大型企业ERP系统电子文件归档方式分析

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　　“ERP系统”是物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统。通过运用ERP系统，企业能够对资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理，具有制造、办公操作、供应链管理、人力资源管理、项目管理、财务管理、客户服务、市场销售等商业功能。在一些大型企业，ERP系统已是企业运行管理的神经中枢，系统中的数据是企业的宝贵财富。随着系统使用时间的增长，系统内存储的数据越来越多，ERP系统电子文件如何归档保存是紧迫需要解决的问题。目前，国内还没有成熟的解决方案，各大型企业都在研究数据库电子文件的归档方式。本文列举了几种可行的归档方式，并分别探讨其利弊。
　　
　　ERP系统电子文件的主要内容
　　
　　ERP系统几乎涵盖了财务、生产、计划、调度、供销、设备、项目管理等所有管理部门，这些部门业务处理过程中产生了大量的销售订单、采购订单、出入库单、领用料单、维修工单、生产计划、合同、会计凭证等数据，既有结构化的数据，也有非结构化的数据。这些数据在企业日常经营运行、统计分析、审计追溯、趋势分析和后续查询等工作中具有无法替代的作用。具体内容如下：
　　1　支持审计工作的重要会计凭证：从原始凭证(包括合同)到会计凭证，形成了一条条凭证链，环环相扣。
　　2　生产经营的基础数据：包括设备主数据、资产主数据、供应商主数据、物料主数据、客户主数据、生产版本、检维修策略计划、项目WBS结构、组织机构等与企业息息相关的数据。
　　3　生产经营统计数据：包括生产的投入、产出与采购销售统计、成本利润统计、总账各科目的金额统计、设备的运行状况统计、资产负债统计等。
　　4　客制化报表及批复文档：统计报表、计划报表、审批与批复文档，虽然一部分文档在ERP线外或在OA系统流转，只要与ERP业务有关，在系统中都有注释和代码。
　　5　实时记录数据：设备测量点实时记录数据、物料量消耗实时数据，为企业制定设备维修计划和策略，解决生产瓶颈提供依据。
　　从数量和种类来看，ERP系统产生的数据占据企业全部档案的50％左右，以前这部分数据以纸质形式分散产生于财务、供销等各部门，现在他们却大多数以数据库形式存在于系统中，有些数据暂时无法打印输出。
　　
　　ERP系统归档的迫切性
　　
　　ERP系统产生的数据与企业生产经营管理的各个环节密切相关，是生产经营活动的珍贵记录。但是，ERP系统是国外软件商开发的产品，数据在系统中以特定的格式存储，不是通用格式。考虑到软件系统的生命周期，使用ERP系统保存档案具有一定的局限性，无法确保电子文件的安全和完整。
　　
　　1　ERP系统存储容量有限
　　ERP系统主要用于处理当前正在发生的变更过程中的信息，产生的数据是动态、实时数据，对于一些静止的信息只在一段时间内暂存。随着业务的增长，系统的性能会越来越低。为保证系统运行效率，ERP系统一般将往年的静止信息及时导出系统。系统产生的数据量庞大，例如一些实施ERP较早的企业每天有上万笔业务，生成上万张凭证及其他文档，每年产生10-20G的数据量。为保证ERP运行效率，需把备份后的数据从系统中清除，有的企业每年要备份10～20G的数据，备份的数据仍然以ERP系统本身的特定格式存储，并未按照档案管理的要求进行分类整理，不方便利用。
　　
　　2　ERP系统查询功能的局限性
　　如果查询ERP系统往年产生的数据，必须将当时备份在磁带上的数据导回到原系统，数据脱离原系统将无法解读。一般备份数据导回的过程耗时较长，一般需要1天，甚至几天时间，占用系统资源较多，导致系统运行效率低下。ERP系统本身的查询功能也有一定的局限性，一是ERP系统主要用于业务处理过程的关联查询，而且有很多权限控制，不能为普通员工提供通用的检索查询；二是查询时需输入众多业务代码，非ERP操作人员很难读懂。尤其是国家审计部门来企业审计时，必须由ERPX员陪同审计，否则很难看懂。一旦ERP系统被淘汰掉，那么备份在磁带上的数据也将无法解读，成为了历史的黑洞。由于系统操作的复杂性和后期维护的困难，档案部门也很难同时保留ERP系统。
　　
　　几种归档方式的利弊分析
　　
　　通过上述分析，ERP系统无法保证档案的安全存储，为确保ERP系统电子文件的有效归档，档案部门必须将ERP系统中的数据脱离原系统保存。目前国内大型企业对于数据库软件系统数据归档问题还没有成功先例，中国石油化工集团公司在实践中不断探索研究可行性方案。可行的归档方式主要有以下几种：
　　1　将需归档的数据打印成纸质保存。也就是说将需要归档的数据从ERP系统中打印出来，按照纸质档案的管理方式进行保管和利用。这种方式的优点显而易见，纸质档案的管理经过多年发展比较规范，可以确保数据长久保存和有效查询。缺点也很明显，需要打印的数据量非常大，有些单位打坏过几台打印机。为了提高工作效率，档案部门还需手工录入电子目录，或者将纸质档案扫描后挂接到档案系统中。这无疑造成巨大的资源浪费，而且不符合档案现代化的发展方向。
　　2　中间库合成封装策略。档案部门在ERP系统中或在档案系统中建立一个归档中间库，系统中办结的数据存放到中间库中。归档软件对中间库进行操作，以一张会计报表为例，如归档该报表需要详细分析它在ERP数据库中的哪些表、哪些字段中保存，有些报表是多个表或字段间接生成的，要分析出它们的逻辑关系，然后从ERP的OERCAL数据库底表有选择性地读取相关字段数据到中间服务器的OERCAL表中，用SQL和PB语言编制执行程序，在中间服务器运行，运行结束，断开中间服务器与ERP服务器的连接。这张报表以国家(或财务部门)规定模式打印模式，用EXCEL或WORD合成电子报表，用PB语言提取部分字段作为档案目录。合成后的电子报表用PDF格式封装，与目录一起保存到档案服务器。
　　这种归档方式的优势是实现了电子文件和目录的直接自动归档，而且能够掌握各项数据之间的关联关系。劣势有四个方面：一是合成的电子原文在样式上虽与打印的纸质档案保持一致，但不符合档案的本质属性――“原始性”的要求。二是中间库合成的电子原文需人工检验才能保证合成过程的准确性，这无疑给档案形成部门增加了检验的负担。三是ERP系统有其复杂性，只有系统开发商或运营商才能准确了解底表各项数据之间的逻辑关系，在中间库合成电子文件时，如果脱离系统开发商或运营商的支持很可能导致数据准确性风险增加。四是各单位的ERP系统都不一样，如果每个单位都要重新分析底表数据逻辑关系才能合成电子文件，那么这种“分析底表逻辑关系再合成电子文件”的方式普遍推广将延误项目实施周期。一旦ERP系统升级，档案部门如不能及时了解ERP系统底表的逻辑关系变化情况，中间服务器合成的电子文件很可能出错。
　　3　ERP系统主动推送归档。由于ERP系统本身就带有归档模块，可以将需要打印输出的数据以PDF格式呈现、打印。档案部门可以充分利用ERP系统的这个功能，将属于归档范围的数据在ERP系统内按照国家(或业务部门)规定的模板封装成PDF格式，然后将此PDF文件和目录一同推送给档案系统。这种归档方式将档案部门“主动抽取合成”的动作变成了“被动接收”，将确保数据准确性的任务交给了ERP开发商或运营商，档案部门只确定归档范围、数据格式、数据传输接口标准等规范。这种归档方式的好处在于：ERP开发商或运营商熟知ERP系统内OERCAL底表各项数据的逻辑关系，合成数据过程能够确保准确无误；一旦ERP系统升级，OERCALN表数据关系发生变化，ERP开发商或运营商也能及时了解数据逻辑关系变化情况，以确保合成数据过程准确。但是，这种归档方式必须由ERP开发商或运营商对其系统自带的归档模块进行二次开发，协助完成归档工作。
　　
　　保障措施
　　
　　企业档案归档范围应该与时俱进。信息化条件下，电子档案的归档范围与纸质档案归档范围发生了较大变化，原来制定的归档范围已不能适应信息化条件下的企业档案管理实际。为此，档案部门应征求企业财务、审计、供销、计划等业务部门意见，研究企业各类信息系统的归档范围。
　　前端控制和全程管理理念需落实。ERP系统仅是企业众多业务系统中的一个，还有MES、LIMS等各业务系统产生的数据也是以数据库方式存储。随着这几年企业各系统应用的普及，档案部门很快将面临各类业务系统的数据归档问题。由于电子文件具有易更改性、易逝性等特点，必须在文件生成时就开始对其实施控制，并且全程监控，档案部门必须在系统设计之初就明确各业务信息系统的归档责任、标准接口技术规范和数据的格式要求等。档案部门与信息、财务等业务部门的通力配合、创新研究是探索ERP系统电子文件归档方式的基本保障。

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