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试谈公文格式的规范化

作者:未知

  [摘要]公文一般指机关、社会团体和国有企事业单位在处理各种公务时使用的书面文字工具,在我国,公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家的工作中,用以表达意志、传递策令的文字工具和手段。公文作为一种特定体式的文体,在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用,不仅体现公文的法定权威性和约束力,而且有利于提高工作效率,保证政令畅通。
  [关键词]公文;文字工具;提高效率
  一、引言
  公文有广义与狭义之分。广义的公文既包括新《条例》中所规定的15种公文,又泛指机关常用应用文,也有人称为“事务文书”或“准公文”。狭义的公文则指党和国家机关公文处理法规中所规定的正式的主要文种。文中所提及的公文主要是党政机关、企事业单位以及其它社会团体所应用的文书,公文除了需要具备程序性、权威性以及规范性等特点之外,最为主要的是发挥出推动和指导工作以及处理问题的作用。
  二、公文格式规范化的必要性
  公文格式规范化的必要性首先是由公文的性质决定的,党政机关公文是党政机关在实施领导、履行职能、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导,布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
  其次是公文格式专指法定文种外形结构的组织与安排,以及公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。公文格式是公文具有法定权威性和组织约束力在形式上的表现,是区别公文与一般文章的重要标志,也是保证公文质量和提高办公效率的重要手段。公文作为一种特定体式的文体,在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力,而且有利于提高工作效率,保证政令畅通。公文格式不规范不仅影响公文的质量和美观,更重要的是会影响公文的效力,甚至由于格式不规范而造成各种谬误,直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥,有时还会因此造成重大失误。
  再次由中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局和中国标准化研究院共同负责组织起草,国家质量监督检验检疫总局发布的《党政机关公文格式》已于2012年6月29日起正式发布。它从党政两大系统公文格式实现统一、用纸纸型、排布规则、印刷要求到格式各个要素的标志术语、标志位置,都出现了一系列重大的突破与变化。这种突破与变化是改革开放发展的必然,是公文处理工作朝着科学化、规范化、制度化前进的需要,使其实用性十分突出,可操作性更强。
  以中铁十九局集团有限公司公文处理为例,以加强机关的公文处理工作,实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化为目的,制定公文规范。
  三、规范公文用纸及版面要求
  (一)公文用纸
  采用GB/T148中规定的A4型纸(210mm×297mm),纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。
  (二)公文版面
  天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋GB2312(以下简称仿宋)体字,文字颜色均为黑色。一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。文件中的“行”指一个3号汉字的高度加3号汉字高度7/8的距离(约10.39mm)。
  (三)印制要求
  双面印刷;页码套正,两面误差不超过2mm;印品着墨均匀,版面干净无底灰,字迹清楚;尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
  (四)装订要求
  左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm;骑马订或平订的公文,订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm:包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
  这些量化指标确保了公文形式的严肃性与公文物质材料的高质量。
  四、规范文件格式种類
  一份完整的文件,除特定的版头外,一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成,其中每一部分都有具体的规范和要求。《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知》中确定了党政机关常用的15种文种,同时对每个文种的运用范围作了明确的规定,我们应当严格以此规定为准,不能用错和滥用。同是文件,“通知”,“通报”轻重有别,“报告”,“请示”处理的方式不同,分量就迥异。如果文种使用不准确,不但有失规范,也直接影响领导机关文件的权威性。为此,应当一丝不苟、严格划清各类文种使用界限,使每份文件对号入座,各得其所。
  五、规范公文格式各要素
  (一)发文机关标志规格
  发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,颜色为红色,使用小标宋体字。发文机关标志过长时,可编排成两行。下级单位的发文机关标志字号原则上不能大于上级单位的发文标志字号。
  联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;“文件”二字应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
  (二)发文字号的具体要求
  发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。发文字号的作用主要体现在以下几个方面:
  1.便于文件的发出。通过发文编号使文件在文书部门挂号登记,文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。
  2.便于掌握、统计发文的数量。发文多的单位,一看发文编号就知道整个单位及部门发出多少份文件。
  3.便于查询引用。
  4.利于保管的系统性。   (三)公文标题的重要作用
  标题是公文的“眼睛”,在公文中具有非常重要的作用。具体包括以下四点:
  1.传神。向阅者传递公文的基本精神和中心思想,即写作主体通过公文的全部内容所表现出来的一种贯穿全文的基本精神与中心思想。
  2.显性。即显露公文的性质、特点。公文标题中都标注有文种的名称,公文的阅者通过看标题中的文种,就可以准确地把握这份公文的性质和特点。
  3.好记。标题是一份公文的名字,有了这个名字,收发文机关才便于登记管理。
  4.便用。在日常查询、起草公文和讲话时引用起来非常方便,而且也便于事后对其进行立卷、归档。
  (四)公文小标题的拟定
  小标题对长篇文章相间有序地设置这样的“窗口”会产生疏朗项目的美感,尤其是那些头绪复杂、内容丰富、篇幅较长的公文,精心撰拟小标题,以概括揭示某一段落或层次的中心内容,突出某一件事或某项工作进程的阶段性,强调某种思想观点、措施或问题,从而让阅者准确地领会公文内容,是十分重要的。小标题对于本段所写的内容主旨而言,必须概括得准确无误、恰如其分、明确集中、相互呼应、符合逻辑,整齐均匀、具有艺术。
  (五)正文的构成
  正文是一份公文具体叙事、明理、提出要求的文字表达部分。公文正文一般由三个部分构成:
  1.开头部分,其内容或是引据,或是讲明背景、原委,或是概述情况,或是篇前撮要,或是明了目的。
  2.主题部分,内容或是针对问题进行分析,在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法:或是直陈要求、意见:或是提出主张、列摆措施、讲明办法。
  3.结尾部分,这部分的用语要适应不同文种的需要而异,切不可千篇一律。
  (六)发文机关、成文日期、印章的编排
  加盖印章的公文,成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章,单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关名称,印章端正,居中下压发文机关名称和成文日期,使发文机关名称和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当距正文一行之内。
  (七)规范页码标注
  页码是公文页数顺序号,一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线,一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。
  公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。
  公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
  六、结束语
  总之,规范公文格式,便于降低公文成本。公文是人类活動中为处理各种事务的需要而形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录,其作用主要是记载事项、约束行为、传递信息、反映情况、指导工作,公文的全面系统的规格标准,使人们的工作行动合乎这些规格标准。规范公文格式,便于发挥公文的作用。公文的作用在于领导工作、规范行为、联系公务及传递信息。在现代社会中,高效的工作就是完成既定任务,实现既定目标的前提与保证。各单位、各项目日常工作的处理程序中,都离不开公文这一管理工具。如果公文格式不规范、不标准,公文的实际作用就不能得到正常的发挥,工作效率势必受到影响。规范公文格式,便于提高工作效率。提高公文制发效率的现实性及必要性,而公文格式的发展和改革正式顺应了这一形势,其方向是规范、简化、高效,实现这一目标的一个重要途径就是实现公文的自动化处理,改变传统公文处理模式,实现无纸化办公。规范公文格式,便于公文的归档和检索。公文按照立卷程序要逐年移交给机关的档案室集中保管,便于利用者查找利用,通过编制文件检索工具,利用计算机或其他现代化设备对公文进行档案管理,便于提高公文检索处理的速度。由此可见,公文格式标准化所起的作用是多方面的,公文管理更加科学规范,政务管理水平提高,使行政机关的各项事务都朝着规范化、制度化、科学化的方向推进。
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