浅析高校学生档案管理
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作者: 陈佳丽
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1008-925X(2011)05-0019-02
摘要：本文立足高校学生档案管理工作的现状分析，提出改革措施，强调重视学生档案管理工作的重要意义，来促进高校学生档案管理工作的进步与发展。
关键词：高校学生档案管理 现状分析 改革措施 深远意义
档案，即指直接形成的原始文献，是对历史真实面貌的再现，具有重要的还原性和记录性。高校学生档案是针对大学生在校期间德智体美等方面的真实记录，是大学生学生生涯中不可或缺的凭证，是继学校之后学生服务部门对学生选拔、任用、考核的主要依据。大学生档案内容主要包括毕业生政治表现、学习成绩、个人特长、以及在校奖惩等情况的综合记录。因此，做好毕业生的档案管理工作，是高校学生管理工作者义不容辞的责任。
关于学生档案管理工作，相关职能部门并未出台相关标准和统一模式，因此，探讨具有高校特色的档案管理模式，切实做好高校学生档案管理工作，让档案物有所值、物尽其用，具有重要的理论意义和现实意义。
一、学生档案管理现状分析
学生档案是衡量毕业生综合素质的重要指标，就目前高校学生档案管理状况来说，有以下特点：
1、档案管理缺乏统一指标
1996年，中组部下发《干部人事档案材料收集归档规定》。2009年7月，为进一步加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部人事档案内容，中组部颁布修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》。这一条例，成为目前高校学生档案管理部门的惟一参考标准。由于缺乏符合自身特点的管理制度和实施细则，高校档案管理在操作过程中不可避免地出现不规范的现象，如收集工作流于形式，更新工作被动滞后，归档工作机械操作等，直接影响了学生档案工作的严肃性和缜密性，降低了工作质量。
首先是学生档案材料不完备。学生档案，主要包括学生在校期间生成的一系列相关档案，包括入党入团材料、学籍材料、奖惩材料、成绩材料、鉴定材料、学位授予材料等。统一管理标准的缺位，导致学生档案材料不完备的现象常有发生，给下一级档案管理机构工作带来不便。同时，学生档案内容单一，仅仅是学生在校的成绩材料。这些单纯的纸张，未能展现毕业生真实全面的情况，使工作单位了解毕业生遭遇瓶颈。
其次是学生档案材料规格不统一。科技的进步，为学生档案管理形式多样化提供可能，学生档案已从单一的纸质档案形式发展为多样化的档案形式，纸质与电子档案并存。电子档案的加入，为档案管理工作注入新的血液，同时，两类档案在信息分配上的重复或缺失、学生档案无法统一辨识，都给学生档案管理工作带来不便。同时，高校毕业生人数的不断增长，加重了档案管理的工作量，不免造成学生档案出现材料不齐或档案混淆的现象。这类问题一旦出现，只有等到相关毕业生在档案交接过程中才能发现，导致不得不返回原档案管理单位，追溯归档管理的过程，重新整理匹配错误的档案内容，导致了重复工作。
2、档案管理缺乏责任意识
当前，高校学生档案大多为辅导员兼职管理。由于辅导员并未接受档案专业培训，工作起来捉襟见肘，从客观上影响了高校档案管理工作的顺利进行，降低了管理质量，制约了档案管理有序开展。同时，高校档案管理主体认识程度不深，从主观上制约大学生档案管理和建设。由于在档案管理方面的薄弱意识，没有认识学生档案管理工作的重要性，是造成高校档案管理工作混乱的原因之一。
3、档案管理缺乏创新意识。
目前，高校档案管理方式仅限于人工操作，呈现工作运转慢、效率低的问题，不适应信息时代的要求。当今社会，人力资源管理是信息化革命的重要组成部分，高校学生档案是人力资源不可或缺的内容一致。因此，高校学生档案管理的信息化是社会发展和教育发展的必然要求。实现档案管理现代化，重要材料及时归档，建成完备的档案信息数据库，是高校学生档案管理的目标，为学生就业提供机会，为招聘单位提供服务。
二、学生档案管理改革措施
1、更新观念，提高认识
目前，高校学生管理部门工作理念已逐渐由“管理者”向“服务者”角色转变。相应地，高校学生档案工作也要树立服务意识，坚持学生之事无小事，坚持以学生利益为本，从学生角度出发，由被动管理向主动服务转变，才能更好地服务学生，服务教育。同时加强宣传教育力度，提高学生自身对档案重要性的认识，树立重视个人档案，保护自身利益的观念，明确学生档案并非可有可无，而对就业有着重要影响。通过辅导员引导学生提高档案意识，重视档案价值；通过工龄计算等环节宣传学生档案的价值，让学生认识到其档案自身权益息息相关。
同时，搞好学生档案工作，不是学生管理部门的孤军奋战，必须加强学校其他部门对档案工作的领导与支持，将其纳入相关职能部门管理范围内，使档案工作成为高校管理工作的重要组成部分。利用各种机会加大宣传档案管理工作的重要性，树立正确的档案观念，纠正以往在管理工作存在偏见和误解。
2、规范管理，创新模式
学生档案需要科学规范化管理。第一，对高考入学接收到的学生档案应重新整理，整合有用的资料，进行编码，撰写目录，整理装袋。在学生在校学习过程中要加强收集工作，完善档案内容，及时收集学生的获奖材料，才能客观地反映学生的综合素质水准，提高档案的利用价值。第二，将所有学生档案按照人员学号、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，以便查找与利用。高校可以基于自身的实际情况，开发相关的学生管理系统，根据学生的基本情况，将学生的个人信息资料录入计算机。辅导员日常管理中可运用计算机对学生信息进行查询和管理。同时，用人单位来校政审学生时，现代化的设备可以及时提供学生准确地信息资料，能大大提高工作效率。第三，增强创新意识，建立内容全面丰富的学生档案。学生档案不仅仅是在校期间简单的数字反映，而是学生的自身价值、努力过程、素质水平的反映。更新这方面的档案，能使使学生明确自身的发展趋势，了解自己的优势，克服和改进不足之处，从而不能提高自身的能力与素质。
3、增强监督，加大培训
定期举办相关讲座，宣传学生档案管理的重要性，这有利于提高学生档案管理工作者对档案工作的认识。同时，定期对学生档案进行检查，有利于督促档案管理工作者及时进行归档，查漏补缺，提高学生档案的利用率。此外，定期进行业务培训，是提高学生档案管理工作者业务素质的重要途径。除了通过各类培训来提升业务素质外，学生档案管理工作者应主动加强自身学习，加强自身的基本的职业素养和业务知识。不断增强创新意识，更新传统的档案管理方式，结合工作实际，全面收集能够客观反映学生成长的材料，并将收集领域拓宽至学生心理、信用、个性和特长等方面，使档案形象、客观地反映学生的综合素质与现实表现。
三、学生档案管理深远意义
高校学生档案是入学前的高中档案，包括学生的中学学籍档案以及高考成绩、体检表、党团组织关系等大学生入学材料和学生在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭状况等方面的信息组成，是大学生由学校走向社会的登记表。同时，学生档案是用人单位了解学生既往状况的重要依据，尤其是公务员、政府机关、事业单位以及考研录取过程中，对学生档案进行政审是必不可少的环节。
首先，学生档案是选拔人才的参照标准。档案材料全面地记载了学生的学习情况、社会活动情况、身体健康状况和思想动态表现等方面的成长轨迹。学生是高校的产品，在就业逐步市场化的大背景下，档案材料搭建学生与企业双向选择之间的桥梁。其次，学生档案是高校管理水平的衡量指标。一份档案的严谨程度，代表着高校档案管理工作的形象。档案管理是否规范，折射出高校档案机构建设、制度建设、人才队伍建设和信息化建设的水平。对于学生来说，档案管理是否妥当，关系着学生的前途与命运：对于用人单位来说，档案材料的全面能使录入人才事半功倍：对于高校自身来说，一份份档案就是高校自身积累的无形资产。因此，学生档案在学生人生中有着举足轻重的作用。
参考文献：
[1]刘晓玲，论高校学生档案管理[J]，衡阳师范学院学报，2011，4：170-171
[2]王静如，关于高校学生档案管理工作的思考[J]，科技创新导报，2011，11：213
[3]韩春，关于高校学生档案管理的几点思考[J]，吉林省经济管理干部学院学报，2010、8：117-119
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