央企档案管理信息化新探

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　　神华集团是由国资委直接管理的大型国有企业，下属子分公司众多，在档案管理方面可以说是千差万别，有的企业历史延续没有中断，档案管理比较规范，有的企业在合并、重组等过程中，档案管理比较混乱，出现遗失、损坏等问题。集团主营业务以煤炭的生产、销售为主，但配套建设有铁路、港口、电厂、航运等项目，具有一般煤炭企业所不具有的复杂性。不同的行业决定了档案管理也有差异性。铁路、电厂、港口都有行业特色的传统和做法。集团目前仍处于快速发展时期，近年固定资产投资增长迅猛，新建项目众多，每年固定资产投资上百亿。许多项目的技术档案非常庞杂，如煤化工、煤制油等新项目，总包、分包项目一环套一环，过程十分复杂，大量的技术资料需要存档管理。科技档案数量非常庞大，种类也比较多，如科研档案、产品档案、基建档案、设备档案、环保档案等。
　　
　　神华集团档案管理信息化现状及存在问题
　　
　　总体上看，神华集团档案管理信息化程度不是很高，总部要优于基层单位。档案信息化的主要载体是应用OA办公系统，各个企业的档案管理水平及信息化程度参差不齐，差距较大，主要问题有以下方面。
　　1.档案管理传统方式与信息化有畸轻畸重的倾向
　　档案管理在实践中有两种倾向：一是重传统轻信息化，另一种是重信息化轻传统。企业内部领导的认识直接决定了档案管理的结果。 有些条件较好的企业满足于眼前的状况，认为不提高档案管理与信息管理建设，企业照样能搞好，因此，对企业的档案管理信息化建设重视程度不够，投入少，手段落后，仍处于传统的管理阶段。有些企业的领导对信息化抱有较高期望，在信息化建设方面投入多，档案管理也受益于企业信息化建设成果，同步得到发展。档案信息化水平走在整个集团的前列，但陷入了过分依赖信息技术，对一些传统的纸质档案管理重视不够。
　　2.公司上下级之间档案信息共享不充分
　　传统的档案管理是一种条块分割的方式，各个单位的档案管理相对独立，上下级单位之间档案管理也基本上很少有业务往来。由于档案自身的复杂性，档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除集团总部外，各子分公司都保存着大量的档案。多头管理，造成了管理标准化的困难。在具体管理细节上，各单位之间缺少必要的协调机制，使档案信息不能充分地共享、充分的利用。
　　3.档案信息技术的应用程度较低
　　由于缺乏统一的组织规划，在档案信息化过程中，许多企业处于各自为政的状态。有的公司虽然在计算机管理信息系统开发和应用实施方面做了大量工作,花费了大量的资金，因为某一方面的应用需要而购买一套功能无所不包的档案信息系统,但由于自身的使用水平跟不上信息技术的发展, 档案信息系统的大部分功能未能得到利用，那些未被使用的功能都处于浪费状态，没有实现信息的交流和共享。
　　4.档案信息资源基础比较薄弱
　　有的企业档案管理缺乏专门的管理机构，队伍配备较弱，信息采集渠道较单一，缺少灵活性，使得信息来源不够全面，传输渠道不够畅通，更难以对采集的信息加工处理，使得资源潜力无法充分发挥。从管理的角度来看, 档案信息技术的应用应该是用来满足管理的需要。要实施档案信息化,需要投入一定的人力、物力和财力,需要配备懂业务和计算机技术的人才。因此，优化档案信息资源的配置，是档案信息化的基础和关键所在。
　　5.档案信息保密工作需要更加重视
　　神华集团虽然经营以煤为主的传统产业，但不乏新建了许多有很高技术含量的项目。如煤炭直接液化技术，就属于拥有自主知识产权的高技术。即使是在煤炭生产领域，也有众多的发明专利，这些专利技术，不仅仅是企业的商业秘密，也事关国家利益。但在这些技术档案的管理中，还没有一个统一的规范和专门的机构。这是需要加强的一个重要方面。
　　提高中央企业档案信息化管理水平的途径
　　
　　信息化系统正在演化成为企业业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为企业信息的支撑平台。对档案管理活动而言，同样给我们提出了很多数字化的新课题。神华集团档案管理要利用大力推进信息化建设的有利时机，结合集团档案管理的特殊性和实际情况，探索档案管理信息化的途径。
　　1.准确定位，将档案管理纳入集团信息化发展战略
　　神华集团从战略高度来关注企业信息化建设，2008年，全面启动信息化建设工作，成立了信息化建设工作领导小组。
　　档案管理信息化是一项长期的、综合的系统工程，在制定企业档案管理信息化的规划时，要从实际出发，既要全面系统，又要有所侧重，在充分运用先进信息技术的同时，档案管理做到分类科学、排列有序、查阅方便、信息共享，最终实现档案管理能够与企业整体信息化建设同步建设、同步发挥作用。企业档案管理信息化应当纳入信息化领导小组制定的总体方案，并在领导小组的统一领导、协调下构建和应用。
　　2.确立规范，形成统一的网络平台
　　建立一致的数据规格标准和统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径，因此，档案管理也必须适应信息化的基本原则。神华集团各个企业存在着分散和跨行业等特点，在档案管理系统建设中常常遇到个别单位过分强调特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上漠视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有着不可估量的作用。
　　3.注重安全，建立统一的数据备份中心
　　安全管理是信息化核心要素。建立由神华集团统一管理的文档数据备份中心非常必要。因为下属单位分散且多，要求各个单位建立复杂、昂贵的数据备份系统是不可能的，不仅重复建设造成资金、人力等方面的浪费，而且也不利于档案信息的利用。在具体的方法上，既可以由集团自己建设，也可以委托专业机构管理。
　　电子文档和数据是所有信息化建设投资最终获得的回报，是极宝贵的数据资源。神华集团有许多涉及行业利益和国家利益的重要档案，在档案安全管理上就应该以全新的理念、审慎严密的措施、科学的方法，从建设之初就应构建电子档案坚固的安全屏障。在整体规划中，就要充分考虑建立电子档案信息的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统。
　　（作者单位:神华集团有限责任公司办公厅 100007）

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