关于高职院校招标档案资料信息化管理的思考

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　　摘 要：随着高职院校的快速发展，高职院校的招标采购活动日益增多。在新形势下，高职院校招标档案管理工作的重要性更加突出。本文对目前高职院校招标档案管理工作中存在的问题进行了分析，对招标档案的信息化管理进行了探讨，以期提高招标档案的归档效率，为高职院校招标档案管理提供参考。
　　关键词：高职院校;招标档案管理
　　
　　1 绪论
　　随着高职院校的不断发展，以及政府对高职院校的资金投入不断提高，高职院校的招标采购活动也越来越多，逐渐成为高职院校的一项经常性的业务工作，是院校完成日常运行以及教学科研任务的基础。高职院校招标项目涉及范围广、种类多、项目杂。项目类型包括工程、设备（货物）、服务、软件等，既有基本建设、设备采购、后勤保障等大型招标项目，金额数量动辄百万，千万，甚至上亿;又有日常维修维护、办公耗材、标牌制作等金额数量较小的招标项目。高职院校招标采购的组织形式也是多种多样，资金来源多是财政拨款，采购方式包括政府采购（公开招标、邀请招标、竞争性磋商、单一来源采购、询价、竞争性谈判等）和非政府采购（比选、比价和大宗物资采购等）。政府采购中属于集中采购目录的采购项目，必须委托政府集中采购机构代理;集中采购目录外，分散采购限额标准以上的政采项目，应委托社会采购代理机构代理采购。对于集中采购目录外及采购限额标准以下的采购项目可非公开招标，部分小额采购可由院校自行组织，按校内比选或比价方式采购。在高职院校各种招标采购活动中会产生越来越多的招标档案，只有对这些招标档案的收集、更新进行现代化管理，才能促进高职院校招标采购工作的规范发展。
　　高职院校招标档案，是指在采购招标过程中形成的文字、图表、声像、电子等多种介质载体的记录，都应及时归档管理，以保证档案资料的真实性、完整性和时效性。它是对招标过程的真实反映，是对招标程序的资料体现。上级主管部门、教育部门、财政有关机关审计检查发现的大多数问题都是出在招标程序环节，而招标档案是反应招标程序符合法规的重要佐证材料，因此高职院校招标档案管理工作具有特别重要的意义，需要加以规范。招标档案管理工作有其特殊性和复杂性，是一项繁杂、细致的工作，反映高职院校招标工作的管理水平。
　　2 高职院校招标档案管理现状
　　高职院校招标活动涉及领域极为广泛，招标档案具有来源多、种类多、数量多等特点。来源有政府集中采购、社会代理机构采购、院校自行采购形成的招标档案，其中政府集中采购和社会代理机构采购的招标档案由于其专业性，整理较为规范，装订成册，形成汇编文件，问题较多的是院校自行采购形成的档案，整理难度最大，最易出现问题;类型上又分为工程、设备（货物）、服务、软件等，特点各不相同;数量上每年院校采购项目越来越多，投标文件正本副本，投标供应商多，形成资料数量越大;如采购项目需上级部门批准，像进口教研试验设备采购，还应包括进口设备采购申请、专家论证、上级批复等资料。
　　目前，各高职院校在招标档案资料收集、管理、共享、更新、标准统一等方面都存在着较多弊端。高职院校招標档案管理是一项专业性非常强的工作，要求档案人员具有较高的政治素养、较强的综合专业知识、较强的法律意识和业务水平。但由于高职院校的采购人员配备不足，多数没有专门的档案人员，实际都是采购人员兼职档案人员，多数没有相应的专业知识，没有系统地学习过招标投标法、采购法、合同法、档案法等相关法律法规，没有接受过相关培训，对招标档案归档的程序、内容都不熟悉，加之招标采购工作本身压力就大，从而导致招标档案收集归档率不高，如一些现场踏勘记录、论证资料等滞留经办人员手中，有的时间一长就丢失了。
　　另外采购人员往往侧重采购过程，大多认为招标采购中最重要的是完成招标任务，不大重视对招标采购过程中形成的原始记录、文件资料的搜集、整理、装订、保管，没有认识到原始记录、文件资料收集、归档、保存和管理的必要性，从而导致招标档案完整性较差，如对采购需求、立项审批、补充文件等资料重视不够，特别是由于人员调动，工作变化等原因，资料没有按时移交，久而久之就造成档案流失。
　　3 高职院校招标档案信息化管理
　　高职院校招标档案管理工作中存在的问题都会给以后接受上级机关和审计部门审查时造成重大影响。在审查日益严格、规范的情况下，如何对学院招标档案资料进行科学、规范管理，早已成为大家重点关注的内容。
　　3.1 招标档案资料信息化管理的内容
　　根据相关法律法规，监管部门对招标档案资料的内容都作了规定，归纳起来主要包括以下几方面的基础资料：
　　（1）立项资料：立项报告、立项批文、论证报告、采购需求申请表、预算资金审批表等，涉及申请立项的必要性、时限要求、服务需求、是否面向中小型企业、类型、数量、技术参数、预算金额及来源等内容。
　　（2）招标资料：采购委托协议、招标公告、招标文件（含补充文件或澄清文件）、标书出售记录、答疑记录和纪要、现场踏勘记录和纪要、缴纳投标保证金情况表等。
　　（3）开标资料：投标文件登记表、投标供应商签到表、开标唱标记录、投标文件（含澄清文件）、投标人不足三家的废标材料记录、评审专家抽取密封单、采购人代表委托书等。
　　（4）评审资料：评标委员会、监督人员及有关工作人员签到表、专家承诺函、评标记录及评分表、评标报告及附件、项目废标报告及处理意见、评审纪律材料、现场监控音像材料等。
　　（5）中标资料：招标结果公示、中标人确定文件（中标/成交确认函、中标通知书）、质疑答复、投诉处理材料。
　　（6）采购阶段资料：合同文本（含补充合同）、工程图纸、验收文件材料、资金支付文件及证明。
　　（7）其他资料：招标项目工作总结、其他与招标项目、过程及完成情况有关的文件材料。
　　招标档案的规范化管理，主要指上述基础资料收集、利用、管理的规范化，对招标档案进行科学分类、立卷归档、装订成册、编写总纲，使每个案卷目录一目了然，确保招标项目档案内容清晰、整理规范、查阅方便。采购部门应建立临时资料室，设专职或兼职招标档案管理员对招标资料进行归档与核查，发现问题即时通知责任人进行整改，以求资料完善，最后按年度移交学院党政办档案室留存备查。招标资料达到保存期限需要销毁的，应当依法处理。 　　3.2 招标档案资料信息化管理的措施
　　档案信息化管理是档案规范管理的发展趋势。目前电子档案储存格式缺乏统一性，由于各单位所用软件不同，各类招标电子档案的制作方式与存储方式也不同。如文字资料，有的使用Word 格式，有的使用WPS格式;图像资料，有的使用bmp格式，有的使用jpg格式，有的使用pdf格式。这些资料有些不能兼容，从而导致招标档案资料难以分享利用。因此，要进行招标档案信息化管理，就要对电子文件格式建立统一标准。
　　为使招标档案资料能在学院内部网络平台上进行交流、共享，应对数据类资料进行分析、归类，确定数据库类型，建立数据库，对数据进行入库管理;对文件类资料进行彩色扫描，规定资料分辨率和存储格式。利用学院现有的网站，在学院内部搭建招标档案资料信息交换平台，为内部用户分配用户名和密码，并根据其对不同资料所享有的不同职责，为其开放相应权限。文件资料类的扫描件通过云端存储对全院的内部用户，根据对资料的职责权限不同开放下载和上传功能，由专人负责电子档案资料的收集更新。对数据类资料建立数据库，利用ASP动态网页在网上通过登录方式对固定用户开放，并对负有更新责任的用户开放修改权，其他用户只可浏览信息。对入库管理的招标档案资料信息，可在这些数据的基础上，通过应用软件的开发，实现数据的汇总、分析，并转化成招标可直接使用的数据信息，实现数据的转化、导出等功能，还可通过报表定制，生成符合招标要求的表格，从而节约招标文件编制时间，减少差错，提高招标工作效率。
　　4 结语
　　招标档案的信息化管理可使高职院校的招标管理模式更趋科学化、合理化，减少原先管理中隐藏的种种弊端和风险因素，进一步提高各部门间信息的共享效率，使学院各项分散的资源得到优化配置和组合，为优质高职院校的建设提供更好的服务。
　　此外，在招标档案管理工作中还应注意加大对招标档案管理人员的培训力度，注意与专业档案管理部门和人员的相互沟通，相互配合;注意招标档案全生命周期管理过程中资料的搜集、整理、归档、汇编、保管、移交、利用、销毁等各方面的全流程一体化管理问题。总之，高职院校招标档案管理规范化、信息化，可提高招标档案管理水平，从而推动招标档案管理模式上的创新。
　　参考文献：
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