印刷企业物料管理精细化路径

来源:用户上传      作者: 曹艳梅

　　在信息技术和网络经济迅速发展的今天,信息越来越成为企业重要的战略资源。将信息化建设与管理融合已成为提升企业管理水平的有效途径。特别是ERP管理系统的广泛推广和应用,对企业传统的基础管理模式、管理思想,对员工的思维模式、工作习惯,都形成了很大的冲击,带来了先进的管理理念及作业方式,宣告企业将由粗放型管理迈向精细化管理。
　　信息化管理的核心是信息的集成与共享。信息集成与共享的基础是信息的及时与准确。条码技术具有输入速度快、信息量大、准确率高、可靠性强等特点。应用条码技术来保证信息输入的准确性和完整性,可实现物料精细化的管理:同时借助ERP管理系统平台。能有效地解决信息滞后的问题。从而实现财务业务一体化的物料管理模式。
　　本文结合湖北日报传媒集团楚天印务总公司借助ERP管理系统,利用条码技术管理物料的应用实践工作,对印刷企业的物料实现精细化管理和财务业务一体化的管理模式进行探讨。
　　
　　一、印刷企业的物料管理特点
　　
　　　印刷企业没有自己的产品,全部是根据客户要求的订单式生产,生产时效性强,即产即销,因此,印刷企业的存货多以物料为主,而在这些物料中,纸张无论从成本构成还是资金占用都是印刷企业管理的重点。纸张管理不仅重要,而且复杂。一是由于订单式生产对印刷品纸质要求多样以及生产规模的不确定,使得纸张的储备难以把握;二是“代管纸”的结算差异与相互借用纸张的情况,使得原本复杂的纸张管理更增加了统计、核算上的难度。
　　除了纸张,印刷企业的备件管理也不容忽视,例如笔者所在的湖北日报传媒集团楚天印务总公司,现有的印前及印刷设备多以进口高速机为主,设备原值近6个亿,为保证维修及时,设备零备件的储备品种已达到3800多种,储备数量及单位价值都十分可观,也是管理的重点。
　　
　　二、印刷企业的物料管理现状
　　
　　虽然物料管理在印刷企业中至关重要,但“料糊涂”现象仍然普遍存在,库存物料重复采购。纸头频频报废的现象严重。为了摸清家底、减少浪费,很多企业在管理方面做了大量的努力,如本公司2005年上线了印刷企业ERP管理系统,在物料信息化管理方面打下了一定的基础,但局限于当时的现场条件及管理思路,加之公司搬迁的影响,目前物料管理的实际操作流程及结果与最初的设计相去较远。主要表现为:
　　1.仓库现场管理意识薄弱。如库管员没有实现库房现场办公,只临时到现场清点出人库数量,物料摆放散乱,没有库区库位划分;库管员不对物品盈亏负责,认为纸卷等大件物品不会丢失,所有的盈亏都是记账错误所致等。
　　2.库存信息不准确。每次盘点都会发现大量的盘盈盘亏,虽然相抵后盈亏总数量金额并不大。但发生盈亏的品种多,数量大。
　　3.物料信息不规范。由于没有统一的信息输入规范,同一样物料,不同的业务人员有不同的记录方式,在统计时就被确认成了多种物料。
　　4.信息采集不准确。所有的物料入库记录,都是由库管员手工来登记物料的名称、数量、规格等信息,手工记录工作量非常大,信息的准确性难以保证。
　　5.设备备件识别困难。设备零备件品种多,专业性强,库管人员根据主观判断很难识别,发货只能由领料人员入库自选,出库实物与出库名称常常不一样,以至库存信息失真,实物缺货与重复购买的情况时有发生。
　　6.物料信息滞后,管理功能缺失。库管人员所有入库、出库操作仍然依据的是一式三联的手写单据,只在月末将出人库手工单据信息补录入到ERP系统中,ERP仅仅只起到一张Excel表格的汇总作用。而原先设计的流程控制及信息管理功能缺失。分析
　　
　　三、印刷企业物料管理缺陷
　　
　　楚天印务总公司物料管理的主要问题是物料信息不真实。这也是很多印刷企业存在的共同缺陷,这不单是操作人员的问题,物料信息的采集手段、传递方式、管理制度、流程设计本身也存在缺陷,原因主要有以下几方面:
　　
　　1.物料信息采集手段落后。
　　印刷企业的物料数量多,品种杂,即使是相对单一卷筒纸,又因为每卷重量不同而必须逐卷记录。以往很多印刷企业的物料管理以结果为导向,不计过程,但如今企业对物料管理和库存控制的要求越来越高,仍然依靠手工采集录入信息,远远不能保证企业基础信息的准确性。
　　
　　2.物料管理流程控制失效。
　　印刷企业普遍应用的ERP管理系统可以有效控制企业的物料流程,但大量单据录入需要手工进行,工作量大,错误率高,效率低,导致ERP的流程控制作用难以发挥。信息化并不代表自动化,例如一卷新闻纸就要经过入库、转入周转库、发纸出库、机台收纸确认四次转移才最终消耗,其中任何一次信息采集有误都会使信息混乱,以至物流与信息流相去甚远。
　　
　　3.物料管理与财务管理分离。
　　由于印刷企业生产的时效特点,企业物料部门的管理重心集中在保障物料供应、保全物料完好等方面,对物料信息的采集、统计不够重视,也不够专业:而之前公司财务仅依据物料统计人员提交的手工物料收发存表来记录物料收发账目,对物料只限于事后核算,没有实时的监管,财务流程远离业务流程,使财务的控制职能、分析职能很难充分发挥,而脱离财务的监控,物料信息也无法摆脱不真实的状态。
　　
　　四、条码技术在印刷企业物料管理中的应用基础
　　
　　　不实的物料信息无法支撑财务核算的需要,而远离实际的财务信息又无法满足企业管理的需要。通过分析同行业印刷企业的物料管理状况,考察了解条码技术的应用情况,公司认为对全部原辅助材料及设备零备件实行条码管理。提高物料存量及成本核算的准确性是十分可行的:并希望借助条码技术的应用,建立起公司财务业务一体化的物料管理模式,实现物料的精细化管理。
　　
　　1.条码技术应用原理――基于计算机应用的信息储存和识别方式。
　　条码是一种信息载体,它是由一组规则排列的条、空及对应字符组成的标记来表示一定信息。条码技术是在计算机的应用实践中产生和发展起来的自动储存和识别技术,可以有效地采集并存储每件物料的各种信息,具有输入速度快、信息量大、准确率高、成本低、可靠性强等特点,被广泛应用于商业物流、存货管理中。
　　
　　2.条码技术应用平台――信息管理系统。
　　条码作为一种信息采集工具,保证了信息的准确、快速,减少人工差错,实现标准化作业,但所采集的信息如果没有软件系统支持和使用,就不可能形成企业有效的管理信息。条码技术与ERP物料管理流程的有机结合,可以大大提高印刷企业ERP系统的应用效率,实现自动化的信息化,有效降低库存成本。
　　
　　3.条码技术应用基础――财务业

务一体化的管理理念。
　　“财务业务一体化”是本着信息集成的原则,对企业经济管理中的业务流程、财务会计流程、管理流程有机融合,建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程,使财务和业务融为一体,形成一套“大财务”的管理方式。财务业务一体化通过财务管理与业务流程的融合,从管理上保证业务信息的及时准确,而条码技术则是从技术手段上保证物料信息的及时准确;同时,融入到条码应用过程中的财务管理手段,也能实时保障条码技术的应用效果。
　　
　　4.条码技术应用目标――实现物料精细化的个体管理。
　　应用条码技术,可以大大提高信息采集的准确性,提高信息采集、录入、传输的速度,提高原始信息的准确率,并通过对个体物料信息的跟踪管理,更深层次地实现公司所有物料全部流程的个体管理,做到一物一码,信息精确,码随物动,信息同步,实现公司规范化、标准化、精细化的个体管理目标。
　　
　　五、物料条码管理在印刷企业中的应用
　　
　　物料条码管理项目。得到了集团及公司的大力支持,并由财务部门负责组织、协调、实施,充分体现了集团及公司对条码技术以及财务业务一体化管理理念的认可。要实施物料条码管理,首先要从基础规范人手,循序渐进地推进到物料管理的操作环节中,并通过制度保障,最终实现公司全部物料、全部流程的条码化管理。
　　1.建立物料条码技术的应用基础,
　　目前,印刷企业的物料基本上是外购,各供货商随物料提供的条码没有一个统一的编码规则,企业只能通过建立自己的编码规则,或是解析厂家的物料编码来对物料的条码进行识别,也就是要建立条码技术应用的基础。
　　(1)制定编码规则,建立物料条码应用的基础。
　　项目启动初期,项目组便对可能涉及的基础管理信息进行了充分的论证,对纸张、物料的分类、命名规则、编码规则制定了切实可行又符合管理需要的信息标准,并通过ERP管理系统将这些具体的标准固定下来,成为采购、库管、生产、财务等各岗位信息录入和使用共同遵循的规则,使五花八门的物料条码信息变得有章可循。
　　(2)规划库房库位,建立库位条码应用的基础。
　　首先,通过现场测量设计出库容最大,满足库房库位管理库房划分方案;之后,依据库房库位的编码规则,完成库房库位的编码工作,建立库位与库位条码的对应关系;最后,对库房现场进行整理,包括在库房的地面、墙面、货架上划线、制作醒目的标牌来划分库房、库区、库位,按编码规则打印并粘贴库位条码等。
　　(3)实施库位管理,将条码技术与现场管理相结合。
　　现场管理首先从改善库房办公条件开始,实现库管人员的现场办公;之后对库房内所有物料进行清理、识别,整齐有序地摆放到库位之中;通过全面细致的盘点,取得准确、详细的物料信息,依据标准的命名及编码规则重新建立起一套完整、准确的物料数量金额账。真正摸清了公司的家底;并以此为起点实施库位扫描盘点的管理,先进先出的发货原则管理,将条码技术与现场管理相结合,使物料管理走上了规范化、标准化的道路。
　　
　　2.物料条码技术的应用过程。
　　(1)物料入库管理。在物料入库时,扫描物料准确存放信息的库位条码,同时识读物料上条码标签,将物料的特性信息及存放信息一同存入ERP系统。存储时进行检查,看是否重复录入。通过扫描条码来采集信息,有效地避免了人工录入的失误,实现了物料信息的准确、快速录入,将物料的管理推进到更深的层次――个体管理。
　　(2)物料出库管理。根据各部门在系统中开具的领料单。选择相应的物料出库,出库时通过扫描物料上的条码,对出库物料的信息进行确认,这样能有效避免设备备件等物料识别困难的问题,同时更改系统中的库存状态。
　　(3)仓库内部管理。一方面,条码可用于物料在不同库房库位间的移动,通过手持无线终端,读取将物料移入库位的条码,再识读物料条码信息,经ERP系统进行处理,形成移动调拨的信息;另一方面,条码可用于物料的盘点工作,通过手持无线终端收集盘点物料信息,经ERP系统进行处理,形成盘点报告。
　　
　　3.制定物料条码管理的操作规范及制度保障。
　　在条码技术的应用过程中,经过实际操作。摸索出一整套行之有效的操作行为,并用详细的文字描述将这些操作行为固化下来,辅以对岗位内容及岗位职责的界定,形成人机互动的操作指南;同时,为了保障物料的条码管理能长久地执行,又制定了具体的考核办法,明确了归口管理责任部门,监督考核实时跟进。有效地为条码管理提供了技术及制度保障。
　　
　　六、印刷企业物料条码管理的应用效果
　　
　　经过一年的实施及应用,条码技术在楚天印务总公司的物料管理中已经充分发挥出信息采集准确、传递及时的作用,成为企业相关管理工作信息来源的基础,切实帮助企业提高了物料管理的水平。
　　
　　1.实现物料的个体管理。提升企业精细化管理程度。
　　通过扫描条码来记录物料信息,淘汰传统的手抄码单,做到了一物一码,使企业能够随时了解到库存的总体状况以及每件物品的库存状况;同时,条码标签作为物品唯一的身份标识,从采购到物料的消耗过程,随时随地保证实物与信息的统一,对物料个体的流动监督、问题追踪、统计分析提供了准确、完整、快速的信息基础,实现了物料的个体管理,进一步提升了企业的精细化管理程度。
　　
　　2.实现技术与物料管理系统的集成,提高管理的效率。
　　通过条码技术与ERP管理流程的结合,保证了实物移动与信息移动同步进行,由事后统计变为实时采集,有效地避免了人工录入的失误,实现了信息的无损失传递和快速输入。任何时候查询的物料信息都是最新、最全的,月度统计报表直接由系统生成,提高了统计效率,节约了会计核算的时间,提高了管理效率。
　　
　　3.实现物料管理的深化,降低企业物料成本。
　　条码可以随物料延伸到生产环节,形成“全流程”物料管理的模式。各班组、机台的生产人员,通过扫描已使用物料条码的方式,准确记录物料的具体使用情况,使物料考核建立在统一的数据之上;将物料的耗用与具体的生产任务相关联,为物料耗用考核提供了准确的数据基础,为企业实实在在地创造了效益。
　　
　　4.实现物料管理的财务业务一体化,增强企业风险防范能力。
　　条码技术的应用,不仅提高了财务对业务信息的应用程度及应用速度,并且通过财务与业务流程的重组,将财务管理的控制力融入到信息采集及传递的每个环节。如新的物料会计职责就包括:实时监督检查采购员、库管员、领料人员的工作规范,监督ERP条码扫描信息的及时、准确,并对各岗位工作进行考核:保持ERP物料条码管理系统的信息准确性及稳定性等。实现了物料管理的财务业务一体化,充分发挥了财务部门对物料管理及物料成本的控制职能,增强了企业防范风险能力。
　　楚天印务总公司在物料条码管理方面的创新和应用,为印刷企业物料管理探索了一条新路。企业物料管理模式,实现了从传统的依靠经验管理向依靠精准的信息管理的转变,借助条码技术将企业的精细化管理落到实处,逐步在企业全面实现财务业务一体化的管理。

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