高校电子商务档案与纸质档案之关系

来源:用户上传      作者: 毛浓选

　　摘要：电子商务文档是当今信息社会发展的一个重要标志, 随着计算机大量应用于高校教学、科研管理等项工作中，因此产生了大量的电子商务文件，进而产生了电子商务文件档案, 电子商务文件的产生给高校非电子商务文件档案工作带来新的挑战和机遇。本文就其电子商务文件管理、利用的优势及不足与传统纸质档案管理加以对比，阐明高校电子商务文档不能绝对取代纸质档案，两者在一定时期内应优势互补，并存发展。
　　关键词：高等院校；电子商务文档；管理
　　中图分类号：F062.5文献标识码：A
　　
　　一、电子商务文件产生对高校档案工作带来的影响
　　
　　(1)对高校档案保管方式的影响。当电子商务文件通过某种电子商务信息技术和设备存储于载体后，就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子商务技术日新月异地发展，电子商务文件在保管条件上必须不断地通过计算机等设备的更新换代来适应新技术，才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子商务文件在保管上同纸质文件不同的特殊要求。
　　（2）对高校档案业务工作的影响。电子商务文件的产生使高校内各院、系、部产生的档案材料能及时归档，快速地提供利用。文书处理部门平时在网上将收、发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅与自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案室移交一份分类组卷目录清单，把数据通过一定格式传输到档案管理系统数据库中即可，较之过去减少了档案室繁琐的大量数据录入工作。
　　（3） 对高校档案利用方式的影响。电子商务文件档案的使用可以不受时间、空间的限制，使用者在任一时间、地点只需有一台联网及配置较高的计算机，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。同时，网上利用的开展，也会使档案工作进入一个崭新的工作环境、进入极好的良性循环之中。
　　（4）对高校档案馆（室）职能的影响。随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后高校各类档案的收集、鉴定、整理、编目工作关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图，换言之也就是档案的开发利用途径问题。
　　
　　二、在一定时期内高校电子商务文档不可能全部替代纸质档案
　　
　　现代化办公手段已在各高校广泛采用，电子商务档案也应运而生。由于以磁性材料为载体的电子商务档案能使载体与内容信息实现分离，摆脱了纸质等载体档案所具有的时空局限性，因此，有的档案工作者认为电子商务档案存储、检索、传递方便快捷，是纸质档案所不能比拟的，用不着再保存纸质档案了。我认为这种认识是极其片面的，我们必须认清电子商务档案在相当长的时期内只能部分取代纸质档案的功能，不能最终全部取代纸质档案；电子商务档案和纸质档案不是一对新、旧事物的关系，它们之间没有继承性和相互否定性。它们各有所长，互为补充，我认为纸质档案和电子商务档案将长期并存。其原因如下：
　　(1)构成替代关系是要具备一定的优势条件的。从我们目前所能看到的情况来分析，纸张记录档案材料其中稳定性的特点是磁性记录材料所不具备的，磁记录材料的不稳定性是不适合作为档案载体材料的最基本的要求的。因此，当档案室一方面保存磁记录材料的同时，又对应地保管了大量的纸质载体档案，这就是档案界所讲的“双轨制”。也就是说，磁记录材料如果解决不了其稳定性的问题，那么纸质材料就难以被彻底取代。
　　（2）电子商务档案的原始性真实性不如纸质档案好确定。电子商务档案原始性认定的艰难性使其难以像纸质档案那样被接受。纸质档案的原始性鉴定通常采用“原件”鉴定法。档案信息形态包括印章、签字笔记等的真实性鉴定及档案信息的原始性、真实性鉴定。由于其直观性、鉴定工作比较简单，普通人员都能掌握。而电子商务档案的内容信息可与它的信息载体分离，可以从一个载体复制到另一个载体，无原件复制件之分，很难区分内容更改前后的状况。
　　（3）纸质档案目前还是人们的传承习惯。纸质档案使用近两千年，对人类社会，特别是有着悠久历史文化传统的文明古国影响久远、根深蒂固，既有现实实物的真实感，又有历史印证的沧桑感，人们不仅在思想上对纸质文书、档案的使用，情有独钟，偏爱有加；而且，从现实上讲，至今在国内外的一些特殊行业、部门、工作环节及相当一部分人群中，由于计算机及其电子商务文件档案生成的特殊性等多方面原因，纸质文件档案的统治地位仍未被电子商务文件档案所取代，由于人们对真迹的尊重和渴望，无纸化档案只具有相对意义。
　　
　　三、加强高校电子商务文件档案管理的设想
　　
　　加强高校电子商务文件档案管理首先要解决好真实性和安全性问题，而要从根本上解决这两个问题并非易事，它涉及到电脑应用技术、通讯技术、生物科学、机关公文产生程序、保密制度、法律法规等诸多方面的领域。我认为，当前应重点采取以下几点措施：
　　（1）认真贯彻实施档案管理工作法规和标准，规范高校管理行为。当前，重点是要严格执行《电子商务文件档案与管理规范》和《电子商务公文档案管理暂行办法》等，建立规范的制度和工作程序，并结合相应的技术措施，对电子商务文件和纸质文件实行一体化管理，纳入到高校统一的文件管理体系中去，实现电子商务文件和纸质文件管理上的标准化。
　　（2）建立电子商务文件和纸质文件之间的联系制度，确保高校档案的有效性和一致性。考虑到对高校档案实行全面数字化处理的难度较大，所以在电子商务文件完全取代纸质文件之前，应该允许两种文件的形式同存并用，以保证两者之间的内容、问题格式和有效性上无差异，避免可能由此引起的混乱，干扰行文的准确性。最好从现在起，凡属应归档的文件，无论是电子商务文件还是纸质文件，都要进行数字化处理，为将来高校的馆（室）藏档案信息全面实现数字化做好准备。
　　（3）积极应用现有的先进工具和技术，强化高校电子商务文件的事权管理。要在高校档案管理中允许使用磁卡、密码、指纹等技术手段，建立对电子商务文件的操作者可靠的身份识别与权限控制，确保所有电子商务档案使用者的身份合法，限制对电子商务文件的任何随意使用权限。
　　(4)完善和健全各项规章制度，促进高校档案电子商务化建设规范发展。要根据工作的发展以及电子商务文档特点，制定科学完善、符合实际需要的管理规章制度、文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，保障数字化档案建设安全有序的开展，重点要研究各类电子商务文件的特性，从档案管理角度提出确保其真实性、完整性、安全性和有效性等方面的措施。
　　工作单位：西安体育学院武术系
　　
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