A公司采购业务内部控制优化研究

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　　摘 要：改革开放以来，我国经济高速发展，企业规模日益壮大，管理内容也越来越复杂化。我国的内部控制研究起步较晚，还不够成熟，内部控制理论建设以及实施方面与发达国家相比还有很大差距，企业目前执行的内部控制机制并不能有效发挥作用，这严重影响了企业的健康快速发展。近年来，随着城镇和农村的发展改造进程加快，建筑施工企业高速发展，行业竞争十分激烈，企业想在激烈的挑战和竞争中谋求发展，就必须强化内部控制在企业管理中的应用，构建科学的内部控制体系。目前建筑施工企业对于企业内部控制的研究主要集中在项目上，对于具体业务相关的内部控制研究较少。本文以A公司为例，对A公司采购业务内部控制的现状以及存在的问题进行描述。以内部控制相关理论为基础，对采购业务内部控制存在的问题剖析原因，最后对A公司采购业务内部控制提出优化建议，希望可以完善A公司采购业务内部控制体系，进而为其他建筑施工企业提供一些借鉴。
　　关键词：A公司;采购业务;内部控制
　　1 采购业务内部控制理论概述
　　1.1 采购业务内部控制概念
　　采购业务内部控制是指企业应当根据其需要进行物资采购，结合自身日常经营活动的特点，明确采购业务流程，根據采购流程关键控制点设置相应的内部控制活动。
　　1.2 采购业务内部控制目标
　　采购的内部控制目标包括以下几点，保证采购要符合生产以及销售业务的要求;保证企业享有应有的采购折让;保证采购业务各环节运行通畅和高效率;保证采购业务资金流动的真实性;保证采购业务会计信息的记录准确及时;保证采购业务活动符合相关法律法规的规定。
　　2 A公司采购业务内部控制现状与问题
　　2.1 A公司简介
　　A公司成立于2004年，是集建筑和施工于一身的大型建筑公司。公司经营以大型工业建筑与民用建筑施工总承包，房地产联合开发建设，综合配套施工等为主项业务，并与各专业公司横向联合为补充的多功能集结化的大型综合建筑企业公司。
　　2.2 A公司采购业务内部控制现状
　　A公司设有相关部门进行采购业务处理，A公司采购业务主要分为四个环节，分别是请购审批、采购运输、验收入库以及货款结算。
　　（一）请购审批
　　A公司采购计划是由公司的物资部进行管理，项目经理审批采购计划后报分公司物资部审核，分公司物资部门将审核通过的汇总表报分公司领导审批。分公司领导将审批通过的汇总采购计划报公司物资部进行再审核，审核通过的采购按照计划的流程进行管理，采购的资料归档保存。
　　（二）采购运输
　　A公司采购合同管理是由公司的物资管理部来负责的，采购方式通常分为招标采购、非招标采购以及集中采购。公司各个项目部整理出相应的供应商名单，并根据项目部的实际需要和供应商进行谈判，进而确定物资的采购方式和采购价格。
　　（三）验收入库
　　A公司在物资入库时有验收人员，但是没有质检人员。以项目部来说，物资供应商按照合同的约定将物资送到指定地点后，物资部根据供应商提供的货物清单、材料的质量证明资料以及订货合同等对物资进行外部检查和数量检查，物资入库后，A公司不会对项目部采购的物资进行再次盘点。
　　（四）货款结算
　　待验收部门验收合格后，A公司财务人员对凭证后面所附的单据进行审查，对采购合同、订购单以及验收报告等审核无误后再进行付款。
　　2.3 A公司采购业务内部控制存在的问题
　　（一）采购计划变更缺乏合理授权
　　A公司相关部门根据提交的材料来制定需求计划，但是当采购计划需要变更时，各部门往往只是简单的把数据进行更改，并没有重新经过审核流程制定新的采购计划。
　　（二）供应商选择机制有待完善
　　供应商的选择是采购业务的重要一环，A公司在实际执行过程中对供应商的考核缺乏合理的评分体系，没有对供应商进行分级。供应商选择机制不够完善极有可能导致采购人员拿回扣，出现数量以少报多，质量不过关等现象。
　　（三）采购成本管理存在风险
　　A公司下属项目部数量较多，而公司的采购流程审批过于复杂，规模较小的物资采购往往没有经过审批就直接进行采购，而这种采购方式一般很单一，导致不能形成一定的采购议价能力。
　　（四）采购验收监督乏力
　　物资验收一般是采购业务的最后环节，A公司的验收人员一般兼任监管人员，公司缺少相应的物资验收监管部门，这就会导致员工职责交叉。而且A公司没有设立专门的机构对一些专业的物资材料进行验收检查，这就不能保证采购的物资质量达标。
　　3 A公司采购业务内部控制问题的原因分析
　　3.1 内部控制环境薄弱
　　（一）组织机构不够健全
　　A公司下属的各项目部的内部采购主要由物资部负责，项目经理根据工程进度等进行采购的审核。项目部的组织结构内部控制缺乏执行力，采购业务中就会出现采购数量以少充多，甚至材料质量不合格导致工期延迟等现象，组织机构不够健全还可能会导致舞弊现象出现。
　　（二）人力资源管理不够完善
　　A公司采购人员一般是一线的人员，但是人员素质普遍偏低，同时公司也没有定期组织专业培训，这就导致采购人员在采购过程中缺乏采购成本控制意识，并且识别不出相应的采购风险。人力资源管理不够完善，采购人员的素质与岗位不匹配，就会导致公司采购业务谈价能力的削弱。
　　3.2 缺乏风险评估机制
　　A公司缺乏风险评估机制，整体的风险意识不强。A公司的风险主要集中在施工安全方面，由于风险评估没有受到重视，内部控制往往流于形式，公司不能对采购业务进行有效管理，容易出现盲目采购、收受回扣、验收不严、以次充好等舞弊现象。
　　3.3 信息沟通不畅通 　　A公司与项目部之间的信息传输主要通过电话以及邮件等方式进行，有时会通过人员口头传达指令，这样信息传递过程中信息失真的可能性就会加大。A公司管理层面的信息系统还没有构建，这使得管理层很难及时了解到各项目采购的最新情况。各个分公司采购往往自行处理，分公司之间的采购信息也不进行沟通，这就导致不同的项目部与同一家供应商议价会产生不同的采购价格，这就增加了采购成本。
　　3.4 监督审查乏力
　　A公司委派的审计监督人员对采购业务的流程很少进行监督，往往只是在采购结束后对采购合同等资料的合规性进行事后检查，而这些审计监督人员由于缺乏采购方面的相关知识，通常不能有效发现采购业务内部控制的不足之处，
　　监督审查乏力将导致采购业务中拿回扣和舞弊现象层出不穷。
　　4 A公司采购业务内部控制优化建议
　　4.1 改善公司内部控制环境
　　（一）健全公司组织结构
　　建筑施工企业是以项目部为主要生产单位的，A公司项目部对公司所设置的内部控制制度不太重视，公司应当赋予内部审计部门相应的权利，使其在不违背职业道德的前提下不受限制的进行审计。在采购业务内部结构设置上应当划分清楚权利与责任，不允许出现职务交叉，防止舞弊现象发生。
　　（二）建立良好的人力资源政策
　　A公司不注重理论的培训，经常会出现员工岗位与能力不符的情况。在采购业务方面，人员的设置应当考虑其知识储备及专业能力，同时在采购人员的任用上应当遵循岗位不相容原则，质检人员和验收人员不得兼任，物资采购必须由专业人员严格按照合同进行检查。
　　4.2 构建风险评估体系
　　（一）采购业务目标设定
　　在整个风险评估体系中，目标设定是实施风险评估的前提。A公司应当根据公司采购业务的现状设置如下采购业务内部控制目标：对采购业务流程进行规范，控制采购成本，增强采购业务的会计信息质量，保证会计核算真实完整准确，防止出现舞弊等。
　　（二）采购业务风险识别
　　风险识别是风险评估中关键的一步，公司在进行风险识别时应当进行充分的调查和科学分析，将影响公司内部控制目标实现的不利因素进行准确识别，把握控制点。A公司采购业务发生的风险主要体现在金额舞弊、材料质量不合格或者数量短缺、验收不严等。公司应当不定期关注采购业务成本，调查供应商背景，不同部门定期进行集中讨论，从而识别采购业务中隐藏的风险。
　　（三）采购业务风险分析
　　公司在进行风险分析的时候，应当对不同的风险因素进行划分，评价风险的等级，相关责任人员应当经常进行交流，分析可能发生的风险对公司产生的影响。A公司应当把控好采购业务的内部控制点，外部监督和内部监督必须严格进行实施，从而降低采购业务可能出现的风险。
　　（四）采购业务风险应对
　　公司在对识别出可能对公司具体目标产生负面影响的风险进行分析后，结合具体业务可接受的风险水平来确定具体的风险应对措施。采购业务方面，A公司对于采购人员职责交叉、兼任可能导致的内部控制风险，应当执行岗位不兼容制度。物资验收上，公司应指派专业人员进行验收和质检，把控物资的数量与质量。一般情况下，风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险分担以及风险承担。
　　4.3 建立高效的信息沟通系统
　　信息沟通畅通是实施内部控制的前提和基础，控制活动的展开依赖于信息系统提供的信息。A公司目前的信息系统还处于起步阶段，员工经验不足容易导致沟通混乱。公司应加快构建信息化系统，进行规范化的信息管理。同时公司应当定期举行会议进行信息沟通，采购业务相关的各部门应当积极及时反映问题。公司内部的供应商体系也应当进一步完善，避免不同的分公司向同一家供应商议价时产生不同的采购价格。
　　4.4 完善内外部监督机制
　　监督分为内部监督与外部监督，外部监督方面，公司可以聘请采购业务审计经验丰富的外部审计机构为公司的采购业务提供相关咨询。内部监督方面，A公司应当保证内部审计的独立性，同时积极配合外部审计，采用定期审核与不定期审核相结合的形式进行自查，定期开展供应商会议，防范采购業务出现舞弊现象。
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