大。各高校为提高毕业生就业竞争力，不断改革教学内容和教学计划，以市场需求为导向，适时调整人才培养方案，更加注重大学生综合素质培养环节。社会实践、心理健康教育、科技和文化创新活动等课堂以外的学习和活动越来越多[1]130，以形成独具特色的教学内容和教学模式，增强毕业生的市场竞争力。在教学活动中，各高校比较重视人才培养的效果和结果，可是对学生参与教学学习与研究、教学实践、教学竞赛、科技创新等活动的记录却没有完整地保存，造成学生档案不能反映教学活动全貌，不能反映人才培养全过程，影响用人单位对毕业生的全面考察。
　　 为规范管理学生档案，2008年，教育部和国家档案局印发实施了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），首次提到把学生档案纳入高校档案部门的归档范围，体现了对学生类档案的充分重视，意味着学生类档案交由高校档案部门集中统一管理，这对解决当前高校中普遍存在的学生档案管理松散的局面提供了法规依据。
　　 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，对档案的管理有一整套成熟、完善、系统的方法理论指导、科学分类体系和实践应用基础。学生档案的主要形成单位是学院，因此对学生档案的管理可结合校院两级管理体制改革，建立档案部门和各学院责权统一、职责分明、管理规范、运行有序的管理体制，进行有序整理、科学管理、及时利用、准确传递，推动学生档案管理向科学化、规范化、现代化方向迈进。
　　 一、健全管理体制，构建学生档案管理完整体系
　　 1.完善学生档案领导体制。距《办法》印发实施已过去十年，据笔者了解，安徽省各高校学生档案由档案部门来管理的只有寥寥几家，大部分高校学生档案仍分别由学生处、教务处、人事处或各院系等单位保管。这种混乱的管理状况极易造成学生档案错装、漏装，甚至丢失。高校必须明确学生档案的主管单位是档案部门，这是因为档案部门是专门保管和提供利用学校档案的专业机构，有《档案法》等法律法规约束监督，有档案专业技术队伍，对各类档案都制订有专门的业务管理规范。同时要划分出形成学生档案的其他相关部门的职责范围，做到分工明确，各尽其责。学生档案应遵循部门立卷、集中统一管理的原则。档案部门主管全校学生档案，对各学院学生档案材料的收集、整理、归档进行业务指导、安全保管、提供利用、及时转递。各学院设立分档室，负责接收新生档案，按照归档范围和要求收集在校生档案并定期向档案馆移交，确保学生档案的完整与安全。
　　 2.制订专门的学生档案业务规范。我国发布的《普通高等学校学生管理规定》对高校学生管理，如学籍管理、课外活动、奖励与处分等作了比较明确的规定，对学生档案管理提及较少。此外，《办法》虽然把学生档案纳入高校档案部门的归档范围，但并没有涉及学生档案的具体管理。截至目前，国内尚没有一项专门的学生档案管理规定。因此，档案部门非常有必要依据相关法律法规，结合学校实际制订学生档案管理规范，对学生档案收集范围、归档流程、材料质量、整理要求、利用程序、安全保密、实体保管与转递办法等作出全面、清晰、可操作的规定，使学生档案管理有法可依、有章可循[2]139，让学院有计划、有步骤地收集归档。
　　 3.建立一支稳定的档案工作队伍。档案管理人员素质水平是做好学生档案管理和保证服务质量的决定性因素，是实现学生档案管理规范化、标准化的关键。学生档案具有科学的分类和整理体系，高校应为档案部门增加编制，设立专业技术岗位，由具有档案学教育背景的专人负责管理学生档案。此外，要落实档案部门与学院协同配合的工作机制，建立一支以档案部门为主体、各学院办公室主任为辅助、专兼职人员组成的学生档案管理队伍。档案部门要努力创造条件，给学生档案管理人员提供机会和时间参加业务培训和学术研究，以提高业务水平。要经常面向兼职档案员开展专题培训，广泛宣传档案法规，增强全校人员的档案意识，提高归档质量。 　　 二、科学设计流程，规范学生档案管理程序
　　 学生档案的形成具有相对稳定的规律性和周期性：秋季招新会产生新生档案;在校生每学年结束后会形成综合测评、评奖评优、教学实习、社会实践等方面的档案材料;夏季毕业生会形成一些毕业生档案材料等。概括地说，学生档案的管理包括三个阶段，即初期接收、中期管理、后期转递。这三个阶段不是由学院或档案部门独立完成，而是需要档案部门和各学院共同参与，有时需要联合招生和毕业管理部门或其他单位。
　　 1.接收集全新生档案。目前，新生档案主要由EMS传递，但投递有直接到档案部门的，还有到所在学院、招生部门、甚至人事部门的。因此，全校必须形成一个共识，即要在对新生发放的录取通知书上写清楚新生档案的具体接收单位，若有其他单位收到新生档案，需立刻交到档案部门统一保管。在新生报到之前，档案部门要和招生部门联系，掌握准确的录取新生名册。一方面对接收的档案及时查收，登记造册，分类排放;另一方面要不停督促各学院和相关部门， 确保他们收到的学生档案全部按时交回。在规定时间内未收到的新生档案的名单要及时反馈给学院，查明缘由，尽快补交，确保一份档案都不丢失。对接收到的档案，要即时检查档案内装材料是否齐全、完整，再将所有的档案统一更换档案袋，分专业班级、按学号顺序编号存放。
　　 2.定期整理在校生档案。目前国内各高校在校生人数大都突破万人，从入学到毕业几年间，会形成记录个人学习、实践、入党、奖惩、技能等方面的档案，来源广泛，数量庞大。另外，教育层次不同、多种教育途径并存，更加大了学生档案整理的工作量和难度[3]54。若等到毕业时再集中整理、匆匆装袋，由于时间限制，容易装错、漏装，影响毕业生就业乃至一生，必须分阶段、有计划地定期整理学生档案。可以以学年来划分，由档案部门指导各学院把上一学年形成的学生档案资料集中装袋。在装袋过程中，档案部门要严把质量关，严格核查归档材料是否齐全，档案袋内材料与目录是否相符，是否存在错装、漏装现象。对档案中缺少的材料，督促有关单位及时补齐。等到学生毕业，再集中把毕业生登记表、学位授予通知书、成绩单、派遣证等最后整理装袋。这种化整为零的做法能够发现问题，及时补救，保证每份学生档案的连贯性、完整性和准确性，能有效避免错装、漏装、丢失等现象。
　　 3.准确、迅速转递毕业生档案。档案是计算工龄的一个重要凭证，为毕业生个人利益着想，高校应该在学生毕业后尽快转递档案。高校毕业生档案的转递时间比较集中，数量庞大，涉及单位比较广，中途参与经手人员会比较多，所以应该选择比较稳妥的方式，由档案部门统一转递。在转递之前，由学院仔细核对毕业生派遣信息，确认姓名学号一致，档案接收单位具有存档权，地址详细准确。同时档案部门再次全面核查毕业生档案，查漏补缺。经核查准确无误后，登记传递信息，根据毕业生升学、就业等实际情况，按人事档案转递方式办理。及时上传档案去向信息、更新数据，以便毕业生随时掌握档案流向、跟进进程。
　　 三、创新理念和方式，使学生档案管理适应社会发展需要
　　 1.转变观念，主动作为。学生档案管理既是一项基础性、长远性的工作，更是一项专业性和技术性较强的工作。档案部门要把握建立覆盖师生员工的档案资源体系和建立方便师生员工的档案利用体系的档案工作发展方向，主动把学生档案管理纳入本单位工作职能，将分散在各个部门和学院的学生档案资源进行集中，适时调整接收范围，推动学校档案资源的有效整合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，提高学生档案管理水平。
　　 2.丰富学生档案内容。学生档案的归档内容应该兼顾全面、彰显个性。既要收集反映学生基本求学经历的常规材料，如入学登记表、毕业生登记表、学年工作小结、成绩单等;反映特长技能方面的特殊材料，如学术研究成果、学科竞赛记录、发明创造等;更要兼顾反映学生道德品质的社会评价材料，如诚信、作风，是否有违纪行为等，还应包括学生社会实践記录，如参加社团、担任学生干部情况，教学实习、社会实践记录等。学生档案管理部门应该本着以人为本的工作理念和对学生高度负责的态度，制定详细的归档范围，增加符合时代需要的记载，充实档案内容，如实、全面、客观记录学生在校表现，为用人单位提供生动、翔实、直观的档案材料，更好地为学生就业及今后事业发展服务。
　　 3.运用现代化的信息管理手段。目前，学生档案载体仍然以纸质为主，管理手段主要依赖手工操作，管理水平不高。随着档案信息化进程的加快，高校学生电子档案数量随之剧增，迫切需要档案管理方式从传统的手工保管向网络化管理转变。档案部门应该跟上时代发展要求和现实工作需求，积极开发使用档案管理软件，将学生的基本信息、档案内容以及档案转递情况录入数据库，逐步推进档案信息存储的电子化和检索的网络化，实现学生档案网上查找、转递、查询，提高工作效率，满足用人单位的利用需求，为学生就业、升学提供便利，进而提高学生档案管理的信息化和现代化水平。
　　 人才培养是当前高校最重要的历史使命，促进就业则是当代高校的生命线。学生档案是评价学生在校期间综合能力的真实记录，学生档案是否翔实、完整、准确，是能否被用人单位录用的参考依据。高校应当重视学生档案的收集与归档，创新工作理念，结合校院两级管理体制改革，不断探索和实践高校学生档案管理模式，建立起学生档案管理可持续发展的长效机制。
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　　参考文献
　　[1]晏玉珍.就业视角下高校学生档案的内涵建设及其服务功能[J].科技视界，2013（13）：130.
　　[2]徐益，邹芳.健全高校学生档案长效管理机制的探讨[J].湖南人文科技学院学报，2013（6）：139.
　　[3]徐静娟.贯彻27号令，完善高校学生档案管理工作[J].档案与建设，2010（8）：54.
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