刍议如何做好企业办公室工作

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　　摘要：企业办公室工作担负着参与政务、管理事务、综合协调、搞好服务的重要职责。在新的形势下，要履行好这四项职责， 企业办公室工作面临着一些新情况、新问题。新的形势赋予了企业办公室新的内涵和新的要求。这就对办公室工作人员发扬“文明、敬业、高效、廉洁”的办公室精神，树立高效务实、勤奋廉洁、政令畅通、作风过硬的良好形象，有了新的更高的要求。现就此谈几点肤浅的看法。
　　关键词：企业办公室 政务 管理 邹议
　　
　　一、树立好窗口形象
　　办公室工作是企业的窗口，是企业形象的直接表现。所以，办公室必须树立一个良好的形象，即：文明、敬业、高效、廉洁的形象。第一，要发扬严细实恒的精神，对秘书工作而言，它所起的枢纽作用、桥梁作用、门面作用都是通过文秘人员点点滴滴的工作体现出来的，秘书工作1%差错就是100%的失误，譬如：印发的文件如有一处差错，就是将文件收回重印也将影响办公室的形象。秘书工作对外的一举一动，一言一行，一文一会，甚至一字一句一数，若有差错，都会造成难以挽回的影响和损失，因此，秘书工作要做到高水平、高质量、高效率，追求百分之百地做好秘书工作，这是企业办公室工作的基本要求。第二，为人做事要低调正直，要坚持“四个不”：不打领导旗号拉关系托人情，不以领导名义办事，不以自己的特殊身份捞取好处，不干预兄弟部门和下属单位的事务等。第三，做事要务实高效，要坚持“四做到”：待人接物要做到“虚心”――谦虚谨慎、不骄不躁、彬彬有礼；对待来访要做到“耐心”――耐心听、耐心记、不厌其烦、坦诚相待；承接工作要做到“诚心”――不能解决的问题要耐心做好说服工作，能解决的问题要按照程序立即办、热心办、办得好、办得周到；注重仪表要做到有“爱美之心”――拖拖拉拉、不修边幅、精神不振等，都会影响办公室的形象。总之，要塑造良好的办公室工作形象，必须尽职尽责，甘于奉献；顾全大局，精诚协作；勤政服务，优质高效; 遵纪守法，廉洁奉公；团结进取，争创一流；超越自我，追求卓越。
　　二、营造好学习氛围
　　讲学习，是我党的光荣传统，终身学习也是时代发展的客观要求。为适应新形势，不断提高办公室工作的质量和水平，就要树立学习工作化、工作学习化的理念，坚持终身学习、深入学习、学有所用，才能营造良好的办公室学习氛围。
　　第一，要学习理论。要有计划、有步骤地学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表“重要思想和科学发展观等，学习社会主义市场经济理论，学习企业管理、生产、经营、科技知识等，并坚持用理论指导实践，才能不断提高工作成效。
　　第二，要学习文化。企业决策者的主张、思路、要求乃至工作部署等，都要通过文字或口头表述这个载体来实现。因此，认真学习文化，在能力方面跃上一个新台阶，工作才能扎实有效、得心应手、左右逢源。
　　第三，要学习业务。要学习行政管理学、文书学、逻辑学、应用写作学、档案管理学、微机知识等办公室的基本知识、基本技能和基本规律。同时要学习了解企业的财务、内控、合同、生产、技术等方面的知识，成为复合型人才，才能胜任企业办公室工作，才能做到干一行，学一行，管一行，精一行，成为办公室工作的行家里手。
　　第四，要学习法律。学习党的路线、方针、政策，学习国家法律、法规，提高法律素养的同时，更要学习精通与企业业务有关的法律、法规、政策、标准等，做到懂法、守法、依法从业。只有通过学习，才能不断拓宽知识面，吸取新营养，提高文字水平和综合能力，才能及时解决和处理新形势下的新情况、新问题，才能有效减少或避免工作失误，才能切实提高工作效率，才能实现工作快捷高效。
　　三、发挥好五个作用
　　企业办公室通常有参谋、协调、督办、资信、调研作用，这些作用的发挥是决定企业办公室工作成败的关键。
　　(一)参谋作用。办公室的重要职能是参与事务，为领导出谋献策。随着领导决策的科学化和民主化程度的日益提高，迫切要求办公室工作人员更好地发挥参谋与助手的作用，为领导提供资政服务。所以，办公室工作人员要增强参与意识。一是要吃透上情、熟悉下情，做好“上下情”有机结合的文章。二是要工作中想领导之所想，急领导之所急，办领导之所需，真正做到：当领导意向尚处朦胧阶段时，要为领导理清思路当好参谋；当领导意向渐趋明朗时，要及时制订出工作方案与实施细则；当决策付诸实施时，要及时跟踪反馈，做好协调服务，重点是做好摧办督办工作，保证实施的工作画上一个圆满的句号。三是要处理好政务与事务、参谋与参与、主动与被动三个方面的关系，力求为决策层、执行层、关联层等提供全方位的优质服务，充分发挥好参谋和助手的作用。
　　(二)协调作用。办公室处在承上启下的地位，是上情下达、下情上传、协调左右、联系内外的枢纽。要通过加强协调，调动方方面面的积极性，理顺各方面的关系，化解各方面的矛盾，在保证领导决策顺利实施的前提下，努力使上下左右都满意。同时，要切实做到对上讲负责，对下讲服务， 对旁讲协作，对内讲团结，对外讲形象，努力保证企业各项工作高效运转。
　　(三)督办作用。督办工作就是督促落实、监督执行和情况反馈。督办工作是决策执行过程中必不可少的一个环节， 其作用是可以为领导提供决策执行情况、工作进度，使领导心中有数。更重要的是发现决策执行过程中带有苗头性、倾向性的问题，及时向领导反馈，避免出现大的失误。对企业重大决策要及时分解立项，深入基层，深入调研，了解实情，有针对性地开展督促检查；对领导的批示文件，要及时协调督办，做到事事有回音，件件有着落；在领导现场办公过程中，要制定督办方案，做好跟踪落实。充分发挥好督办的“摧化剂”、“助推器”的作用。
　　(四)资信作用。首先，要紧紧围绕企业的中心任务和工作重点，大力开发带有倾向性、全局性和普遍性的信息。同时，要根据领导意图和工作需要，及时传递宏观经济运行状况的信息、超前预测性信息、政策反馈性信息、咨询建议性信息，为领导科学决策提供参考依据。其次，要开展信息调研，开发高层次信息，要搞好综合处理，提高信息质量。第三，要坚持如实汇报，要有喜报喜、有忧报忧，全面反映客观情况。充分发挥好信息的“耳目”、“资政”作用。
　　(五)调研作用。调研是“谋事之基、成事之道”。调查研究是办公室参政议政的主要手段之一，是调查了解客观事物和探求其真相、性质和规律的过程。办公室的各项工作，无论是提供信息和建议、起草文件和报告，还是做好其它服务工作，都离不开调查研究。做好调查研究，工作才能超脱， 才能有的放矢，才能提高办公室工作的有效性、针对性与实效性。所以，办公室要紧紧围绕企业的重大决策和重大活动进行调查研究，要经常深入基层，摸清情况，提炼信息，发现问题，提出建议，通过调查研究的书面材料向领导提供资政服务。首先，要把握企业工作的特点， 抓全局性的调研; 其次，要贴近企业决策，抓热点、难点、重点、焦点、易损点、薄弱点、漏失点等典型问题的调研，为企业行政监察工作奠定良好基础; 第三，要通过调研，及时总结经验，特别是企业生产经营的关键点，重点是要把握企业生产经营中存在的易损点、薄弱点、漏失点等发现深层次的矛盾和问题。通过调查研究，为领导科学提出预案和建设性的参考意见，使领导的决策更具科学性和可行性。

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