管理自我效能在教学秘书工作的应用探析

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　　摘   要：职业教育改革需要“双师型”教师队伍，也离不开一支高素质的管理队伍。作为基层教学管理实践者，教学秘书工作是教学管理有序运行的保障。本文基于三元交互理论探讨环境、内在因素和行为间的决定作用，进而引入班杜拉管理自我效能理论，从认知、动机、情感及选择过程分析管理自我效能对工作行为的作用机制，具化到教学秘书工作实践，以期提升工作行为和绩效。
　　关键词：教学秘书  管理自我效能  应用
　　中图分类号：G642                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）11（a）-0231-03
　　Absrtact： Vocational education reform needs “double-qualified” teachers and a high-quality management team. As a practitioner of teaching management at the grass-roots level， teaching secretarial work is the guarantee of the orderly operation of teaching management. Based on the ternary interaction theory， this paper explores the decisive role among environment， internal factors and behavior， and then introduces Bandura's management self-efficacy theory. It analyses the mechanism of management self-efficacy on work behavior from the cognitive， motivational， emotional and choice process， and embodies it in the teaching secretary's work practice in order to improve work behavior and performance.
　　Key Words： Teaching secretary; Management self-efficacy; Work behavior
　　隨着国家职业教育改革的深化，2019年试点院校开始面向社会人员招生，根据《江苏省高等职业院校面向社会人员开展全日制学历教育试行办法》要求，高职院校将创新教学组织方式，推行工学交替和弹性学制，积极开展“1+X”证书试点，根据学分互认协议或认定办法进行学分认定与置换。按照“标准不降、模式多元”原则，需建立健全政策制度，加强教学管理，进一步提升教学质量。在此背景下，作为教学活动的具体执行者、沟通者和服务者，教学秘书需适应管理制度改革、服务对象增加类型多元的形势，加强职业认同，强化服务意识，提升角色定位和工作质量。
　　然而，很多研究表明教学秘书队伍存在人员配备不足，专业不对口，工作强度大，职业发展局限，科研环境差等现象，在一定程度上缺乏职业认同感、职业发展空间窄、职业意志低、流失率高等职业倦怠[2]，与岗位要求相比差距较大。考虑到教学秘书工作是保证教学运行的基础，探索影响其工作行为的因素、有针对性地干预具有重要的现实意义。
　　1  研究回顾
　　通过对近20年来主题为教务秘书的文献检索，发现研究主要围绕工作内容与特点、现状的不足分析、能力素质要求及对策建议。对工作质量提升的对策建议主要基于工作要求及现实差距，有从组织层面谈学校重视、加强培养培训、激励措施、提供自我实现的机会等，亦有从个体层面谈加强心理素质、提高业务素养、培养创新意识、加强服务意识、信息化科学管理等。从教学秘书个体来看，在明晰岗位职责认知上，如何将学校、二级学院、师生服务等外部要求内化成自我要求，不断将认知转变为行动的研究缺乏。基于此，本研究考察教学秘书岗位要求与工作绩效的关系。
　　岗位要求等外部环境变量通过哪些内部心理变量影响工作绩效呢？教学秘书的角色定位是管理者、协调者和服务者，管理自我效能是指管理者对自己实现管理领域内有关行为目标所需能力的信念，它对个体行为选择、目标设置、完成任务的努力程度、坚定程度和紧张程度有深远的影响，是驱动绩效的可靠指标[1]。管理自我效能与教学管理领域联系起来，形成了教学秘书的管理自我效能。有研究表明，教学秘书工作内容繁重导致自我效能感降低[2];教学秘书自我效能感不足影响因素有客观工作环境、角色定位不清、主观认识不到位、经历体验不足等，提高策略有营造工作环境和不断深化自我[3];从体验亲历经验、观察替代经验、加强语言说服、注重生理调节、合理归因、更新知识等自我效能信息来源阐述提高教学秘书自我效能感，防止职业枯竭[4]。据此，本研究认为教学秘书管理自我效能在岗位要求与工作绩效间起中介作用。
　　而管理自我效能作用于主体行为的中介机制有四个，即认知过程、动机过程、选择过程和情感过程，认知、动机、选择和情感都是主体内在因素的体现[1]。从班杜拉三元交互理论来看，人的行为、内在因素和环境相互作用、相互决定（见图1）。环境因素和个体内部因素通过四种信息渠道和信息认知加工影响自我效能形成，直接或通过中介因素影响个体工作行为和绩效，再形成新的效能信息，进一步塑造自我效能（见图2）。 　　综上所述，本研究在三元交互理论指导下，从管理自我效能视角，阐述内在因素对工作行为的决定作用、工作行为对内在因素的决定作用，并具化到教学秘书工作中，同时通过管理自我效能的作用机制分析，为改善管理工作行为和提高工作绩效提供帮助。
　　2  管理自我效能的作用机制在教学秘书工作中的具化
　　管理自我效能通过四个中介机制对管理者行为协同发挥作用，在遇到挑战性管理情境或潜在威胁性事件时，管理自我效能高的个体会表现为如下特征：认知方面，将注意力和努力集中在情境要求上，由潜在困难或障碍产生更强的意志和努力;动机方面，会积极寻求最佳解决方案，以更大的努力迎接挑战;选择方面，把情境看成机会，关注机会，认为有能力克服工作任务中遇到的阻力，不回避挑战性工作，工作任务选择范围广;情感方面，认为有能力处理潜在威胁性实践，不会显示出焦虑唤醒。管理自我效能与管理工作绩效的相关系数为0.38，是影响管理工作绩效的重要变量，而工作行为绩效会继续提高自我效能[1]。結合班杜拉自我效能、管理自我效能、教学秘书的岗位要求及工作经历，本研究将着重分析教学秘书管理自我效能对工作行为的作用机制。
　　2.1 管理自我效能经由认知过程对工作行为的影响
　　2.1.1 目标设定方面
　　没有目标作为衡量绩效的标准，就很难判断行为效果并提供动力，加强自我效能。通常根据工作需要执行的目标是指定目标，指定目标有挑战性，对高绩效有积极作用，而个人自我效能不同，自我设置目标和组织承诺也会不同。当两种目标一致时产生高效能、高绩效，而不一致时，会导致认知冲突、低绩效和低效能。随着工作的推进和经验积累，教学秘书历经新手——胜任——熟练——专家四个阶段，在不同阶段，通过预先思维明确掌握性目标，设定邻近发展区域的目标，与指定目标间的差距积极寻求外部支持和协调，逐步提升自我效能。
　　作为教学秘书，基本目标是按时保质完成各项工作，二级学院教务工作是学校职能部门与专业教学工作的枢纽，学期周期内要统筹安排教学活动的计划、开展及考核等，工作繁杂琐碎，环节缺一不可，均是教学活动有序实施的基础保障;中阶目标是日常工作的管理设计，教务工作本质是管理，发挥计划、组织、领导、控制的功能，四个环节的连续运行是教学高效运行工作流程的优化设计、灵活变通，以解决问题为导向开展工作，而不是界限分明地区分工作职责，对于项目式工作，可用PDCA检验完善，在下一个周期实施前设置更高的起点;高阶目标是紧跟职教改革动向，及时转变工作理念，从解决问题到事前控制，掌握工作主动控制权，设计工作方式，减少问题发生几率，主要精力由事务性向非结构性工作转移，如师生竞赛培育、双创竞赛、教学成果培育的外在环境等。
　　2.1.2 认知建构方面
　　自我效能促进有效行动的认知建构，而有效活动过程的认知重演会强化自我效能。工作任务的内外部环境变化后，原有认知结构中的可利用、可辨别、可持续的变量同化或顺应以达到新的平衡，建构新的结构。教学改革带来管理变革的新情境，要求教学秘书对现行工作内容进行全面梳理，做好项目与事务的精确分类，构建工作框架图或树形结构图，在框架内分析解决问题并系统学习，发展熟练技能，类化新情境新问题，建立过去、现在与未来的连接，避免机械性重复性无效工作，灵活处理转换情境，在不同工作任务中实现迁移，并完善优化持续改进。
　　2.1.3 推理性思维
　　推理性思维有助于预测不同行为过程的结果，形成对影响工作的因素的控制方法，并以行动的实际结果来检验修正。同一因素可能有多种效应，而同一效应又由多种因素引起。以专转本自主招生推荐工作任务为例，选取时间因素来分析不同推理形成的行为绩效和自我效能。学校推荐要求按专业前四学期的综合排名测算符合基本条件的学生报名双向选择，推荐时间是第五学期末，二级学院可把测算时间点设置为第五学期末、第四学期末和每学期末三种，经推理预测不同时间点的正向引导、调节、激励作用不同，高自我效能者会倾向于每学期末测算，产生高绩效，进而提高自我效能和工作积极性。
　　2.1.4 问题解决策略
　　高自我效能者对不同问题、不同阶段的同一问题采取不同策略和解决方法，具体问题具体分析，抓住主要原因和关键点，获得更高工作绩效和效率，进而又促进策略的熟练使用。教学秘书的工作通常按教学管理进程开展，服务对象是二级学院师生，需求众多，而因协调沟通容易导致工作时间碎片化，成效不明显，问题和难点是如何保证服务效果又兼顾个人工作计划的实施，可将工作内容归类重构为重复性较强的工作和创造性的工作。高频重复性工作，所需技能较低，替代性较高，例如证书打印、数据处理、文档整理等，简单重复操作效率低、自我效能低，但熟练使用office软件功能，如合并邮件、vlookup、数据透视表、路径等高效保质完成工作，自我效能高;低频重复性工作，时间间隔长容易遗忘导致反复沟通，如教学系统操作易错点，可针对性录屏，保存更新共享信息化资源，降低沟通成本;创造性工作与重复性工作没有明确的划分，不断发现问题、分析问题、改善改进工具方法就是创造，提升工作绩效和自我效能。
　　2.2 管理自我效能经由动机过程对工作行为的影响
　　心理学动机理论有三种认知性动机：归因理论中的因果归因、期望价值理论中的结果预期、目标理论中的认知目标[1]。因果归因是自我效能的信息来源，调节自我效能而影响行为;期望价值理论中动机强度受特定行为产生结果及其价值预期的联合控制，自我效能感强的活动，能获得有价值的结果，增强活动动机，效能感低使结果预期失去激发潜力的作用，以自我效能→结果预期和价值→动机强度→行为的机制运行;以自我效能为基础选择设置自我目标，影响付出努力程度和坚持时间，明确有挑战性的目标会提高行为动机。
　　工作结果预期和目标是否有价值，取决于教学秘书的个人需求，在需求基础上产生动机。教学秘书的本质是管理和服务，提高业务能力和自我要求、加强自我学习和研究改进，优化管理理念和方法，工作绩效就高。工作管理与生活、人际关系管理的内在逻辑是相通的，其技能迁移至生活管理，提高生活质量和工作生活的平衡，两者相互联系作用增强工作的内部动机和主观能动性。
　　2.3 管理自我效能经由情感过程对工作行为的影响
　　教学秘书工作对象涉及教务处、学院领导及师生等，教育教学改革带来新工作要求引起个别师生在具体工作情境中的负面情绪，管理高效能者积极关注内容，控制外部情绪影响，并通过合理解决改变环境，降低工作对象焦虑情绪，提高双方的行为效率。
　　2.4 管理自我效能经由选择过程对工作行为的影响
　　选择过程的作用不同于认知、动机和情感过程，它直接根据个体效能决定是否选择某些行为过程，选择了具体的活动后才会产生动机、策略、情感等。高效能者判断有能力应对时，会选择挑战性高的活动，工作任务选择范围广，低者倾向于回避限制岗位和工作选择。教学秘书工作任务有日常事务处理和教学辅助决策，显示出一定的选择性：低效能者往往身陷日常事务，忽视辅助决策，高效能者则把辅助决策摆在工作的重要地位，在前述三种过程共同作用下提高日常教务管理工作绩效，围绕领导决策活动落实新的工作任务，积累技能和经验，进而全面提高工作绩效。
　　参考文献
　　[1] 郭本禹.自我效能理论及其应用[M].上海：上海教育出版社，2008.
　　[2] 洪丽平.高等学校教学秘书的职业倦怠及对策研究[J].黎明职业大学学报，2015（12）：71-72.
　　[3] 胡青莲.论独立学院教学秘书自我效能感及提高[J].现代阅读，2013（5）：16-17.
　　[4] 潘学红.高校教学秘书的自我效能感与职业枯竭[J].大学教育，2012（5）：52-54.
　　[5] 马捷，贾荟珍.自我效能视角下阅读推广三元交互模型构建[J].图书与情报，2019（2）：46-56.
　　[6] 段朝辉，洪建中.网络视频课程中师生交互与大学生网络学习绩效的关系[J].心理发展与教育，2019（35）：184-191.
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