县级档案管理工作现状及对策研究
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[摘要]作为县一级档案工作主管部门，领导重视程度的高低、管理人员素质的强弱、业务指导力度的大小，决定了该地区档案管理工作的整体水平。因此，加强档案工作业务指导力度，是提升档案管理水平的重要环节，是档案工作的重中之重。
[关键词]档案管理；档案工作；文件材料
[DOI]1013939/jcnkizgsc201910101
1档案管理水平现状
档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的基本要求主要由四个环节组成：收集齐全、分类合理、保管安全、利用高效。通过近期对档案工作的检查指导和调研，各单位的档案管理水平参差不齊，主要体现在以下几个方面。
（1）文件材料收集不齐全。有的单位只是收集了下发的红头文件、上级来文，而忽略了本单位在职能工作活动中所形成的具有利用价值、凭证价值的文件材料，需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料以及其他对本单位工作具有查考价值的文件材料，等等。
（2）文件材料分类不合理。大多数单位都把与本单位无关的上级来文作为永久保存，反而把自己单位形成的法规政策性文件材料、召开重要会议举办重大活动形成的文件材料、机构演变人事任免等文件材料、关于重要问题的请示与上级机关的批示批复、重要的报告总结统计报表，等等，当成了一般性文件材料简单保存。有的单位对永久、定期30年、定期10年保存期限概念不清，甚至相互颠倒。
（3）文件材料保管不安全。大多数单位没有单独的综合档案室，一般情况下和办公室合在一起，达不到办公室、借阅室、档案室三室分离的要求，且保管设施落后，没有配备标准的铁质档案橱，更没有档案密集架，像防火、防盗、防虫等“十防”措施均达不到要求。有的办公室人员混杂，外来办事人员较多，更加增添了档案保管隐患。
（4）文件材料利用不高效。由于在整个文件材料的整理归档过程中，没有按照相关的法律法规和科学步骤，致使文件材料残缺不全、缺项很多，而且分类严重不合理、混淆不清、装盒混乱，全引目录、盒内目录没有打印，查阅文件极为不便，有时连档案工作人员自己查阅文件一时半会儿也找不到，严重影响了档案的利用效率。纸质档案尚且如此，更谈不上档案的数字化、信息化、规范化了。服务基层、服务群众、服务社会的档案的基本功能无法得到真正的发挥。
2存在问题的原因
存在上述问题的主要原因，分析起来大概有以下几条。
（1）没有稳定的档案工作队伍。无论是乡镇还是部门，普遍存在着档案工作人员不稳定的现象，没有配备专职档案员，大多是由办公室的工作人员或者是组织、政工、人事部门的同志兼职，而且更换频繁，干的时间长的不过几年，短的甚至几个月就调整了，致使该项工作的连续性、衔接性非常差，文件材料收集不齐全也就在所难免了。
（2）档案工作人员综合素质偏低。大部分单位的档案工作人员都不是专业人员，临时指派的居多，且年龄结构偏大，文化水平偏低，认为自己快退休了，有船到码头车到站的思想，工作积极性不高，责任心不强，所以在文件材料的分类归档过程中，概念不清，杂乱无序。
（3）办公场所、资金投入不足。大多数单位办公条件非常紧张，四五个同志挤在一间办公室里办公，没有多余的办公室作为专门的档案室，更无法达到“三室分离”的要求。有的单位，尤其是部分乡镇，受于资金困难的原因，无法配备专业的档案设备，造成设施陈旧落后。
（4）领导档案意识不强、重视不够。无论干什么工作，领导是关键。领导重视程度的高低，决定了该项工作的优劣。有的领导认为，档案工作任务不重，技术含量不高，随便配个同志就能完成任务了，不需要精兵强将。还有的领导认为，只要档案丢不了、烂不掉、烧不着就行，没必要配备专业档案器材，以免浪费人财物，得不偿失。
3解决问题的对策
（1）加强领导，提高认识。加强对档案工作的领导，提高对档案工作的认识，是档案工作上水平、上台阶、上层次的重要工作手段。一是加强对档案法律法规的宣传力度，让领导充分认识到做好档案工作是法律法规的要求，是义不容辞的责任和义务，必须放在心里，抓在手上。二是要把档案工作和单位的组织建设、经济建设以及其他各项社会事业一样重要同等对待，把档案工作做成单位的亮丽的名片。
（2）固定人员，稳定队伍。档案工作涉及方方面面，既有政治的、经济的、科学的，也有社会的、人文的各式各样的文件材料，保密性、技术性、专业性都很强。因此，各单位要精挑细选党性觉悟强、政治素质硬、理论水平高、专业技术精的人员充实到档案工作岗位上来，树立他们的政治责任感和工作责任心，从政治上、经济上等各方面给予他们关怀和关心，让他们无后顾之忧，一心一意扑在档案工作上，让他们从内心里喜欢档案工作，真正把档案工作当作自己的事业尽职尽责，把档案工作做得尽善尽美。
（3）加大投入，强化指导。作为档案工作主管部门，一定要发挥职能作用，在干好各项工作的同时，把业务指导作为自己的工作重心来抓。一是要配齐配强专业人员，强化自身队伍建设。打铁还须自身硬，自己素质高了，技术过硬了，指导起来才能得心应手。在加强自身学习的同时，也要派出去学习，比如到高等院校学习深造，参加各类培训班、研讨会等，以拓宽自己的视野，丰富自己的知识结构。二是要把业务指导作为一项常态化工作来抓，经常深入到乡镇、部门进行指导，尤其是档案工作人员经常更换的单位，更应该强化指导力度，让他们工作起来有目标，有方向，不至于乱做无用功，既浪费了人力物力财力，又使工作达不到有效衔接，关键是影响了单位的整体工作。要打破每年的常规检查部门的做法，如果发现有问题，或者是部门有要求，可以随时去部门进行指导，既加强了部门之间的联系，又使档案工作质量得到了较大的提升。三是为了让部分单位的档案工作人员尽快熟悉业务，达到高标准严要求，可以到档案工作主管部门进行锻炼学习，既得到了真才实学，又缩短了学习周期，达到了双赢的效果和目的。四是培养典型，树立样板，抓点带面，把档案工作较好的单位作为试点来抓，先行一步，总结经验，再全面推广。五是根据整体工作或业务指导需要，随时举办形式不一的培训班，或全面培训，或单项培训，培训时间根据培训内容可长可短，灵活掌握。通过以上办法，以期达到全面提升档案工作人员的综合素质水平，干好这项功在当代、利在千秋的伟大事业。
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