ERP系统下的财务管理模式变革

来源:用户上传      作者: 吴晓梅 张丽

　　提要随着ERP系统的应用，传统的财务管理模式也在发生根本性的变革。在这一背景下，本文首先简述传统财务管理模式的诸多弊端，然后概述ERP系统以及ERP系统下的财务管理模式的特点及优势，最后对改造传统财务管理模式提出相应建议。
　　关键词：ERP；财务管理；财务分析；财务控制；网络技术
　　中图分类号：F23文献标识码：A
　　
　　随着信息技术的发展，人类社会也由工业经济时代步入了网络经济时代，企业的经营环境和财务管理模式发生了巨大的变化。现代企业无论是机制体制、经营环境还是业务流程、组织结构都发生了深刻的变革，传统的财务管理模式，包括计算机辅助管理手段等都存在着许多弊端，已无法适应现代企业运营的需要。
　　与此同时，我国财务工作信息化也走过了20多年的风雨路程，已经取得了巨大的进步，在引入ERP之前，我们只是将手工会计向计算机系统进行简单的复制，减轻了会计人员的工作强度，对提高企业的经营决策水平作用有限。在经历了会计电算化后，产生于20世纪九十年代的ERP系统则在一定程度上克服了会计电算化的不足，企业管理者可以依托ERP这一平台，进行更广泛的资源和信息集成，从而为企业科学决策提供更好的服务。因此，ERP系统成了企业提升管理水平的一个新选择，推动企业财务管理模式发生了根本性的改变。
　　
　　一、传统的财务管理模式
　　
　　传统的财务管理模式下的财务管理工作只是事后收集原始资料，编制会计凭证、审核登记各种明细账及总账，并据此编制各种财务报表，充分体现了财务管理的核算和记录职能。财务工作实行电算化后，计算机可按照事先编制好的程序，自动完成一系列财务数据处理工作，并将最终结果――财务报告打印出来，使财务管理工作从财务账册中解脱出来，但其并未从根本上提高财务信息质量。
　　传统的财务管理模式，长期以来主要体现在事后收集数据和反映财务状况上，在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱。另外，财务系统的信息处理一般都是对手工会计业务的自动化，系统的结构是面向任务和职能的，仅仅满足财务事后核算的要求，对业务流程的监控和与其他系统的集成性上还需要加以完善，不论是在时效性上还是针对性上，都难发挥作用。当企业发生危机时，它又总是首先反映在财务危机上，不是缺少资金，就是缺乏持续经营所需的资本。在这种形势下，应用ERP系统就成了企业加强财务管理的一个新选择。
　　
　　二、ERP系统概述
　　
　　（一）ERP系统的定义。ERP是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团提出的一整套企业管理系统体系标准，是较完整的集成化管理信息系统，包括分销、制造、财务、质量控制、售后服务、人力资源、运输管理等子系统，是在制造资源计划（MRP Ⅱ）基础上发展而成的面向供应链的管理思想。因此，ERP系统是一个在企业范围内应用的、高度集成的系统，数据在各业务系统之间高度共享，是整合企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机软硬件于一体的企业资源管理系统。
　　（二）ERP系统的特点。ERP系统的主要特点体现在以财务管理为核心，实现财务和企业内部业务的协同，以及与供应链、销售链的协同。它根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计，能跨越职能领域的边界，实现整个企业信息的集成，它可以充分协调企业内外部资源，确立企业全面竞争优势。
　　（三）ERP系统在国内外的发展。欧美等发达国家的电算化发展从四十年代的订货点法到六十年代的MRP，由七十年代的MRP到八十年代的MRPⅡ，最后到九十年代后的ERP都是根据其计算机不同的发展速度和人们对企业管理逐步完善的要求来实现的，体现了其对企业管理的重视，同时可以看出他们对先进的应用软件了解和掌握的程度很深。目前，在欧美等国，ERP应用已经比较普及，多数大中型企业已采用ERP系统或是更先进的管理方式，据称全球500强企业的80%已经购买了ERP软件。此外，许多小型企业也在纷纷应用EPR系统。
　　ERP系统在中国的应用也已有20多年的历史，前期应用主要在传统机械制造企业。当时主要是ERP的试验应用，由于ERP管理软件和计算机技术尚待发展，我国的经济体制改革尚在起步阶段，企业管理思想落后，市场竞争环境还未形成，应用的效果并不理想。后来，随着我国软件水平和计算机技术快速发展，管理思想紧追世界潮流，ERP的应用从机械制造行业扩展到航空、航天、电子、家电、医药、化工等多个行业。目前，随着我国信息化带动工业化战略的确立、国内软件企业的推动、国际竞争的加剧，我国也掀起了应用ERP的高潮。
　　
　　三、ERP系统支持下的财务管理模式
　　
　　随着信息技术的发展，信息系统被广泛应用于企业的生产经营过程中，它使企业采购、生产、销售、财务管理等各环节无缝连接起来，实现资源的集中配置和数据的集中共享，全面监控企业的财务状况。而ERP系统的应用引起了财务管理模式发生根本转变，ERP系统中的财务管理模块不仅完成了从事后财务信息的反映，到财务管理信息处理，再到多层次、一体化的财务管理支持，它更侧重于财务计划、控制、分析和辅助经营决策，强调事前计划、事中控制和事后反馈。它的应用主要是通过报表分析、预算管理和资金管理三个子模块来实现：
　　1、报表分析子模块。由于ERP系统的高度集成性，给在财务管理中经常采用的报表分析提供了非常强大的功能。目前，在实施ERP企业的报表分析系统中，都包含既满足管理层又满足非管理层使用的报表分析，并且能够供不同类别的人员进行查询，但需要设定查询报表分析系统人员的权限和级别。它主要和总账、成本费用等模块集成。
　　2、预算管理子模块。它把上级下达的年度预算和经过本公司分解后下达给各部门的预算，录入ERP预算管理模块，通过该模块达到预算预警、警告、不予通过三种作用，促进公司真正重视预算，采取切实措施降低成本费用，提高经济效益。当然，预算下达可能会存在不合理的地方，对于确实需要修改预算的，经过相关部门批准，可以对预算进行调整。预算管理子模块主要是按照费用归属部门进行归集和管理，各管理层可以通过ERP系统及时了解预算的执行情况，为及时做出预算调整和修订提供决策依据。
　　3、资金管理子模块。该模块主要为企业解决收支两条线的问题，它是由下级企业根据工程施工和工程采购合同申请工程资金，按照财务预算系统每月的预算计划申请运营资金；上级财务部门根据批准的资金申请下拨资金，同时对下级公司的收入账户中的资金进行上划。上级部门统一在ERP会计相关模块中直接进行列账处理，极大地加快了资金的审批和拨付，减少了往来的差错，它主要和应收应付、预算管理、现金银行存款等子模块集成。
　　三个子模块的运用实现了ERP在企业财务管理中的应用，同时也体现了ERP系统在财务管理中的优势，主要体现在：
　　1、财务管理的计划和控制作用得到发挥。财务计划与控制是财务工作者的一项重要任务。实施ERP后，财务人员可以更好地得到计划人员、生产经营人员的配合，使财务管理的计划和控制作用得到发挥。ERP系统把企业的生产和财务管理集成在一起，计划人员对他们所管辖的生产线的库存水平及有关数据的准确性负责，生产人员对自己的部门所处理的物料数量及其价值负责，财务人员可以及时得到生产方面的准确数据，成为企业生产经营管理队伍中协调工作的一份。在ERP的支撑下，财务不但能了解采购、库存、生产和销售的全部计划和过程，而且伴随着它们每一个作业，财务都有相应的反映，及时进行控制。

　　2、使财务报告及财务分析更为及时准确，为决策层快速地提供决策依据。实施ERP系统后，由于信息技术的支撑，大量的信息存储在企业的数据库中。在这种随机的存储方式下，用户可以根据自身的需要，选择不同的核算方式和报表计算，通过不同的报表处理模块，获得相应的基本财务报告。由于ERP系统中引进了便于决策者决策的财务分析系统，通过这个系统，决策者可以方便地得到适时、准确的财务信息，便于决策。
　　3、全过程的成本管理得以实现。全过程成本管理就是把各种成本信息、制造信息高度集成，为责任成本控制模式的创新提供条件，它提供把静态的成本动态地管理起来的物质条件，突破手工管理的瓶颈制约，使成本控制可以深入到生产的每一环节。ERP体现了一种动态管理的思想，ERP系统是一个有机的整体，某一生产环节对成本控制的责任存在传递和继承的现象。通过上下游操作者之间的相互协调和配合，从而使得对成本的控制在生产的全过程保持连续作用。ERP系统对成本的控制按照逐层分解的方式展开，将责任落实到各个操作层的每个业务人员，通过加强对责任人的责任管理，借助数字化、集成化的手段，实现由粗放管理到集约管理，从而提高整个企业的管理水平。
　　4、使资金管理更严格。企业财务管理的核心是资金管理。加强财务管理，必须把资金管理作为整个企业管理的核心，使它贯穿到生产经营的每一个环节，在企业生产经营过程的每一环节中都必须认真考虑企业的财务和盈利能力，确保企业经济效益的最大化。EPR对企业的业务流程进行了重组，财务人员掌握采购计划的全部信息，能够确定合理的库存投资水平，做好资金和付款计划，有效地减少漏洞；财务人员掌握销售信息，能够进行是否发货的资金审核，减少了人为控制的难度和随意性等。因此，实施ERP使企业的资金管理更严格，更趋于合理和高效。
　　
　　四、改造传统财务管理模式的措施
　　
　　ERP系统的应用使传统的财务管理模式发生了根本变革，因此企业应适时地改变传统的财务管理模式，现提出
　　如下措施：
　　1、转变观念，建立新型财务管理模式。传统财务管理侧重于财务的核算管理，要转变为新型财务管理模式，企业的各级员工都应转变已形成的基本观念，学习新的管理思想和管理理论，充分认识网络经济时代社会经济环境的变革和企业财务管理创新的必然趋势，进行创造性思维，建立新型财务管理模式观念。
　　2、加快企业管理信息化进程。传统财务管理模式向新型模式转变要求企业必须加快信息化进程，积极组织实施ERP系统，实现企业整体信息化。
　　3、以网络型组织结构为依托，对传统业务流程进行重组。打破企业部门内部界限，重组企业内部的工作流程，建立流程型群体，实现财务、业务、决策的一体化；然后，将企业内部的业务流程推广到整个供应链中，从购买原料到对顾客提供有价值的产品和服务的一连串作业活动，减少供应链中不必要的中间环节，实现企业财务管理与整个供应链的结合。
　　4、加强财务人员网络技术培训。有针对性地对财务人员进行网络技术培训，提高对现代化信息加工、整理和分析技术能力，善于整合各个部门产生的所有信息，利用计算机网络和ERP软件熟练进行业务处理，以扎实的业务知识做支撑，从而实现网络时代企业财务管理模式的转变。
　　
　　五、结语
　　
　　财务管理是企业管理中的重点，也是企业管理信息化的核心内容，企业所有的生产经营活动都与财务管理密切关联。随着信息技术的发展，传统的财务管理模式发生了根本性的转变，对此，这就要求我们财务人员必须及时把握时机适应环境的要求，掌握扎实的理论基础和娴熟的实践技能，提高对信息现代化加工、整理和分析技术能力，依托ERP系统这一平台，整合各个部门产生的所有信息，从而实现企业价值链各环节的一体化，提高企业的整体竞争优势。
　　（作者单位：山东财政学院会计学院）
　　
　　主要参考文献：
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