关于人事档案信息化网络化管理的思考
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[摘 要] 信息时代的到来，为人事档案管理的信息化、网络化发展提供了良好基础，同时也对全面改善人事档案管理效果起到了积极的促进作用。在全新时代背景下，如何有效实现人事档案的信息化和网络化管理，已然成为政府部门、企业、组织等共同关注的问题。文章简单介绍认识档案管理及其情况，分析实现其信息化和网络化管理的积极意义，并就相应实现策略进行探讨。
[关键词] 人事档案管理 信息化 网络化
中图分类号：G271 文献标志码：A
在信息时代，人事档案管理的信息化及网络化发展已经是大势所趋，政府部门、企业、组织等也在积极探索其实现路径。因此，相关人员必须要思考人事档案信息化网络化管理的具体方法，实现管理效率的提升。
一、人事档案管理概述
所谓人事档案，就是指记录个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考作用，并且与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密挂钩。不管是政府部门、企业，还是各种组织，都对人事档案管理十分重视。只有在良好的管理下，人事档案才能充分发挥其作用，对个人进行客观评价与正确认识，从而为人事管理工作提供基础依据[1]。长期以来，人事档案都是以纸质文件的形式进行管理。这种管理形式不但需要占据较大空间，其存放、管理与整理所需要投入的人力与物力也十分巨大，并且存在管理困难、易出错的问题。与此同时，纸质人事档案还容易遭到损毁与破坏，对保管条件及技术有着较高要求。而且不管是在信息更新还是利用方面，纸质人事档案管理都存在明显滞后性，与当前高质高效的人事档案管理要求存在矛盾。综合来看，纸质人事档案已经不再适用，需要尽快促进其信息化、网络化发展。
二、人事档案信息化和网络化管理的积极意义
（一）解决纸质档案管理问题
在实现信息化和网络化管理后，纸质人事档案管理中存在的问题将迎刃而解。首先，档案信息化管理不需要占据大量空间，只需要计算机及服务器就能存储大量档案信息，能够有效节省纸质档案管理的库房、阅档室、整理操作间等，减少管理成本。其次，信息化管理对环境的敏感程度更低，不用担心温度、湿度、虫害等对档案造成的损害及破坏，档案保护成本投入更低，相应管理条件及技术准备也更简单[2]。另外，人事档案信息化管理能够节省大量人手，只需少量管理人员即能应对大量档案管理需求，这是传统纸质档案不可比拟的优势。最后，信息化管理意味着信息更新及利用速度更快，同时也能有效避免信息利用过程中人为因素造成的偏差，解决纸质档案信息利用滞后严重的问题。
（二）全面提高管理服务水平
人事档案管理是为人事管理、行政管理等而服务的，而信息化和网络化能够全面提高其管理服务水平。首先，档案信息的输入与更改更加便捷，管理人员只需要通过终端输入信息即可，无需再通过手工方式进行缓慢记载，也能避免手工记载所导致的缺档、断档的问题，更好地为人事管理服务。其次，人事档案中包含大量信息，其处理一直都是档案管理的难点所在。而在信息技术的支持下，档案信息处理更加快速、准确，同时还具有极强的连续性，对管理质量及效率的提升作用都较为明显。最后，信息技术背景下的人事档案管理具有搜索查询功能，只要输入查询信息，就能立刻在大量档案信息中搜索出相关内容，大大提高了信息处理效率。尤其是在绩效管理等方面，搜索查询功能能够为其提供全面而准确的依据支持。
（三）加强档案保护，保证档案真实性
一直以来，档案保护都是人事档案管理的重要目标和任务。在传统纸质档案管理模式下，档案保护需要从纸质文件自身以及档案内容的真实性、安全性等两方面展开。而在实现信息化和网络化管理后，人事档案管理无须再考虑文件自身的安全性，更加注重于对档案内容的保护。首先，通过信息技术能够对电子档案信息进行加密，从而在档案传递的过程中有效保护个人隐私，同时防止不法人员盗取个人信息，能够有效强化档案保护。其次，电子档案在保存、使用过程中不会出现纸质文件一样的丢失、损坏、缺损问题，能够充分确保档案内容足够完整，保障档案真实性[3]。最后，信息化及网络化的档案管理模式，具有痕迹处理功能，即人事档案处理痕迹都会被完整记录，进而能够为人事管理纠纷的解决提供基础依据，更能有效强化对档案管理的监督，保护档案真实性。
三、推动人事档案管理信息化和网络化发展的策略
（一）加强信息基础建设
人事档案管理信息化和网络化发展需要以良好的信息基础为根基。对此，必须要加强信息基础建设，着重从硬件层面及软件层面两方面打好信息化发展根基。首先，应当根据信息化发展基本需求，投入足够资金配备信息基础设备，包括计算机、打印机等等，从硬件层面做好信息化发展准备。其次，还需要构建人事档案管理信息系统，該系统应当能够充分实现人事档案管理的基础功能与深度功能。其中，档案输入与更改、内容检索查询、档案数据处理等功能是该系统必须实现的重要功能。然后，应当构建人事档案管理信息平台，分别给予平台管理员、档案管理员及用户不同的权限，让平台管理员能够从平台底层对整体个平台运行状况进行管理，档案管理员则能够对档案内容进行增删、修改和处理，用户则能在自身全县范围内检索、查询和处理档案。最后，还需要加强人事档案资源共享，将管理平台与局域网相连，确保档案资源能够被相应部门充分利用。
（二）健全人事档案信息化及网络化管理体系
在人事档案信息化及网络化管理模式下，需要有系统、健全、完善的管理体系做基础，确保管理工作能够在信息网络环境下正常、有序、高效开展。首先，必须要对人事档案管理机构进行改革与优化，结合实际情况，设置相应的档案管理部门，并给予其信息化管理权限与档案管理职责，确保档案管理相关部门与岗位设置科学合理。其次，需要加强管理制度的改革完善。在信息化环境下，人事档案管理与传统管理模式相比有着翻天覆地的变化，传统管理制度自然难以为档案信息化管理提供合理标准与规范。对此，各政府部门、企业、组织应当根据自身实际情况，积极借鉴世界范围内先进经验，对现有管理制度进行创新改革。在这个过程中，一定要优先考虑信息化与网络化管理的特性，强化制度与实际档案管理工作之间的契合性。其中，人事档案管理流程、标准、内容、职责等都需要在制度中得以充分体现，从各个层面保障信息化及网络化管理工作的有序开展。
（三）培养高素质信息化管理团队
人事档案管理的信息化及网络化发展，对管理人员的综合素质提出了更高要求。首先，必须要提高档案管理人员的信息素养。加强对档案管理人员的信息技术培养，确保其掌握一定的计算机信息技术知识，不但要能够通过信息化操作管理档案，更需要具备一定的网络安全防护知识。其次，应当进一步提升管理人员专业素养，提高其档案管理水平，使其能够在信息化环境下更加科学地开展工作。最后，应当以培养高素质信息化档案管理团队为目标，尽量提高管理团队的计算机信息技术水平与管理专业水平。
（四）构建数据库，强化动态化管理
数据库能够大幅提升人事档案管理系统的信息处理能力，在信息存储、检索、查询、统计、表格生成、分析等方面均有着巨大优势。对此，各政府部门、企业、组织在应用信息化人事档案管理模式时，应当尽量构建一个完善的全文数据库。与此同时，还需要加强档案信息的动态化管理，在档案信息发生变动时，及时对其进行处理，确保档案信息与实际情况始终一致。只有这样，才能充分避免档案信息出错，进一步提升人事档案可使用价值。
（五）强化安全保护，加大监管力度
人事档案管理的信息化和网络化发展，固然使得档案管理避免了纸质文件保存、使用中的各种损害可能，但也带来了巨大的网络安全风险。通过构建人事档案管理系统管理制度，要求管理人员依照规范进行操作，做好档案信息数据的备份工作，能够有效降低档案信息受到损毁破坏的情况。
四、结语
人事档案管理的信息化及网络化发展是大势所趋，各政府部门、企业、组织应当积极推动管理工作的信息化发展。在这个过程中，需要加强信息基础建设，健全档案管理体系，培养高素质信息化管理团队，加强动态化管理，加强网络安全防护，从各个层面保障人事档案信息化管理的有效实现。
参考文献：
[1]李晓玲.对人事档案管理的信息化网络化的相关思考[J].办公室业务，2013（3）.
[2]李丹娜.浅谈人事档案信息化管理[ J ] .科技资讯， 2014（5）：211- 212.
[3]董傲楠.人事档案信息化管理必然趋势[J].卷宗，2017（16）.
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