人工智能在档案信息化管理中的应用
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摘要：在当前的档案管理过程中，由于信息化档案的应用范围越来越广，因此传统的档案管理工作也越加困难，档案的数量随着档案构建的方法越来越简单，其数量也从传统的以GB计算转变为了以TB甚至PB的量级展开计算，而这种计算完全超出了人类能够管理的极限，因此需要将人工智能加入到档案信息化管理的过程中。本文介绍了当前信息化管理中应用人工智能的必要性，并介绍了在信息化档案管理中应用人工智能技术的方式，旨在提升档案信息化管理的效率。
关键词：人工智能;档案管理;信息化
人工智能是一种先进的技术，其通过大量的学习来对自身的工作能力进行优化、延伸与拓展。将人工智能技术应用到档案信息化管理的过程中，能够大幅提升档案信息化管理的质量。但是，当前的人工智能技术的应用仍然需要有一定的要求，因此，如何最大效率地在档案信息化管理中应用人工智能技术，是当前需要解决的问题之一。
一、档案管理工作中人工智能应用的必要性
在当前时代，人工智能在图像、语音识别;文本处理;游戏博弈等诸多方面完全超越了人类，并且正在逐步占领医疗、数字管理和金融行业等现代服务业的核心地位，逐渐地渗入了人们的日常生活之中。人工智能的代表技术主要有自然语言处理、模式识别、专家系统、机器学习以及分布式人工智能等。人工智能技术是未来科技发展的主流，同时也是公共档案馆工作过程中的必要技术。档案管理工作作为企业、事业单位中必要的工作，需要顺应时代外部驱动，同时应用新技术做好档案管理做的创新与服务优化[1]。
特别是在当前的情况下，电子文档的数量出现了爆炸式的增长。当前档案信息资源的总量十分庞大且仍然呈急速增长的趋势，在当前的大数据时代之下。电子文档管理面临着极大的挑战：文档的数量越来越大、电子文件逐渐向着非结构化发展，因此，如何在数据之海中查询需要的信息，并实现科学的数据管理工作是当前档案管理工作中的重要问题。应用人工智能技术，优化各个管理环节，可以实现电子文档的智能化管理，并解决管理过程中遇到的问题与挑战。因此，在针对收集过程时，可以应用文字识别技术、图像识别技术、内容检测优化和自然语言处理等技术，加快录入文档和内容鉴定工作。因此，将人工智能技术投入到电子文档管理之中，是当前档案管理工作中解决管理困境的最有效途径之一。
二、人工智能在档案管理中的应用
（一）提升档案管理效率
根据档案信息化管理的具体要求而言，人工智能化的档案管理重点将从实体保管以及利用的方式转向以数字化档案和信息化存储的方式向用户提供档案查询和管理服务，这种技术会让档案管理工作逐渐走向规范化、数字化、网络化、社会化的发展进程。以人工智能为基础的档案信息化管理工作的主要内容是将已经数字化的档案归类、管理，统计和优化。目前，数字化档案的手机主要是利用设备扫描、数据压缩等技术将传统的纸质或是硬件存储的文件和已归档的电子档案组织成结构有序的档案信息库，并利用人工智能技术将档案中的文字、录音、影像等资料按照经过训练的方式对其进行分析和管理。近年来，随着计算机技术的发速发展，人工智能技术将自身的视觉辨认、语音分析和机器学习等方面发展到了远超人力管理能力的底部，特别是在自我学习方面，人工智能已经可以完成对视频、语音、图片等非结构化数据进行分析、识别与整理。与人力相比，其工作效率和工作时长已经完全能够取代人类，因此人工智能技术应用在数据识别和整理方面会使工作变得更为有效且更加准确，进而大大提升档案数字化管理的效率[2]。
（二）优化档案共享效率
档案信息的数字化、网络化是互联网时代下檔案管理的新要求。而且这种方式跟家方便，也能让使用者以更快、更准确的方式查找档案和资料，因此也是档案管理服务中优化服务质量的关键。在我国当前的档案的检索分类中，一般都根据《中国档案分类法》规定的类目进行档案细分，档案的使用者若是不熟悉档案的分类标准则会大幅降低档案管理的效率。在进行材料检索的过程中，人工智能技术的智能检索会在进行检索的同时考虑资料的相关性和重要性，同时还可以运用各字段加权混合索引的方式以获得更加优质的排序结果，并保证资料索引的准确性，同时人工智能检索技术还可以将相关性最高的信息列在最前端，在提高检索速度的同时提升检索的准确率。此外，人工智能线上服务还能通过语言加工系统来允许用户使用语言进行提问，并根据人工智能自身集成的推理能力来演绎答案。再加上智能检索本身具有机械学习的能力。通过对环境进行分析和模拟的方式，人工智能系统能够从环境中提取有用的信息并将其输送到学习系统之中，再利用这些信息丰富合体环保执行系统的知识库中的过时的或是错误的信息，执行系统通过推论和演算知识库中已有信息来完成检索任务，同时在完成检索的同时将最新的信息反馈给学习系统，最终实现知识的学习和认知，并通过感知用户的信息类型和信息喜好的方式来智能化地推送档案信息，从而促进档案信息查找和管理的质量与有效性。
三、结束语
总而言之，要想完成以人工智能为基础的档案信息化管理工作，就要从优化档案管理工作自身入手。通过科学化。智能化、高效化的方式，同时将有效的优化手段引入到档案管理过程中，以打破当前档案管理工作中的障碍构建完善的人工智能信息化档案管理体系，进而提升档案管理工作的质量和有效性。
参考文献：
[1]张军君.人工智能在档案管理工作中的应用进展研究[J].江苏科技信息，2019，36（07）：29-31.
[2]胡春锐，雷稚蔷.浅析人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J].黑龙江档案，2019（01）：33.
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