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新形势下事业单位办公室档案管理创新

作者:未知

  摘要:随着我国社会发展速度的不断加快,事业单位对于各方面的管理标准也在不断提高。在新时期,管理工作需要进行不断的发展和革新,同时积极采用各类信息化技术。针对办公室档案管理工作而言,除了需要对档案管理的软件与硬件设施进行优化外,还应该不断引进新型信息设备,以便于节约人力资源,进一步提高工作效率。基于此,本文主要对新形势下我国事业单位办公室档案管理创新进行具体的分析,希望可以为相关领域提供一些参考意见。
  关键词:新形势;事业单位;办公室;档案管理;创新
  中图分类号:G271 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2019)018-0068-01
  对于事业单位来说,通过档案资料可以查阅到事业单位内部的各类信息资源,这对于事业单位而言有着非常重要的现实意义。档案管理工作可以对事业单位在未来一段时间的发展产生较大的影响,因此,必须要对档案管理工作进行不断的发展和创新,从而为事业单位的发展提供良好的助力。档案管理的创新,除了需要先进管理思想的支持外,还需要应用新型管理技术,这样才可以保障档案管理工作高质高效的完成,促使事业单位向着良性方向不断发展。
  一、事业单位办公室档案管理存在的不足之处
  影响事业单位发展的相关因素比较复杂,其中,办公室档案工作也是重要的影响因素之一。档案的建立具有很多效用,除了可以帮助单位员工做出准确的决策外,还可以为其提供需要的信息资料。同时员工也可以查阅相关资料,了解过往工作经验,对当前工作进行更好的把握。除了上述内容之外,档案管理还可以为不同部门之间的协调和沟通提供便捷,有效的完成信息资料的传输和应用。但是从当前的现实情况来看,档案管理还存在着许多不足之处,必须要进行发展和创新,从而进一步提高事业单位的工作质量和效率。
  1.信息化建设比较落后
  在新形势下,我国信息化技术已经广泛的应用于社会诸多领域当中,大部分传统纸质档案已经成功的被电子文档所代替。但是我国仍有部分事业单位应用传统档案管理方法,这样不仅会造成档案收集十分繁琐且耗费较长的时间,还会使整理工作变得非常复杂。另外,还有部分信息化档案管理只停留于表层,并没有有效的应用信息化技术于实际档案管理中,无法为具体工作提供准确的动态信息。
  2.专职人员十分匮乏
  现阶段,我国许多事业单位负责档案管理的职工都是兼职,或者只是临时被调配负责该项工作。这部分员工在进行档案管理时工作缺乏条理性,并且经常出现疏忽,最关键的是由于专业素质不过关,所以对于电子设备的操作流程了解较少,无法快速有效的完成档案整理等。而且由于档案管理员工的流动性较大,所以也存在着一定的信息泄露隐患。
  3.缺乏良好的档案管理意识
  许多事业单位缺乏对档案管理工作的重视,而且资金投入也十分有限,使得档案管理工作的效率和整体水平都比较低下,事业单位的相关人员本身缺乏良好的管理意识,从而造成档案管理工作不到位等一系列问题。
  二、新形势下事业单位办公室档案管理创新
  1.加强对信息化技术的有效应用
  近年来,我国科技水平一直保持着良好的发展趋势,信息化技术也开始有效的应用不同的领域,而在档案管理工作中应用信息化技术,则可以更好的满足新形势下事业单位的发展需求。在当前时期,我国事业单位对于信息传递的效率有着较高的要求,信息化档案管理是时代发展的必然趋势。通过信息化技术和相关设备,除了可以完成图文转化、信息修改等工作,还可以利用打印技术将纸质档案和电子文档一起进行保存。另外,档案管理人员之间也能够利用信息化设备实现资料共享,增进决策的有效性。
  2.提高档案管理人员的专业素质和业务水平
  档案管理水平和效率会对事业单位的发展、实际工作情况等多方面产生重要的影响,为了有效的完成办公室档案管理,必须要着重提高管理人员的专业素质和业务水平。由于档案管理工作比较繁杂,所以对于相关工作人员也有着比较多的要求,事业单位除了要组织各种学习和培训外,还应该加强对员工综合能力的培养,确保管理队伍具有良好的专业水平。单位也可以采取“老带新”的方法,让单位内经验丰富的老员工带领新员工学习档案管理工作的相关内容,从而使员工更好的适应工作。
  3.不断完善档案管理制度
  确立档案管理制度时需要注意,制度建设需要保障具有良好的科学性和现实性,同时还应该结合本单位的实际情况以及对档案管理的具體要求进行设置。另外,制度的设立还应该保障具有一定的可操作性,在实际应用过程中能够发挥出指导和约束作用。但是在此过程还应该注意,制度的设立不仅仅是对职工的要求,还应该有效的约束单位上级和领导的工作行为,保障制度的平等性。最后,还需要确保档案管理制度的公平性,有功即赏、有过则要罚。
  三、档案管理创新的意义
  近年来,我国社会信息化发展速度越来越快,为了在时代的发展浪潮中站稳脚步,事业单位也同样需要加强对信息化技术的应用,并且对传统管理思想进行积极革新。促使档案管理工作向着信息化方向发展,除了可以提高传统人力工作的效率外,还能够避免应用纸质档案麻烦、复杂的一系列问题。因此,对档案管理进行创新发展是当今社会的时代要求,也是必然趋势。档案管理对于事业单位而言是其非常关键的组成部分之一,该项工作的顺利开展有利于促进事业单位积极健康的向前发展。因此,必须要对档案管理进行科学合理的创新发展,在其发展过程中要不断融入新思想、先进的信息化技术等,从而进一步推动办公室档案管理的革新,为档案管理工作的有效落实奠定良好的基础。
  四、结语
  综上所述,对于我国事业单位而言,办公室档案管理会对其未来发展产生较大的影响,事业单位为了实现积极良性的发展,必须要对传统档案管理工作进行不断的发展和革新。在新时期,为了更好的满足社会发展要求,促使事业单位各方面工作质量的提升,档案管理需要加强对信息化技术的有效应用,同时还应该切实提高工作人员的专业水平,对档案管理制度进行科学合理的调整和完善,保障管理工作的顺利落实。
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