医院科研档案的保密管理

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　　[摘要] 医院科研档案是科研人員从事科学研究过程中形成的具有保存价值的原始记录材料，是科研活动的真实记录和反映，也是其智慧和汗水的结晶。它蕴含了科研人员具有知识产权的新技术、新发明、新思路、新经验等创新性的科研信息，对医院不断提升诊疗和科研水平、确保其在医学某些研究领域的优势地位等方面均起到重要作用。因此，要加强医院科研档案的保密管理，处理好科研档案保密和开发利用的平衡关系，切实发挥好科研档案的积极作用，从而推动医院健康、可持续发展。该文对目前医院科研档案保密管理中存在的问题和安全隐患进行了分析，并提出做好医院科研档案保密管理的具体应对措施。
　　[关键词] 医院;科研档案;档案管理;保密;策略
　　[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）02（c）-0119-04
　　Confidential Management of Hospital Scientific Research Files
　　PAN Xiao-hui
　　The First People's Hospital of Yunnan Province/Kunming University of Science and Technology， Kunming， Yunnan Province， 650032 China
　　[Abstract] The research archives of hospitals are the original record materials with preservation value formed by scientific researchers in the process of scientific research. They are the true records and reflections of scientific research activities， and also the crystallization of their wisdom and sweat. It contains innovative scientific research information such as new technologies， new inventions， new ideas， and new experiences of scientific research personnel. It is constantly improving the level of diagnosis and treatment and research， and ensuring its superior position in certain medical fields. Therefore， it is necessary to strengthen the confidential management of hospital scientific research files， handle the balance between scientific research archives confidentiality and development and utilization， and effectively play the positive role of scientific research archives， so as to promote the healthy and sustainable development of hospitals. This paper analyzes the existing problems and hidden dangers in the confidential management of hospital scientific research files， and puts forward specific countermeasures for the confidential management of hospital scientific research files.
　　[Key words] Hospital; Scientific research archives; File management; Confidentiality; Strategy
　　 医院科研档案作为医学科技知识的载体，是医院全部档案的重要组成部分。它是医院科研人员从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的原始记录材料，是科学研究活动的真实记录和反映，也是科研人员智慧和汗水的结晶[1]。它集中体现了科研人员在从事科学研究过程中形成的具有自主知识产权的新技术、新发明、新思路、新经验、新成果、高新技术专利等科研信息，对本单位科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定、为本单位制定科技决策、规划发展方向及总体目标、加强和促进本单位学科建设、人才培养以及确保其在医学某些研究领域的优势地位等核心竞争力培育方面都发挥了重要作用[2-3]。因此，确保医院科研档案的信息安全，维护科研人员知识产权和本单位的切身利益，以促进其提升医疗技术水平和加快医学学科健康、可持续发展，在科研档案得到充分、合理利用的前提下，加强医院科研档案的保密管理具有十分重要的意义。
　　1  目前医院科研档案保密管理中存在的问题
　　1.1  保密意识淡薄
　　 在医院内部，由于部分领导、科研档案管理人员和科研人员对保密管理的重要性缺乏正确的认识，因此放松了对科研档案信息安全隐患的警惕，容易造成失泄密事件的发生，以致损害本单位的正常利益，具体表现在：①医院部分领导对科研档案保密管理不够重视，在科研管理方面多强调立项率、项目级别、经费资助额度与成果产量、成果级别等，不注重科研档案所蕴含的高新技术成果转化所带来的经济效益和社会效益[4]。在提供利用过程中，无偿提供给应用单位或部门，且不签署保密协议，而这些单位或部门因为是无偿获取到这些新技术、新经验、新方法等，不会引起足够的重视和保护，因此造成高新技术成果的随意流失[5];②部分科研档案管理人员由于每天忙于档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，对经手的科研档案信息见多不怪、习以为常，在认识上会产生职业倦怠，放松对其的高度重视，疏于保密，因而对科研档案信息的安全保管和利用埋下隐患[6];③医院对科研人员制定了考核标准，将科研立项数、立项级别、获成果数量和级别等与个人职称晋升、岗位竞聘、评优评先挂钩。因此部分科研人员只把申报项目、写文章、报奖、评职称放在第一位，缺乏对科研项目全周期材料的归档和保密意识，不注重科研信息资料的收集、整理，或延迟甚至不交相关科研资料，因此造成档案材料的不完整、散落失控而致失密、泄密事件发生;还有部分科研人员在发表文章时，详细描述关键技术的研究过程、方法，不分场合、不分对象地谈论科研设计和初步进展、在国内外学术技术交流活动中毫无保留的详细讲述研究思路、实验设计和研究成果等等，这些都会在无意间泄露本人和单位的核心医学机密。 　　1.2  保密制度不健全
　　 医院没有建立健全有关科研档案保密管理的制度及办法，管理体系待完善，以致科研档案保密管理落实力度不够：①虽然建立了《医院科研档案管理办法》，但有关保密方面的内容编制不具体、不完善，缺乏可实施性;②没有建立科研档案查借阅分级管理制度、科研成果转化管理制度、科研档案管理人员保密工作职责以及相关的激励、监管和奖惩机制，使得科研档案保密管理不规范：科研人员未能及时、完整地提交归档材料或未能及时归还借阅的档案材料，均使重要科研信息有散落、遗失以致失密、泄密的可能;科研档案管理人员未能严格按照规章制度履行保密工作职责，工作流于形式，使得档案信息泄露，造成重要科研成果被他人复制拷贝、实验设计方案和科研数据遭到剽窃、重复发表学术论文和申报成果专利等一系列科研不端行为的发生。
　　1.3  科研档案管理人员素质有待提高
　　 医学科研档案多依据基础医学和临床医学的专业不同来进行科研信息材料的收集、整理和归档，体现其专业性特征;同时医学科研活动又是一项复杂的研究工作，一些重大的科研项目往往需要多个交叉学科和边缘学科联合攻关，因此又体现出学科交叉综合的特征;近年来，随着医学科学研究的进步，外文科研档案也逐年增多[7]。因此，医院科研档案管理对管理人员有较高的要求，除了具备较强的政治素质、档案专业知识和熟悉保密管理法律法规外，还需要掌握一定的医学专业知识、计算机信息网络知识和外语水平。然而目前，多数科研档案管理人员资历水平较低、专业知识水平不高，不能对科研资料进行完整的收集和准确的分类归档;同时在工作中缺乏积极主动性和责任感，对科研档案的保密和开放利用界限辨别不清：一方面，管理工作谨小慎微，将科研档案束之高阁，保而不用，使得大量有价值的科研档案失去其应有的价值，造成资源浪费;另一方面，又疏于对科研档案的保密管理，无时间、地点、范围限制地提供利用服务，导致大量科研信息泄露，继而损害科研人员和本单位的切身利益。上述问题的存在，均使科研档案的保密管理难以正常开展。
　　1.4  信息网络时代，保密管理防范失泄密能力较弱
　　 医院科研档案管理的信息化、数字化和利用网络化已成为档案管理的必然趋势。然而信息话、网络化是一把“双刃剑”，一方面大大提高了科研档案管理的工作效率，实现档案信息资源利用的最大化;另一方面，由于网络的开放和共享的特征，决定了网络信息的脆弱性。
　　 科研档案信息在网络上传输，容易被中介站点拦截、读取甚至受到病毒的侵袭和破坏;以计算机硬盘、软盘、磁盘、光盘等磁性材料为载体的电子文件，如不采取访问控制、数据加密等有效措施，也会导致电子文件被复制、篡改、破坏或丢失[8]。
　　2  加强医院科研档案保密管理的对策
　　 科研档案管理的最终目的是利用，以实现科研档案应有的价值;加强保密管理，确保科研档案信息的安全性和完整性，也是为了更好地提供利用服务。档案利用是目的，保密措施是手段，保密工作固然重要，但是利用价值更具有现实意义，因此两者是对立统一的辩证关系。一方面要提高医院科研档案的利用率，为医院规划决策、确保其在某些研究领域的优势地位等核心竞争力培育方面发挥重要作用;另一方面，科研档案信息又是有时间、地点、范围限制的利用，在提供利用服务时，要严格执行保密管理的规章制度，以防止档案信息的丢失和泄密，从而损害科研人员和本单位的切实利益。因此，正确处理保密和利用的关系，使科研档案真正发挥科研价值，体现经济效益和社会效益，规避科研成果外泄问题的出现，应采取合理、可行的保密管理对策，具体如下。
　　2.1  加强宣传和教育工作，增强保密管理意识
　　 对一个单位来讲，在竞争日趋激烈的环境中，谁掌握了有价值的信息、技术和管理经验，谁就能在竞争中占有优势地位，立足长远发展。如果泄密、失密，损失可能是无法估量甚至是致命的。保密宣传教育工作是筑牢思想防线的基础工作，加强保密宣传教育是做好科研档案保密管理的必要手段。因此，应重点加强对各级领导、科研档案管理人员和科研人员的保密宣传教育，如深入开展以科普科研档案保密管理法律法规常识为主要宣讲内容的宣传活动;组织学习《档案法》《保密法》《科学技术保密规定》《知识产权法》等各项规章制度;举办保密知识和失泄密案例教育讲座;观看失泄密警示教育电影等等，以此不断增强科研档案管理层和科研人员的保密自觉性和责任感，提高对档案信息失泄密的防范能力，在工作中始终保持清醒的头脑，并严格遵守科研档案保密管理的各项规章制度，以此确保在科研档案信息安全的前提下为科学研究提供有效的利用服务。
　　2.2  建立健全保密管理规章制度
　　 建立完善的科研档案保密管理规章制度会使保密管理工作的各个环节有章可循，有制可依，从而实现保密管理的标准化、规范化，它也是强化科研档案保密管理的前提和基础：①医院应依据国家《档案法》《保密法》《科学技术保密规定》《知识产权法》等法律法规建立健全适合本单位实际情况的《科研档案管理办法》《科研档案保密工作制度》《科研档案库房管理制度》《科研档案利用制度》《科研成果转化管理办法》《科研档案管理人员工作职责》等等规章制度，对档案的收集、整理、归档、保管、查借阅利用、科研成果转化等每个环节的工作流程和工作制度都做出明确规定;并且明确岗位职责，使科研档案的保密管理责任到岗、到人;②建立检查制度，不定期对科研档案保密管理的各个环節进行安全专项检查，通过检查，及时发现安全隐患并督促整改，及时堵塞失泄密渠道。③建立激励和奖惩制度，对认真履行科研档案保密管理岗位职责，工作中表现突出的人员给予绩效上的肯定，并在职称晋升、岗位竞聘、评优评先等活动中优先考虑;而对于工作中出现较大失误，以致损害科研人员和本单位切实利益的人员，则给予通报批评及相应的处罚，以此提高科研档案管理层和科研人员的积极性、敬畏心和责任感。④建立科研诚信制度，将其与保密管理制度相结合，以此规范学术道德和学术行为，防止因伪造、篡改他人科研数据、抄袭科研设计方案和内容、剽窃他人学术成果等一系列科研不端行为的发生。⑤制定合作协议制度：在与国内外其他机构科研人员开展合作研究时，务必签署科研合作协议，以此规范双方的合作行为。协议中应就项目成果，如论文、论著、专利、关键核心技术，以及由此带来的经济效益和社会效益等确定各自享有比例，并在协议中就应属保密的研究内容、数据和成果等明确双方的保密义务和责任，以此防范失泄密事件的发生[9]。 　　2.3  提升科研档案管理人员的保密素质
　　 完善的保密规章制度最终落实到人员的执行上。医院科研档案管理人员是科研档案保密与利用管理的执行者和主要参与者，对档案材料的安全性与完整性负有直接的责任，同时对科研档案利用工作的效率和效果也有直接的影响。因此，科研档案管理人员要不断提升自身的政治素质和业务素质：在工作中，要始终保持正确的政治方向，树立全心全意服务的政治态度，要具备较强的事业心、责任感、较强的保密意识和严谨细致的工作作风;要加强对业务管理新知识、新理论、新技术的学习，除具备档案学、管理学方面的知识，还需要掌握一定的医学方面知识、计算机信息网络知识和一定级别的外语;科研档案管理人员只有不断提升自身的保密素质，才能坚持“在保密的前提下开展利用”“在利用的基础上加以保密”的工作方针，做到保、用结合[10]，正确处理好保密和利用的关系，更好地识别和防范失泄密事件的发生，从而实现医院科研档案的合理利用和开发。
　　2.4  加强科研档案信息网络系统的保密管理
　　 医院科研档案信息化管理系统的建立，一方面节省了科研档案的存储空间，实现了科研档案信息的便捷查阅和共享利用，提高了科研档案管理人员的工作效率;另一方面也带来了一些档案信息的安全隐患，如电子文件数据丢失或被破坏、病毒侵害、黑客入侵、载体霉变等等。因此，必须重视科研电子档案的安全防护：①科研档案专用计算机只能连接单位内部的局域网，并对档案信息进行分级管理，即对访问者进行身份认证授权和存取控制权限管理，同时将访问情况形成数据日志，以了解访问者进行的所有操作，从而确保档案信息被安全、合理的利用;②做好科研电子档案数据的备份工作，若原始数据受到攻击、丢失或破坏时，可以利用备份数据，保证科研档案信息网络系统的正常运行;③可以对电子档案数据库中的重要数据进行加解密处理，一方面可以保护电子档案信息传输的安全性和保密性，另一方面可以确保电子档案不被非法阅读、篡改、窃取，防止失泄密事件发生;④对移动硬盘、U盘、磁盘、光盘等移动存储介质和打印机等设置使用权限，只有通过授权的移动存储介质和打印机才能在专用计算机之间使用;⑤安装防病毒和防火墙软件，进一步对电子档案数据和信息系统程序提供有效的保护[8]。
　　2.5  将知识产权工作纳入科研活动的全过程
　　 对医学科研活动中产生的创新成果要及时申请专利、注册商标和登记软件著作权等，科研人员和单位只有加强对创新性科研成果的保密意识，依法取得知识产权专利，才能在医学某些研究领域占有优势地位和市场主动权;另外，单位可以利用自身的研究成果建立实体经济或有偿提供给其他需求单位，合作发展，以取得经济效益和社会效益，这也是做好科研档案保密管理的一条重要途径。
　　 综上，医院科研档案是科研人员从事科学研究活动中形成的劳动结晶和智慧成果，是医院重要的科研信息资源储备形式，对于决策、规划医院发展方向及目标、不断提升医院的诊疗水平和加快医学学科的健康发展等核心竞争力培育方面均起到重要作用。因此，要重视医院科研档案的保密管理，不断完善保密管理措施，做好确保其完整性和安全性的工作，同时正确处理好保密和利用的关系，不断提高保密管理的效率和质量，从而使医院科研档案的价值得到最大限度的发挥。
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