装饰施工企业采购环节内部控制的研究
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摘 要：对于施工企业而言，对于采购环节的内部控制是否有效，会直接影响到项目的成本及呈现出的施工品质。笔者所在的公司为一家博物馆装饰施工企业，其采购的特点是除常规装饰施工企业对人机料的采购外，还有金额巨大的非标艺术品的采购。本文针对企业采购环节内部控制出现的问题，从制定采购内控应遵循的大原则层面起步，再逐步细化到各個明细的关键控制点，详细分析了完善采购环节内部控制的措施。
关键词：施工企业 采购环节 内部控制
一、背景介绍
笔者所在的公司为一家博物馆装饰施工企业，采购工作是施工项目的开始和基础，在博物馆装饰工程中，项目成本分为两块：基础装饰成本（占30%）和非标艺术品采购成本（70%），基础装饰成本由人机料等几项组成。可以从中看出，采购的主材和非标艺术品是施工项目成本的重要来源。采购工作控制的优劣，对企业的利润影响较大。同时，采购物品品质的高低也会影响到施工项目最终的呈现效果。其次，采购工作固有的特性会使得舞弊现象极易发生，舞弊现象一方面会提高企业的成本，一方面也会影响企业风气，造成企业形象受损。
具体到我公司，采购工作的不足之处表现为：①采购流程有缺失、采购岗位一人兼多岗。②供应商的管理不严，长期供应商的价格偏高。③验收和审核不严，验收环节忽视或过于简化。④签订合同环节合同格式五花八门，审核耗时耗力。⑤财务部门与供应商无对账，信息全部通过采购部门联系。⑥采购监管工作不到位。对于采购工作中暴露出的不足之处，公司在董事会带头下成立了专项小组建立采购内控制度，经过一段时间的实施，取得了一定的实效。现将其过程简述以供同行讨论。
二、采购内部控制建设的基本原则
1.重要性原则
哪些属于公司的重要监控类采购项目呢？首先是金额重大，如占项目金额比重5%以上的单类;其次是对项目最终效果影响巨大的采购：如展厅里的重点展项的采购，重点艺术品和重点多媒体设备;第三是预算外的采购。对于这三类采购项目必须执行严格的采购流程，采购方式也以公司招标为主，某些特殊的种类采用单一来源采购，对于预算外的采购还必须补报预算补充甲方签证方能执行。对金额较小的零星采购如工地上的辅材和小金额的临时采购则执行较灵活的采购程序、采购方式 。
2.适应性原则
参照企业的实际情况（企业管理基础的强弱、人员素质的高低、企业文化等）不盲目求全，但又保证了一定的前瞻性，以“跳一跳，能够到”作为目标。我公司的情况是人员以设计人员为主，文化素质较高但性情随意对规则的意识不强，企业文化方面成本意识不强但把项目做到极致、客户质量标准不是项目完成的唯一标准，还必须通过公司制定的艺术效果标准盲目借用成功经验。因此在制定制度时我们再三强调的就是流程不可少和工作留痕。
3.成本与效益原则
采购业务内部控制每一步骤都尽量细化，每一岗位执行者间都能形成制衡、每一环节都有纸质或电子凭证留存，相对来说内部控制效果也越好。但同时每一步骤、岗位、环节的设置都是伴随着相应的企业成本的，控制活动造成的成本要与企业的直接采购成本结合起来思考，权衡实施控制的成本与预期效益间的关系。
三、采购内部控制的关键控制点及控制措施
1.采购流程和采购岗位环节
采购流程中通常的必备环节有自采购申请开始，首先经采购决策、选择采购方式，然后进入实施采购阶段，签订采购合同、执行采购，最后是货物验收、货物入库、付款、财务对账。与这套流程相关联的是公司内的相应决策和执行岗位，在规模大的公司里，这些职能和岗位会分设在不同的部门，但在人员少的中小型公司，为节省人力，设立岗位过程中容易把一些不相容的岗位并由一人执行。比如：采购需求与采购决策岗位合二为一、采购决策岗位与采购实施岗位合为一人、采购实施岗位与实物验收岗位由一人执行等，盲目地简化合并岗位，一个岗位控制采购业务多个环节的一岗多职会削弱原本在采购流程设置中各岗位需求、决策、实施、执行、验收、保管）相互监督、相互制约、相互协调的初衷，容易导致贪污、腐化等弊病的产生，或者是眼见采购业务中的舞弊行为却无法找到合理证据以制止其发生。
2.供应商选择环节
（1）供应商评估与准入。供应商的选择要建立评估准入制度，对于评估合格的供应商建立《合格材料供应商名单》。在评估时，第一步可通过业内调查、同行推荐等方式初选出所需采购物料的供应商名单;第二步针对初选名单发出邀约，请受邀约方按我司的要求格式与内容提供纸质材料，纸质材料要包括企业的资产、信誉、运转情况、成功案例等。在初审中显示信誉良好、企业运转正常的供应商获准进入第三步实地考察。在实地调查中，我司由各部门组成联合的考察组针对纸质资料内容逐项进行现场核实。在实地调查中会暴露出很多问题，如：注册资本很大的小作坊;采购员自己成立公司与公司做交易、披着生产商皮的中间商、专门为企业成立的供应商等。
（2）供应商年度报价。供应商进入《合格材料供应商名单》后并不是永久的，而是要有一定的监督机制，对名单进行定期的复查以及更新，这样才能保障供应商供给的物资价格、质量都达到最优。.建立定期单价询问制度，是维持供应商品质的一种针对性措施。对长期合作的供应商企业在一年之内至少应进行一次询价对比，并将所有的询问信息记录下来并作为结算的依据。
（3）供应商后期名单维护。对于企业合作的供应商，每年要保持一定比率的更新率。与企业长期合作的供应商优点在于配合度比较好，基于长期合作所建立的信任，对货款的催收不像新供应商那么急切。但要考虑各家企业发展的不同步，对于长期无进步的供应商或方向转换不再适合于企业的要及时从供应商名单中剔除;对于战略和长期的供应商，可以采用价值链管理方式，将成本管理的触角延伸到上游采购，也有利于与供应商间合作、双赢。对于公司新的业务发展方向，要及时在新的领域中补充合格供应商。 3.验收入库环节
因为验收环节处于整个采购工作的末尾阶段，所以，尽管验收是保障采购物资质量的关键环节，但是很多企业往往重视程度不足。改进验收入库环节可以预防不合格的材料混入仓库、进而预防因为材料不合格而导致的产品质量不达标。对于基础材料，验收入库时，首先要按合同标准对材料进行检验;清单数量、型号，核对质量。由仓库保管员制作《材料入库单》，按月制作《材料月报表》。项目部在领用材料时，需要填写《材料领用清单》，并按程度审批，方能领取材料。月末，材料会计和保管员按月对仓库内材料进行对账和盘点，以防出现账实不符的情况。对于定制类的雕塑等艺术品，在正式验收前的制作过程要加设两道验收关卡：小稿、泥稿小样。对于打印图版、喷绘等需安装的展品，需要分两步验收：安装前预验收文字内容是否正确;安装后清点数量、规格，与原制作清单核对。
4.合同订立及变更环节
与供应商就某一采购事项最终签订书面合同也是采购内控的一个重点环节。采购合同是防止供应商机会主义的有效约束机制，对于常用的采购类别，可以制定适用于本企业的范本，合同的范本经公司法律事务部或法律顾问审核过，除品名、交货时间等填空项外，其他内容不允许做原则性的改动。制订标准合同，可以减少企业在签署合同方面的风险。
在签订合同时，签约人的权限也非常重要，企业要规定出明确的各种合同类别、金额上限与相应的签约人对照表。
对于在执行过程中出现采购量增加或减少及中止执行合同情况的，采购量增加时应另签合同，有減少的要签署补充协议明确双方权利义务的减少，中止执行的应签订中止协议。
5.付款环节
付款环节是每个企业一般都会比较严把控的一个环节，之前的控制流程是否有效，在付款环节能有直接的体现。付款环节的审核责任会较多地落在财务部门，财务部门要严格审核采购预算、合同、审批程序等是否符合规范，审核验收证明、入库凭证、以往款项支付记录等是否一致。在平时，财务部就必须与供应商进行定期的往来账目对账工作，以确保尾款支付无误。
6.会计系统与监督检查环节
（1）加强对采购活动的会计系统控制。会计作为一个信息系统，在一个完整的采购过程中收集了采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付、对账结果等诸多信息，为之后的经营管理提供数据支撑，扮演好关键的助手和参谋角色。
（2）监督检查制度。一个完整的内部控制系统离不开持续的监督，监督不仅包括内部监督，还包括外部监督。在采购流程中，第一步的监督来自于流程中互相牵制的各不相容岗位;第二步的监督来自于项目完成后的单个项目内部审计;第三步来自于每年度的外部审计。各项监督措施相结合以便及时找出企业内部控制中的薄弱环节与不足之处。以外，还有一些针对性的措施，如：对采购部门的人员执行强制性的岗位定期轮换;企业监督部门按考核标准定期或者不定期对采购情况进行检查;通过监督可以对缺陷进行不断的修正，使得企业内控朝着有效的方向发展。
四、结语
内部控制制度设计是个不断调整与改进的过程。通过对采购管理内部控制体制的专项管理，我司的采购工作有较大改进。这与公司决策层的高度重视是密不可分的，有了高层的重视关注，各层级人员才能紧密结合群策群力。在接下来。我们打算把相应的制度、流程和表格融合到质量管理体系中，让其持续发挥作用。
参考文献
1.蔡金妹.论建筑施工企业采购内部控制的科学规范策略.财会学习，2017（14）.
2.马超.企业采购和付款业务的内部控制浅析.会计师，2018（13）.
（责任编辑：王文龙）
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