加强学生档案管理的路径探索

作者:未知

  摘要:学生档案作为人事档案系统的重要组成部分,记录了学生在校期间的学习、生活以及社会活动等方面的内容,为学生就业、组织选拔、资格考试以及工作调用等提供参考信息,是学生的成长记录。加强高校学生的相关档案管理力度,提升档案工作质量,强化学生对档案理念的认识,不仅可以为学生毕业后个人发展夯實基础,对高校档案管理机制的完善与就业制度的改革也有着十分深刻的意义。
  关键词:学生档案;管理环境;团队;创新要求
  中图分类号:G647 文献标识码:A
  高校属于学生档案的主要管理机构,班级、院系以及学校等各级相关档案管理部门需要在深入了解学生档案重要性的基础上,结合学生档案工作的特点,不断完善档案管理机制,在保证学生档案完整性与保密性的同时,提供更加便捷的档案服务。
  1高校档案管理工作的主要特点
  1.1管理工作量较大
  高校改革的深入发展,使得学校间的合并增加,扩招规模逐步拓展。在此基础上,新生数量的增加也使得档案接收、档案转移等工作量增加,档案管理工作压力增加。与此同时,档案管理实际涉及的内容较多,主要包括:学生在学校的奖惩情况、学籍地变化导致的档案迁移、面向学生的档案查询服务、毕业生的档案信息调用、档案的政审、研究生以及公务员需要的调档、毕业生的档案转移等,这种情况也使得高校档案管理的工作繁杂,管理责任划分困难。
  1.2管理时间较为集中
  高校学生的入学档案通常是在新生入学时,由班级辅导员、班主任将所在班级的新生档案进行汇总,交由档案管理小组。档案管理者在接收到档案后,需要进行审阅,然后依照学年、班级、学号等顺序将档案上架,做好保存工作。学生在上学期间的奖惩情况、学籍变动以及党员信息等需要在进行信息核对后,将档案的变动信息及时放入档案中,由于这些信息变动发生在毕业之前,需要在学生就业之前全部完成,便于后续档案信息的转移,因为档案管理的时间较为集中,因此,对档案管理的效率有着较高的要求。
  1.3需要多部门进行共同协作
  据相关的档案管理规范要求,高校阶段的学生档案需要结合内容划分规定,对不同学年的档案信息进行系统管理。主要包括高中阶段的学生表现、不同阶段学校的学籍、身体情况、奖惩记录、入团及入党资料、毕业登记注册表等。结合学生所在班级、院系、招生办、信息管理部门、研究生院、体检医院等部门提供的资料,进行系统地管理。在实际的工作过程中,涉及的管理部门较多。需要进行共同协作,才能保证档案管理的顺利进行。
  2当前阶段高校档案工作存在的具体管理问题
  2.1学生对档案管理的认识较为薄弱
  目前,学生对档案管理工作的认识普遍存在误区,对自己档案的处理方法包括:随意地将档案放置在学校,需要用的时候调取;部分学生自己保管档案;一些学生将档案放置在人才市场,但过段时间就忘在脑后;更多的毕业生对自己档案的情况漠不关心,不知道自己的档案是在学校还是在原籍、人才市场。很多毕业生并不清楚自己上学期间的档案在毕业后是否成为工人、干部或其他档案,对毕业后的调档情况了解得不全面,这种档案管理意识的薄弱,使得学生通常只有在档案需要使用时,才会查询档案信息是否全面以及所处地点,降低了档案提交使用的效率。这种档案使用问题还表现在学生一段时间后如果需要对档案进行查找,才发现自己对人事档案的位置不了解,需要回校调查档案信息。与此同时,学生通常对档案内部的信息并不了解,甚至部分学生对学籍登记表、入团与入党申请表、毕业生登记表等信息需要永久保存的要求也不知道。填写登记表及书写相关材料时,使用的纸、笔不合格,用圆珠笔、铅笔、彩色墨水填写表格,还会出现一些涂改痕迹,不利于纸质档案的后续保管工作。
  2.2档案管理队伍的专业化水平有待提升
  从档案管理的人员配备上来讲,由于部分高校管理意识薄弱,没有设置专职人员进行资料管理,使得档案管理工作人员通常身兼数职,无法投入全部的时间与精力,突出了“少而不专”的管理问题,除此之外,由于缺少专职人员,使得档案管理的工作效率低下,缺乏专业培训的工作人员往往需要花费大量的时间处理档案工作。一些员工没有进行管理培训或培训时间过短,降低了管理队伍的专业水平。
  2.3没有建立起行之有效的档案管理、监督制度
  从档案管理的制度方面出发,部分高校还没有建立起行之有效的档案资料管理与监督制度,使得档案管理没有坚实的制度基础。管理制度的问题主要表现在两个方面:首先是硬件设施不完善。由于档案管理硬件设施的投入普遍不高,一些高校不仅没有设置专门的档案管理库房、办公室,现代办公设施陈旧,还存在纸质档案室管理不善的问题,降低了档案工作质量,出现了资料错、漏、乱、假的问题;其次是档案管理流程不规范,管理人员在处理档案时没有依照相关的规定,在档案分类、整理、归档以及装订等过程中,出现了档案胡乱堆放、随意涂改与标记、没有分门别类进行整理等问题。同时,对档案借阅工作管理不严,也在一定程度上增加了档案丢失、损毁的可能。
  3高校增强档案管理质量的有效举措
  3.1保证档案的硬件与软件基础,建设良好的管理环境
  专业的档案管理设施是保证管理质量的重要基础。针对当前阶段档案管理的混乱现状,应该结合学校内部的档案管理情况,在管理阶层与学生群体中加强档案管理理念的宣传力度,在规范档案资料管理流程的基础上,提升学生对档案资料的重视程度。管理环境的建立需要从两方面努力:一方面,应加强硬件设施的建设。高校管理部门可以通过专业档案管理规范的制定与执行、设置专业的纸质资料保管库房、配置现代化的档案管理办公设施等措施,在保证档案日常管理工作效率的基础上,提升档案的保密性,为电子档案的升级、管理提供良好的基础;另一方面,在办公软件方面应该实行统一的建档、调档标准,为后续的档案管理提供参考。同时,高校应该结合档案资料管理实际,将档案管理纳入日常监察的过程中,加强监督力度,使档案管理做到有章可循。   3.2建立专业的档案管理团队,协调不同部门的工作
  档案管理的实际内容涉及较多的部门,需要管理部门与其他部門、组织之间相互配合,才能真正地实现集中化、系统化管理。高校应该根据在校生规模确定学生档案专职管理人员的数量,形成学生档案工作的骨干队伍。同时,学生档案管理在某些时候又不能不采取突击的方式,比如新生报到时要集中接收与整理大批新生档案,学生毕业前要集中归档、整理大批毕业生档案资料和转递大批毕业生档案,单靠专职档案管理人员无论如何是难以在有限时间内完成如此大量的工作任务的,还需要相关部门和相关人员的协助与配合。所以,高校应该形成专、兼职相结合的学生档案工作队伍。
  3.3结合档案管理创新要求,灵活运用现代化手段
  增强档案时效性,丰富档案内容,反映时代特征,推进管理现代化和信息化是档案工作的重要发展方向。高校档案工作人员应积极深入了解用人单位考核的意图,了解人才对档案材料的新要求,积极探索建立人才业绩档案、人才诚信档案等办法,认真解决“死档”“弃档”问题,探索通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统,不断提升学生档案的使用价值。
  3.4强化档案管理理念的宣传,转变学生的思维误区
  在对当今大学生的问卷调查中,有相当多的大学生对自己的人事档案不够重视,认为人事档案是“身外之物”,可有可无,认为能力更重要,认为档案无用。有些学生觉得毕业之后并不想考研、公务员,所以档案是不具备任何意义的,甚至认为敢于放弃档案的人往往才是真正具有竞争力的。针对这些情况,学校应该投入宣传力度,在每年的新生入学之际,开展档案基本知识教育,增加学生对学生档案重要性的认识。通过多种多样的宣传活动,在校开设专门的档案课程,让越来越多的学生了解档案的重要性,加强档案意识的培养。同时也让学生们认识到漠视自己的人事档案,最终受害者只能是自己,比如毕业后没有及时将档案从学校转出,将影响今后的转正定级和评定职称。另外,毕业生遇到办理养老险、继续深造、报考公务员、出国、考研等事关个人切身利益的问题时,都需要档案。
  4结束语
  高校应该依照当今的社会发展需求,以现代化技术为基础,对档案系统进行合理地规划与升级,保证档案管理的质量与效率。当前阶段,高校开展的档案管理工作存在学生对档案管理认识不全面、缺乏科学的管理机制、专业队伍技能水平参差不齐等方面的问题,需要管理部门结合档案的实际管理情况,通过建设专职的档案管理队伍、搭建合理的硬件设施、在校内加强档案意识的宣传力度等措施,为高校档案管理机制的完善提供必要的条件。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14871288.htm