应收账款管理浅见
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作者: 荀琳娜
提要加强应收账款管理是每个企业都面临的问题,应收账款管理的好坏对企业能否正常地进行生产经营、盘活企业库存物资、提高资金使用效率都起着决定性作用。本文根据当前企业应收账款中存在的问题,分析应收账款产生的原因和风险,并提出解决措施。
关键词:应收账款管理;风险;措施
中图分类号:F27文献标识码:A
应收账款是企业运营资金管理的重要环节,是指企业因销售商品、材料或提供劳务等经营活动,应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。该资产是企业在一定时期内形成的一项“虚拟资产”,由购货单位即企业的客户所控制和任意使用。只有应收账款变现流入企业后,才能参与企业生产经营,为企业创造收益。
一、应收账款产生的主要原因
企业应收账款产生的主要原因是为了扩大销售量、增强企业的竞争能力、加速资金循环、实现利润最大化的经营目标,它是企业为了扩大销售和盈利、加强资金管理而进行的一种投资。
(一)商业竞争。商业竞争是应收账款产生的主要原因。竞争激烈的市场机制迫使企业必须以各种手段扩大销售量,而赊销就是扩大销售量最好的手段之一。赊销的销售量大于现金销售量,由此便引起了应收账款的产生。
(二)减少库存商品,节约库存商品管理费用。当企业的库存商品较多时,为了加速资金循环,减少商品积压,降低库存商品的管理费用,企业一般会采用较为优惠的信用条件进行赊销,把库存商品转化为应收账款,节约各项费用支出,加速资金周转。
二、应收账款潜在的风险
(一)内部风险
1、客户信用资料缺失。在买方市场环境下,企业往往更注重多拉客户,扩大销售业务量,而对购货单位的具体信用状况及经营情况不够重视,缺乏一定的了解,这种缺乏客户信用资料就盲目地提供信用政策的行为常常导致企业需要承担一定的应收账款回收风险。
2、商品质量风险。企业商品质量的好坏、价格的高低、花样和品种等因素,也会影响赊销客户的付款意愿。
3、结算方式风险。结算方式主要有现金结算和转账结算两种。其中转账结算方式包括银行汇票、银行本票、商业汇票、支票、委托收款、托收承付、汇兑和信用证8种。结算方式的选择至关重要,如果选择不当就会产生应收账款的回收风险。例如,银行承兑汇票的结算风险就小于商业承兑汇票的结算风险。
(二)外部风险
1、激烈的市场竞争。在竞争激烈、市场经济形势严峻的今天,赊销是扩大销售的重要手段之一。企业通过赊销可以扩大企业的销售量、增加利润、减少库存、降低存货成本,以此来增强企业竞争能力,提高商品的市场占有率,扩大企业利润的实现。
2、商业信用不成熟。由于受社会信用不完整、不可靠的影响,导致了企业商业信用不发达,一些客户信用缺失。企业销售合同期满,债务人却迟迟不肯还款,一再推迟还款时间,甚至根本就没有偿还意向的事情也时有发生。
(三)赊销风险。赊销是一种促销行为,实际上就是将企业的产品转化为现金的时间跨度拉长,赊销背后就是不断增长的应收账款。应收账款拖欠的时间越长发生坏账的几率就会越大,收不回来的可能性也就越大。若企业通过赊销方式不断扩大销售,表面看似好事,可事实上却常常事与愿违。
三、应收账款管理中存在的问题
对于内部控制制度较薄弱的企业,应加强对应收账款的管理。应收账款在管理中存在的问题,主要表现在以下几个方面:
(一)缺乏应收账款管理责任部门。不少企业有大量的应收账款对不上、收不回,一个主要原因是没有明确由哪个部门来管理应收账款的收回,没有建立起相应的追收管理办法,缺少必要的内部控制部门,导致对损失的应收账款无法追究责任。
(二)对应收账款会计监督相对薄弱。没有建立应收账款定期清查制度,长期不对账。由于在交易过程中货物与资金流动在时间和空间上的差异,都有可能导致应收账款收款误差,所以债权债务双方就经济往来中的未了事项应进行定期对账,这样可以明晰双方的权利和义务。而现实中有的企业长期不对账,有的即使对了账,但并没有形成合法的对账依据,仅仅是口头上的承诺,也起不到应有的作用。
(三)企业没有树立正确的应收账款管理目标。企业常常为了片面追求利润最大化,而忽视了企业的现金流量,这其中一个很重要的原因就是对企业业绩的考核往往过于强调利润指标,而并没有设置“应收账款回收率”这样的现金流量管理指标。
四、加强企业应收账款管理的措施
(一)建立严格的内部控制制度。应收账款收回的数额及期限影响着企业的资金状况和生产决策。因此,为了保证资金的安全运行,应对应收账款实行严格的内部控制制度。
1、明确责任。进行成功的内部控制,首先要明确各个员工的责任。应根据每个人的能力、兴趣、经验和可靠程度的不同,分别授予他们不同的权利、责任和义务。责任意味着将任何一项行为都能尽可能的追溯到底,这样,其结果就同个人联系在一起了。如果对员工都给予一定的责任安排,就会加强员工对企业的责任心,处事谨慎并注重效率。
2、监督赊销权限。建立相关的信用部门,该部门有权决定赊销的对象及数量,但决定权必须建立在对客户信用资料分析的基础之上。而且,具体的赊销对象及数量应由业务部门协同财务部门共同讨论研究决定,是集体决策的结果,个人的权力不能驾驭于集体之上。
3、坏账核销程序完备。坏账的核销要有依据,对于估计的长期无法收回的坏账,核销后应专门登记,并仍然要派专人负责进行催收,定期核对,避免贪污行为的发生。
(二)加强应收账款风险控制
1、加强应收账款管理。主要是指加强应收账款账户的日常管理,做到日清月结,当天就把发生的业务登记入账。(1)赊销业务的全过程应分工登记。客户的赊销现金流入应单独进行管理,由专人负责。除了登记应收账款明细分类账之外,还应建立赊销备查账;(2)明细账应定期同总账核对。在一些企业中,由于缺乏总账与明细账的定期核对,或者虽有核对但在发现问题后不认真查找原因而随意调整明细账,最终导致对总账差错缺乏控制与揭露机制。所以,加强应收账款的风险管理必须做到明细账定期与总账进行核对,发现问题认真分析原因,正确处理,真正做到账账相符。
2、制定合理的信用政策。(1)确定恰当的信用标准。信用标准严格,企业遭受坏账损失的可能性就小,但对于扩大销售占领市场不利。信用标准过宽,虽然可以刺激销售增长,但会使坏账损失增加,所以企业必须确定一个恰当的信用标准,在能够保证销售和市场占有量的基础上,使坏账的损失率降到最小;(2)灵活采用信用条件。适当的延长信用期限可以扩大销售量,但信用期限过长也会造成应收账款发生坏账的风险增加。为了鼓励客户早日付款,企业在规定信用期限的同时,可以适当采用现金折扣条件,只要客户在规定的折扣期限内付款,便能享受相应的折扣优惠,这样可以促使客户尽早偿还欠款。
(三)对长期拖欠货款的客户采取有力措施
1、应收账款转换为应收票据。由于应收票据更具有较强的追索权,且到期前可以背书转让或贴现,在一定程度上能够降低坏账损失风险,所以当客户到期不能偿还货款时企业可以要求客户以商业汇票抵偿应收账款。
2、应收账款抵押或让售。企业可通过抵押或让售业务将应收账款变现。应收账款抵押是企业以应收账款为担保,从金融机构预先取得货款,收到客户支付的货款时再如数转交给金融机构作为部分借款的归还。当然,客户一旦拒绝付款,金融机构有权向企业追索,企业必须履行连带清偿责任。
3、实行应收账款监控体制
(1)赊销监控。一般销售业务都要经过接受顾客订单、批准赊销信用、按销售单供货、按销售单发运货物、向顾客开具账单、记录销售、收回资金这样一个业务流程。赊销监控主要发生在接受顾客订单、批准赊销信用、记录销售和收回资金这几个环节。在接受顾客订单时,顾客的订单只有在符合销售部门规定的授权标准时才能被接受,销售单的管理部门应根据信用部门客户动态管理系统提供的信息决定是否批准销售。在批准赊销阶段,信用管理部门的职员在收到销售单后,将销售单与该顾客已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较。并对每个新顾客进行信用调查,建立客户动态资源系统。根据调查的客户资信状况和其他相关信息,信用部门决定是否批准该客户的赊销,并在销售单上签署明确的意见。销售记录和收回资金时,财务部门应将销售数据和资金收回数据及时反馈给信用管理部门,更新客户动态资源系统。
(2)加强应收账款分析管理。财务部门应定期对应收账款的回收情况、账龄等信息进行分析,及时编制一定期间客户的销售、赊销、收款、账龄等数据分析资料交管理当局及信用部门。通过比率、比较、趋势、结构等分析方法,分析逾期债权的坏账风险及对财务状况的影响,以便确定坏账处理和当前的赊销策略。
(3)加强应收账款跟踪管理。从赊销过程开始,到应收账款到期前,对客户进行跟踪、监督,从而确保客户正常支付货款,最大限度地降低逾期账款的发生率。通过应收账款跟踪管理服务,保持与客户经常联系,提醒付款到期日,催促付款,可以发现货物质量、包装、运输、货运期以及结算上存在的问题和纠纷,以便做出相应的对策,维护与客户的良好关系,同时也会使客户感受到债权人施加的压力,极大地提高应收账款的回收率。通过应收账款跟踪管理服务,可以快速识别应收账款的逾期风险,以便选择有效的追讨手段。在工作中信用部门和销售部门要互相配合,分清各自在跟踪服务中的职责,达到相互监督、相互促进,提高应收账款回收率,促进企业销售的目的。
(作者单位:郑州工业贸易学校)
主要参考文献:
[1]金颖.企业应收账款管理中存在的问题及对策[J].理论纵横,2007.11.
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[3]巴燕华.浅谈应收账款的管理[J].华商,2008.18.
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