基层档案管理员做好财务档案管理方式探讨

作者:未知

  摘 要:财务档案是基层单位内部会计财务的历史数据的记录,能够反映单位的各项经济业务情况,具有不可替代的审查、监督作用。 基于行政事业单位机构改革,基层档案管理员需做好财务档案管理工作,进行改革创新,确保档案管理规范化,以满足社会变革的需求。
  关键词:基层;档案管理员;财务档案管理
  中图分类号:F23 文献标识码:A doi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.36.056
  1 财务档案管理的内容及作用
  档案管理工作需要收集、整理与储存大量的数据信息,工作内容较为繁杂,对基层档案管理员提出更高的要求。基层档案管理员做好财务档案管理工作,需切实深刻地了解财务档案管理的内容及作用。财务档案管理工作具有较为复杂、繁琐的内容,主要包括:(1)会计财务总结报告。(2)资金流动凭证。(3)详细的会计账目,如资金流向等。(4)单位的存款对账、档案清单以及保管项目。(5)档案数据的存档备份。(6)会计财务记录数据材料等。
  财务档案管理具有重要的作用,第一,了解基层单位内部经济情况。第二,避免与其他单位业务往来发生纠纷,强化财务档案管理工作,在与其他单位业务往来中,收集、整理与保存报表与数据,避免资料不完善造成纠纷。第三,确保报表账目具有准确性,保证年末决算时能够做到账表一致。第四,财务档案能够直接反映单位的财务情况与发展历程及趋势,便于政府了解以制定相应的政策推进单位进一步发展。第五,财务档案管理记录了单位历史经济业务往来,基于事业单位改革之际,能够提供一定的经验指导。
  2 基层档案管理员强化财务档案管理工作的策略
  2.1 转变管理理念
  财务档案管理对于单位发展具有重要作用,基层档案管理员需深刻认识到财务档案管理的重要性,在实际工作中强化财务档案管理。首先,基层档案管理员需要转变管理理念,在思想上給予一定的重视,思想是行动的先导,重视财务档案管理工作,作用到实践中具有重要意义。另外,以往基层档案管理员进行财务档案管理,通常是保管重档案、利用轻档案,这一管理理念难以适应当前工作需求,需进行转变。财务档案管理工作的重要环节是将档案利用到实际工作中,这样才能发挥档案的价值与作用,因此需要转变理念,明确档案的利用价值与方向,并且学习与借鉴成功先进的财务档案管理方法,结合单位发展情况来推进财务档案管理改进创新,为基层单位转型升级提供有力的支撑。
  2.2 完善管理机制
  当前,基层单位财务档案管理存在制度不够完善的问题,不以规矩,不能成方圆,缺乏制度的保障一定程度影响到基层档案管理员进行财务档案管理,因此档案管理员需要结合单位实际情况与自身管理经验,来对财务档案管理制度进行完善。具体而言,以《会计法》《档案法》或《会计档案管理办法》等法律法规为依据,并结合单位实际情况,来建立与完善科学合理且具有可操性的档案管理制度。值得注意的是,财务档案管理制度需要涵盖具体工作的各个环节,比如财务档案整理标准、归档时间与范围、查阅与保管期限等。另外,还需要明确自身的工作职责与范围,以此来规范管理工作,通过将其纳入绩效考核中能够提高管理的积极性,在财务档案管理工作中认真落实每一项职责。最后,互联网的普及,推进社会发生翻天覆地的变化,互联网被广泛应用到各行各业中,电子财务档案的占比重逐渐增多,针对电子档案管理,缺乏相关的管理制度,《会计档案管理办法》对财务档案信息化提出更高的要求,可以此为依据来对电子财务档案管理制度进行完善与修订,以建立系统、完善且具有可执行性的管理制度,包括电子财务档案的收集、整理、移交与归档等,通过完善管理机制,让实际财务档案管理工作能够有章可循、有法可依,确保基层档案管理员做好财务档案管理工作。
  2.3 数字化管理
  大数据时代下,基层单位财务档案主要包括纸质档案与电子档案,电子财务档案主要是以数字化形式来对数据信息进行记录、传输、存储与利用,相比于纸质档案,电子档案具有显著优势,如长时间存储、传输快捷以及搜集方便等,已然成为档案管理重要手段。然而,与此同时,电子财务档案也存在一定的弊端,如存在安全风险,易被入侵盗取数据,或者数据信息易损坏等。基层档案管理员需提升信息化技术水平,并且单位还需强化财务档案数字化管理所需的软、硬件设施,从而做好电子财务档案管理工作。
  2.4 提升管理能力
  基层档案管理员做好财务档案管理工作,还需提升自身档案管理能力,应积极学习与财务档案管理相关的知识与技能,同时参与单位组织的培训工作,掌握更多的管理技能。譬如,针对财务档案信息化管理的趋势,单位定期或不定期组织培训以提升档案管理人员的技术水平,基层档案管理员需积极参与业务培训,不断提升自身的专业知识、管理水平与信息化技术手段等,通过提升管理能力以便更好地管理财务档案。
  3 结语
  综上所述,基层档案管理员做好财务档案管理工作,首先需要转变管理理念,突破以往财务档案管理的传统思维与流程,对档案管理方式进行改进与创新。其次应该以相关法律法规为依据并结合单位的实际情况,来完善财务档案管理制度,最后需紧随时代发展步伐,提升管理能力、掌握信息化技术手段来进行数字化管理。
  参考文献
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