加强盐业系统会计电算化建设

来源:用户上传      作者: 陆晓玲

　　随着经济发展和科学技术的不断进步，传统的手工记账会计方法正在被以计算机为基础的电算化会计代替。利用电子计算机进行会计核算和会计管理，实现会计电算化是会计工作现代化的重要组成部分，也是会计改革的重要内容。电算化会计不仅从操作上可以代替手工记账、算账、报账，完成日常的会计事务处理，提高工作效率，更重要的是利用计算机数据的存取、分类灵活、高速处理等功能，对会计数据进行深度加工，产生一系列的重要经济管理信息。会计电算化作为企业流通现代化的重要组成部分以其简捷、高效、准确、全面的特点在企业的经济活动中发挥了越来越重要的作用。本文就河北盐业系统的会计电算化建设谈几点看法。
　　
　　一、会计电算化的作用
　　
　　会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。会计电算化已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。
　　会计电算化不仅大大减轻了财务人员的劳动强度和大大提高了企业财会信息的处理和传递速度，更重要的是企业财会工作发生了质的变化，主要表现在：（1）使企业财务真正做到统一规范。实现会计电算化后，企业可以轻松实现对财务数据处理和业务流程的规范，避免了在传统会计期间因人为因素在数据处理方面的不统一和不对应，减少了实际工作中标准的模糊性以及主观人为的不确定性，增强了会计工作客观性和会计信息可比性，方便企业对财务及业务流程进行控制。（2）可以方便做到信息资源共享。由于基于网络化处理，不仅可以做到在财务各岗位间的资源共享，保证财务数据一体化；而且对生成的财务信息，在设置权限的情况下可以在同一时间内任意查询。在传统会计时期，由于分工传递和手工操作，不仅财务以外无法获得所需信息，即使在各财务各岗位间也无法实现资源共享。（3）便于加强财务内部控制。实现会计电算化后，一方面最大可能地细化和明确了会计工作全过程中每个环节的参照依据和考核标准，可以对会计人员和工作进行严格控制；另一方面实现了有效实时监控，所有数据及操作情况均记入系统日志，各分支机构弄虚作假的可能性减少。（4）强化了财务管理。在实现会计电算化后，会计信息的处理能力空前提高，使会计对经济活动的反映能力更及时和准确，反映的信息更加细致、全面和深入，信息查询对领导掌握财务运行提供了方便，保证了财务在管理中的核心地位。（5）保证了财务目标的实现。实现会电算化特别是上马“管理型”会计软件后，通过资金管理、材料采购管理、成本管理、经济核算、财务分析、预算管理、集团财务等功能模块，实现了财务的事前预算、事中控制以及事后考核，保证了企业财务目标的实现。（6）提供财务决策支持。由于会计电算化与传统会计相比，在会计信息的处理上具有全面、快速、准确的优势，可以轻松实现及时记账、实时报告、全面反映，从而提高财务的决策支持能力。
　　
　　二、实行会计电算化的现实意义
　　
　　（一）企业管理规范化、科学化的要求。企业不仅需要提高生产技术水平，而且还需要实现企业管理的现代化，以提高企业经济效益，使企业在国内外的竞争中立于不败之地。会计工作是企业管理工作的重要部分。据统计，会计信息约占企业管理信息的60%～70%，而且多是综合性的指标。实现会计电算化，为企业管理手段现代化奠定了重要基础，可以带动或加速企业管理现代化的实现。河北盐业系统共有161家报表汇总单位，随着企业经营活动的不断发展，经营规模不断扩大，经营方式不断变化，经营内容越来越复杂，对会计工作的要求越来越高、越来越严格，会计核算的内容越来越多，会计电算化可以加大会计核算的准确性，保证会计核算工作的及时性，更为充分地利用会计数据，为管理者提供多方位的会计信息，从而为企业现代化经营管理提供可靠的决策依据。
　　（二）河北盐业系统集团化改革的需要。河北盐业系统会计电算化水平还很低，省、市、县三级公司除省公司及个别市级公司实现了会计电算化以外，大多数市、县级公司都还停留在手工记账阶段，财务核算、信息传递与共享的效率比较低。而省盐业系统流通体制改革已步入实施阶段，走集团化经营体制是经营性质所承担的职能决定的，财务管理又是企业改革中的最重要一环，是集团化改革的核心，会计电算化则在改革中发挥了重要的作用。首先，统一的会计管理软件使我们各单位处在一个统一的管理平台，统一了会计核算及财务管理口径，便于财务数据的采集汇总，提高了内部财务管理水平。其次，电算化网络化管理方便了各单位之间的信息传递和共享，加大了会计信息反馈的准确性和及时性，提高了集团化管理的水平。第三，盐业专营的集团化改革要求总公司对二级公司的财务管理实现紧密、便捷、高效的管理职能，而财务电算化的网络化管理实现了集团各成员间的点对点通信，二级单位与总部的业务往来以及对二级单位的汇总等功能完全能满足总公司对各成员间的迅速、快捷、准确的财务管理的需要。因此，河北盐业系统全面实现会计电算化迫在眉睫。
　　（三）可以提高会计从业人员素质。会计电算化不仅要求从业人员有丰富的会计专业知识，还要有电脑知识，这就要求会计人员在加强学习会计业务知识的同时，还要加强电脑知识的学习，只有这样才能从事现代企业的财务工作。因此，会计电算化的普及对盐业系统会计从业人员的素质带来一个飞跃，要从事这项工作，就必须在掌握财务专业知识的基础上还要掌握电算化的相关知识和技能，才能胜任现代企业的财务工作，而对财务和电脑知识的学习又会大大提高会计人员的业务素质，更好地做好会计核算、管理工作。
　　
　　三、会计电算化实施步骤
　　
　　（一）会计电算化是一项系统工程，涉及单位内部各个方面，各单位负责人或总会计师、财务负责人应当亲自组织、领导会计电算化工作，主持拟订本单位会计电算化工作规划，协调单位内各部门共同搞好会计电算化工作。各单位的财务会计部门，是会计电算化工作的主要承担者，在各部门的配合下，财务会计部门负责和承担会计电算化的具体组织实施工作，负责提出实现本单位会计电算化的具体方案。
　　（二）各单位开展会计电算化工作，可根据本单位具体情况，按照循序渐进、逐步提高的原则进行。例如，可先实现总账、报表编制、应收应付账款管理、工资管理、固定资产管理等财务会计核算，然后实现成本管理、合同管理、预算管理、资金管理等管理会计核算；在技术上，可先采用微机单机运行，然后逐步实现网络化；也可根据单位实际情况，先实现工作量大、重复劳动多、见效快项目的电算化，然后逐步向其他项目发展。
　　（三）在各单位实现会计电算化的基础上，逐步做到报表汇总或合并报表编制工作的电算化，并逐步向集团网络化方向发展。
　　
　　四、几点建议
　　
　　当前河北盐业系统会计电算化进程还处于起步阶段，会计电算化工作还有很多工作要做，主要应从以下几方面来加强会计电算化工作：
　　（一）各级公司领导要高度重视财务会计电算化工作，从会计人员的配备、会计电算化软硬件的配置等方面要给予大力支持，是做好会计电算化最基础也是最重要的保证。
　　（二）加强会计电算化人才培训。会计电算化人才缺乏，是制约各单位会计电算化事业进一步发展的关键环节。要大力培训会计电算化人才。目前，要立足于在职会计人员的会计电算化知识培训，着重进行专业会计软件知识和电算化操作的培训，以达到在开始实行电算化时能够立即上岗的标准。

　　（三）建立健全各项电算化管理制度和操作规程。单位实现会计电算化，会计人员必须操作计算机才能进行会计核算工作，如果操作不正确会造成系统内数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行。因此，必须通过对系统操作的管理，保证系统正常运行，完成会计核算工作，保证会计信息的安全与完整。
　　1、会计电算化操作管理制度的主要内容包括：（1）明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换操作员的密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。（2）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿，保证会计数据正确、合法。（3）操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件，否则密码的防线就会失去作用，会给无关人员操作软件留下机会。（4）根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录、记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。（5）必要的防范计算机病毒的措施和制度。
　　2、电算化会计档案和管理制度。电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。电算化会计档案具有磁性化、不可见及易修改的特点。因此，电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。主要内容包括：
　　
　　（1）会计数据的安全维护管理。会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，主要内容包括：必须经常进行备份工作，以避免意外和人为错误造成数据的丢失，每日必须对计算机内的会计资料在计算机硬盘中进行备份。对磁性介质存放的数据要保存双备份。系统维护一般由系统维护员或指定的专人负责，数据录入员、系统操作员等其他人员不得进行维护操作。另外，应制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度，以解决因发生意外事故而使数据混乱或丢失的问题。
　　（2）对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
　　（3）采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
　　（4）会计软件的全套文档资料及会计软件程序视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。但一般情况下，单位如遇到会计软件升级、更换以及会计软件运行环境改变的情况时，旧版本会计软件及相关的文档资料应与该软件使用期的会计资料一并归档。
　　（四）确立明确的内部分工、专人主管职责。一般由本单位熟悉电算化工作的会计主管兼任，便于协调工作；也可由会计主管指定业务熟悉、电算化技术较好、事业心责任心较强，有一定的组织能力的会计人员担任，对本单位会计主管负责。强化审核和内部控制制度，以保障电算化软件的正常运行和维护，保证电算化工作的顺利进行。

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