高等学校科研秘书工作的若干思考

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　　摘 要 科研秘书是连接学校科研部与学院的桥梁，是学院领导了解和管理本院教师科研状况的主要途径。科研秘书对教师和学校的科研发展起着不可忽视的作用。本文就科研秘书的工作职责、素质要求以及科研秘书工作中经常遇到的问题进行了总结与思考。
　　关键词 科研秘书 工作职责 素质要求
　　中图分类号：G451.8 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.03.009
　　Abstract Scientific research secretary is the bridge between the scientific research department and the college， and is the main way for the college leaders to understand and manage the scientific research situation of the teachers in the college. Scientific research secretaries play an important role in the development of teachers' and schools' scientific research and development. This paper summarizes and considers the responsibilities， quality requirements and problems often encountered in the work of scientific research secretaries.
　　Keywords scientific research secretaries； operating duty； quality requirement
　　随着高校体制改革的发展，学院的自主管理权增强，科研秘书岗位也应运而生。科研秘书一方面要加强学院的科研管理工作，另一方面要服务于科研教师和领导，做好科研辅助工作。科研秘书工作职责明确，工作素养也有较高的要求，在整个学校的科研管理体系中起着不可忽视的作用。
　　1 工作职责
　　科研秘书的职责，一方面是协助主管科研的院长做好全院的日常科研管理工作，协助主管院长做好全院科研规划的制订、实施及科研的总结工作，协助主管院长做好学院科研的评估工作，提高全院的科研水平；另一方面负责与学校有关部门联系，及时收集有关科研工作的文件，向主管院长汇报，送达科研教师，及时报告协调情况和协好中期检查，总结和落实执行情况。具体工作职责如下：
　　（1）熟练掌握科研系统的使用，对系统操作不熟练的教师进行系统操作的介绍，并介绍与科研成果相关的管理文件和规定。对于新入职的教师，要介绍学校科研管理系统中科研项目的申报和录入、论文、科研获奖等模块的使用方法，解答教师在系统操作中遇到的问题。对工作中遇到的新问题及时向科研部或者上级领导反馈相关问题。及时向本院教师传达学校科研部的相关通知，在规定时间内协助分管科研的院领导组织本院教师完成相关科研工作。
　　（2）动员和组织教师申报各级科研项目，在了解相关项目的申报政策和时间节点后，及时了解本学院教师拟申报科研项目的信息，提醒项目负责人按照通知要求进行申报，并要求教师按时在学校科研系统中填报申报材料。科研秘书要了解各类各级项目类型的侧重点，熟悉各类项目之间的限制条件。对项目负责人的申报作出有效的指导和审核。提交科研部后及时反馈科科研部的审核意见。
　　（3）协助科研部做好本院相关项目的中期检查和结项工作。按照科研部通知要求，在规定的时间内指导相关项目负责人提交中期检查表和附件。根据全院相关项目的中期检查结果形成中期检查报告。学院领导审核中期检查报告后递交科研部。及时提醒项目负责人按通知要求结项，收齐结项材料并根据立项要求和附件材料进行审核，在项目成果处给出相应的标注，汇总结项材料，提交科研部。
　　（4）每学期末组织本院教师在科研系统中进行论文、著作、教材、获奖、参加学术会议等的登记工作，对教师提交的成果进行审核。对于教师每年在国内外参加的学术会议，也要登记参会时间、会议名称、是否做学术报告，学术报告和参会邀请函可以以附件的形式上传科研系统。对教师提交的各类著作和获奖成果进行审核。此外，科研秘书还要配合学校完成科研奖励的评审，以及学院教师科研工作量的汇总统计。
　　（5）做好学术活动的申请和组织工作。协助学院做好学术交流活动的计划管理，对于学术讲座，联系好讲座地点，填写学术报告备案表，向上级申请学术报告，等待审核。组织相关人员参加学术报告，及时在学院QQ群发布学术报告的通知。并将相关报告材料存档，对于大型国际、国内会议，协助好相关负责人做好会场申请、会议组织和接待工作。
　　2 素质要求
　　高校科研秘书作为科研管理系统中最基础的一个层次，也是不可或缺的一个岗位。科研秘书面对的工作专业而又繁琐，既要做好管理工作又要服务于教师；既要上传下达各项工作，又要处理好各种突发状况。要做好一名高校科研秘书必须具备一定的工作素质要求才能胜任这一岗位。建立一支具有良好的职业道德修养、较强的服务意识、熟练掌握办公软件和科研系统的使用、扎实的专业知识和不断学习的能力的科研秘书队伍，对于高校整体建设中至关重要。
　　2.1 良好的职业道德修养
　　良好的职业道德修养是高校科研秘书应具备的核心素质，是做好各项工作的保证。高校科研秘书应加强思想道德建设，提高政治觉悟，坚持正确的人生觀、价值观和世界观。首先，科研秘书应热爱自己的工作，做到爱岗敬业。工作中科研秘书应以崇高的思想品质，饱满的工作热情，严谨的工作作风和扎实的专业技能去完成工作任务。其次，科研秘书在自己的工作岗位上应重视团结、注重交流。科研秘书不仅要与本院教师就各类科研工作进行有效的沟通，还要做好领导的得力助手。提高工作效率，在和谐愉悦的工作氛围中培养高尚的职业道德修养，更好地服务于教师。 　　2.2 较强的服务意识
　　科研秘书在与领导、上级管理部门、教师沟通交流时应构建和谐的相处氛围，将各项工作顺利地进展开，更好地服务于教师，服务于学校。在课题申报过程中，部分青年教师经验不足，这时就需要科研秘书对课题申报、论证、材料的提交等方面对教师进行耐心详细的讲解。在收到上级管理部门部门下发的通知和任务时，要通过电子邮件或者QQ等联系方式逐一传达到相关人员，同时再用电话确认。在指导学生科研项目的过程中，科研秘书要热心地回答学生提出的问题，鼓励学生积极参加学校及校外组织的科技活动等，开拓学生视野。
　　2.3 熟练掌握办公软件和科研系统的使用
　　熟练掌握办公软件和科研系统的使用是做好一名高校科研秘书工作的基础，也是科研秘书工作能力的体现。现在各高校都进入信息化时代，基本上所有高校都拥有自己的科研管理系统。科研秘书需要熟练掌握科研管理系统的使用，及时处理教师在使用科研管理系统中遇到的各种问题，同时对教师添加的信息进行审核，确保科研管理系统能准确无误地收录科研信息，有效地反映教师和学校的科研实力。
　　2.4 扎实的专业知识和不断学习的能力
　　随着高校教师科研的进一步深入，科研秘书应熟悉学院教师涉及的学科领域以及专业知识，以及该研究方向在国内外所处的水平、地位以及今后的发展方向，便于与科研人员进行有效的沟通。在科研过程中出现的问题能做出合理的判断采取相应的处理措施。因此，科研秘书只有具备扎实的专业知识和不断学习的能力，不断地学习和充实相关领域的专业知识，才能更好地与教师和相关部门沟通，更好地完成学院科研管理工作。
　　3 工作中遇到的主要问题
　　科研秘书要处理的事情过于专业复杂，在当前信息化时代新形势下，科研秘书必须具备一定的工作能力和创新能力，不断提升自己，掌握工作方法，才能更快更好的完成工作任务。面对飞速发展的世界，科研秘书在工作中经常遇到的问题有以下几点：
　　3.1 工作时间分配不够合理，效率不太高
　　科研秘书除了本职工作是科研秘书之外，往往还需要兼职担任其它秘书工作。有的秘书除了在学院担任科研秘书之外还兼职研究生秘书和教务秘书的相关事宜。工作量大且繁琐，往往导致时间分配不过来。科研秘书往往没有更多的时间去专研各类文件，也不能很好地提升自己。在各类各级项目申报的时候，项目申报的时间节点基本上都集中在上半年的几个月里。这就要求科研秘书在较短的时间内要完成大量科研项目的审核工作。对于需要为各类部门和领导提供的科研报表和附件材料，时间相对集中，任务重，压力比较大。
　　3.2 部分教师未能及时上交所需的材料
　　对于项目的申报材料，项目负责人往往对自己的申报材料重复修改后仍然不放心，直到材料交到学院科研秘书后仍然需要修改，反复打印，导致全院的材料不能按时交到科研部。往往科研部上交材料也有截止时间，在紧凑的时间下处理大量的工作，难免忙中出错。某些教师由于超过了材料提交的时间而直接交到学校科研部。表面上看是给科研秘书节省了审核工作，但往往导致学院材料不齐全科研部不受理，学院项目申报档案与科研部不一致，項目申报统计数目与实际不符，并且缺少了这些信息会给年终总结等各种汇总信息带来麻烦。
　　3.3 工作主动性和创造性不高
　　科研秘书是高校领导了解高校教师的科研现状、进展和成果的主要途径，为了促进教师不断提高自身的科研能力，做出科研成果，科研秘书要辅助学院领导制定出行之有效的科研管理工作规章制度和奖励机制，但对于科研秘书来说，没有奖励制度和激励措施，这使得其工作主动性不强，创造性不高。在科研管理中应适当引进激励机制，对那些工作认真负责、科研管理水平高、工作能力突出的科研秘书给予关心和照顾，以维持科研秘书的工作积极性；对那些工作不积极、无责任心、无大局意识的人员应坚决按章处理。只有这样，才能促进科研秘书在工作中充分发挥主动性和创造性。
　　4 结语
　　科研秘书处于一个服务学院教师并联系学校科研部的比较重要的位置。科研秘书自身素养和工作能力的高低直接影响着高校科研工作的发展。科研秘书只有在工作中与时俱进不断思考与学习，才能更好地服务于教师，并为学校领导和科研部及时提供相关信息，为整个学校的科研管理发展提供更好的服务。
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