试论“互联网+”时代事业单位档案管理创新
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作者:解美丽
摘 要：“互联网+”时代对社会各行各业都产生了深远影响。事业单位档案管理工作中，应用信息化手段，已经成为一种必然趋势。运用信息化档案管理方法，能够提高事业单位档案管理工作效率，促进信息资源共享，进而提高事业单位整体的信息化水平，更好的实现公共服务职能。
关键词：互联网+ 事业单位 档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）07（a）-0179-02
信息化技术手段的应用，已经极大的改变了事业单位的办公模式。充分运用信息化技术进行档案管理创新，不但可以提高事业单位信息化水平，同时也能够提高信息资源的利用效率，进而提高事业单位的公共服务职能。本文通过对事业单位档案管理工作中存在问题的分析，深入探索和研究解决办法，从而使事业单位档案管理工作能够有效开展。
1 信息化档案管理的内涵
信息化档案是区别于传统纸质档案的一种档案记录形式。信息化档案是以电子数据形式，储存于信息化媒介中的。信息化档案的使用，避免了传统档案分类检索时间长，档案保管易出现丢失、损毁，档案存储占用大量空间，档案查询无法快速传递等问题，还解决了传统档案无法被多个使用部门共享的问题。而在“互联网+”背景下，信息技术在事业单位档案管理工作中广泛使用，实现了档案信息的安全存儲，并提高了档案管理和使用效率。
2 “互联网+”时代事业单位档案管理创新的意义
2.1 实现档案信息资源共享
信息化档案管理创新能够在事业单位管理中实现资源共享。通过互联网的数据传输功能，能够及时地将档案数据进行提交、报送、传递、浏览、下载。信息化档案数据可以通过自动化办公系统实现数据的分类存储，实现了传统档案管理向信息化档案管理的转化[1]。不同使用部门不再依靠传统的借阅、抄录等方式进行档案信息查询，通过互联网技术，使各使用者可以实现同时间、不同地点对档案数据的使用要求，避免了原始档案每次只能满足单一使用者需要的弊端。
2.2 提高档案管理工作效率
通过信息化档案管理模式，可以有效的减少档案管理人员的工作量，降低传统人工管理中易出错等问题。通过信息化档案管理平台，实现了档案信息的智能化收集和自动检索，为档案管理工作节约了大量时间。通过信息化档案管理平台，管理工作均通过计算机程序处理，有效的避免了档案信息存在差错情况。电子档案的归档工作也不再需要人工完成，而是通过信息化技术进行不同种类档案的存储分类，极大的方便了管理者对档案的有效管理。
3 事业单位档案管理中出现的问题
3.1 信息化管理水平较低
由于事业单位的发展，使得电子档案文件数量增多，传统的档案管理模式无法适应这种新形式的档案管理内容。虽然事业单位也通过扫描等技术，提高电子档案的处理速度，但这远远不能达到信息化档案管理的需要[2]。目前的扫描技术仍然需要人工进行，速度慢、效率低。信息化管理在事业单位中贯彻程度仍然较低，不利于信息化管理工作的切实开展。一些单位的信息化档案管理工作没有得到重视，信息化档案管理机制建设不完善，没有专门的管理制度保障，使得信息化管理水平较低。
3.2 信息化管理风险性高
互联网给档案管理工作带来便利的同时，也不能忽视其存在的风险因素。如果不能够有效应对互联网给管理工作带来的风险，将严重影响事业单位的档案管理安全。例如，用于存储电子档案的计算机媒介，在网络环境中易遭受电脑病毒的感染以及黑客等的入侵，从而导致电子档案被损害或者被盗取，严重威胁事业单位的档案安全。由于一部分事业单位的档案带有保密性质，一但数据泄露，将给国家造成无法挽回的损失[3]。部分档案管理人员安全意识薄弱，信息化技术水平较低，也给事业单位档案管理的安全造成了一定的影响。
3.3 信息资源利用率低
事业单位档案是一项重要的资源，可以为事业单位的决策工作提供信息数据支持，也能够帮助事业单位进行工作情况的归纳和总结，进而积累工作经验。目前很多事业单位没有充分重视起档案信息资源的利用，降低了档案的价值，不利于事业单位的进步和发展。
4 “互联网+”时代事业单位档案管理创新的途径
4.1 加强事业单位档案管理数字化进程
事业单位对于传统档案的管理，主要是通过设立专门的档案室，将纸质档案分类保存。在传统档案的收集、归纳、整理、保存、检索等过程，都是通过档案管理员人工操作完成，影响了档案管理的效率。在“互联网+”时代，充分运用信息化的技术手段，创新事业单位的档案管理模式，从而使信息化档案管理系统能够真正发挥其作用。事业单位可以与专业化的信息技术企业建立合作关系，通过专业化的电子信息服务，增进档案管理的数字化进程。利用专业的技术服务和数据支持，完善自身的信息化档案管理平台建设，通过购买专业的扫描软件和设备，进行传统档案的批量扫描，高效地将纸质数据转化为电子数据。在档案管理中，设置合理的记录方式，将电子数据形成的每一个环节进行记录，并将纸质档案与电子档案相关联，实现信息化档案的线上和线下同步管理。
4.2 做好信息化档案管理的安全保障
事业单位档案管理工作，要时刻注重信息化档案的安全保障。首先，要对单位的网络环境进行实时监控和保护。运用专业的防火墙技术保证网络不被恶意攻击，使用功能全面的专业杀毒软件定期对计算机等设备进行病毒查杀，以保证数据不被感染损坏。电子数据文件要及时进行备份，避免数据丢失。其次，要限制信息化档案管理平台的访问权限。建立严格的管理流程和制度，设置档案管理专人专岗，保证电子档案管理的严谨性和独立性。对于档案使用部门的使用，要严格审批授权机制，避免信息化档案系统被非法访问，从而保证系统的安全性。最后，建立访问记录机制。用户登录到信息化档案系统的时间、地点、使用的设备号以及进行的操作，都要在系统内进行留痕登记，帮助档案管理人员进行事后追踪。
4.3 构建信息化档案数据库
事业单位应加强对档案信息的利用率，通过信息化档案管理平台，实现档案数据管理的科学化使用。通过不断加大信息化软件及硬件的投入，利用先进的信息化手段，加强事业单位档案管理创新。通过对档案信息数据库的建立，可以实现档案信息的集中统一管理，从而实现信息资源的整合利用。数据库信息要随着档案信息的变更进行及时更新，保证数据资源的精确性。数据库要以满足使用为前提，为满足公共服务功能，设置专门的应用模块，便于公共领域的信息查询。例如，政府所属事业单位，承担着重要的公共服务职能，如医疗保险管理机构等，其信息数据库就要将公用信息与政务信息相结合，实现电子数据的广泛、有效应用，从而增强信息资源的利用率。
5 结语
“互联网+”环境背景下，事业单位档案管理必然会受到信息化进程的影响。通过信息化技术的普遍应用，使事业单位档案管理工作有了长足的进步与发展。同时也要重视其中存在的问题，通过不断加强档案管理的数字化进程、完善电子档案的安全化管理途径、构建综合信息化数据库，使事业单位的档案管理能够实现效率化，电子档案的存储和使用安全化，档案信息资源的应用更加广泛化，从而提高事业单位档案管理工作的科学化发展。
参考文献
[1] 孙靖靖.“互联网+党建”视域下高校档案管理策略研究[J].兰台世界，2019（5）：67-69.
[2] 迟永生.“互联网+”时代档案管理特征及创新策略[J].牡丹江教育学院学报，2019（4）：79-80.
[3] 唐越.“互联网+”时代档案数据管理面临的机遇与挑战[J].办公室业务，2019（8）：121.
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