项目团队成员时间管理初探

来源:用户上传      作者: 赵俊峰　于学勇

　　摘要：21世纪，项目团队要想获得竞争上的优势，要做好“六个一”，即：增强第一时间观念、建好一个时间日志、制定一个完整规划、解决好第一号问题、第一次就把事情做对、牢固树立一个理念――授权。
　　关键词：团队成员；时间管理；第一时间；规划；授权
　　
　　引言
　　
　　21世纪，人类正在由后工业社会向知识社会转变。企业、项目和个人都面临着科技猛进、知识裂变、网络革命、时空压缩，资本以前所未有的速度周转，财富以惊人的速度递增。时间已经由工业时代的“第三资源”演化成为知识经济时代的“第一资源”，成为企业和项目竞争制胜的主要因素。因此，21世纪制胜的关键是速度，是时间管理上的竞争。
　　项目时间管理的目的就是为了在第一时间内达到“四效”，即效果、效率、效益、效能（分别与质量、时间、费用和风险相对应）。这里的第一时间，并不见得是最快、最紧急的时间，而是指保证目标实现情况下的最短时间。项目的时间管理包括项目团队成员的时间管理和项目的进度管理两部分。项目的进度管理在一般项目管理书上都有详细的讲述。在这里想探讨一下，作为项目负责人，如何对项目团队成员进行时间管理。
　　
　　一、强化“第一时间”观念
　　
　　做任何事情都需要占用时间，时间是最珍贵、最稀有的资源，因此，我们必须强化在“第一时间”内完成任务的观念。“第一时间”观念至少应包括三方面的含义：一是严格遵守作息时间，在规定时间段内的“起始点”完成任务；二是充分地利用时间，不占用、不浪费任何一块时间；三是有效地利用时间，提高工作效率。时间观念是一个意识上的问题，是工作责任心的一个方面，它不像上班打卡那样的标准化、形式化，但拥有了它，却比打卡更管用，因为时间观念对于员工来讲是内因、是根本，打卡只是外因、是手段。所以，项目经理应当利用各种可以利用的时机和场合，采取各种不同的手段和方法来强化项目团队成员的“第一时间”观念，增强整个团队和每个人的责任感、紧迫感，在第一时间完成任务的意识。在此基础上，通过培训、自我学习、实践、工作交流等方法，提高项目团队成员的专业水平和团队的整体协调能力，争取实现项目的“普遍提速”，提高整个团队竞争力。
　　
　　二、建好一个“时间日志”
　　
　　建立一个“时间日志”，完整、准确记录你的时间是怎样花费掉的。这既是时间管理的开始，也是时间管理中一项重要的准备工作。项目经理不但自己要这样做，而且要督促团队成员都要养成这样一个良好习惯。对于这个问题，我们不能靠回忆来讲我们做了些什么，因为“想象”和“现实”常常有很大的不同，甚至有时会完全不同。在通常情况下，我们可以根据需要选用适合个人特点的时间管理的工具，也可以每半个小时自己手动记录一次时间的使用情况，每两周或一个月对记录情况进行一次分析。这样我们就会发现自己在时间利用上不合理的地方，从而找到改进时间管理的办法。记录时要注意三点：一是时间间隔不要太短，防止产生负面效应；二是不要在一个时间周期（如一天）结束之后再去填写，防止记录结果带有欺骗性；三是记录“时间日志”贵在坚持，不
　　能三天打鱼，两天晒网。
　　
　　三、制定一个完整规划
　　
　　规划是时间管理的起点，因为只有对时间进行规划之后，才能进一步安排时间、调整时间、提高时间的利用率。项目经理应当首先制定好项目的整体规划，然后再指导团队成员依据项目整体规划制定个人的时间管理规划。项目团队成员个人可以从以下五个方面进行规划：一是制定一个以smart（specific具体的、measurable可衡量的、attainable可达到的、relevant相关的、time-based基于时间的）为导向的目标；二是规划任务清单或工作计划；三是规划个人工作里程碑；四是规划协调事项；五是规划检查点与更新点。如果项目规模大、周期长、技术复杂、涉及单位多时，大家一般都会认真细致地做好规划，但如果遇到以下六种项目，也应当做好规划：一是时间标准要求高的项目；二是风险程度高的项目；三是重要人员和资源不足的项目；四是团队成员与项目要求文化差异大的项目；五是环境变化快且影响大的项目；六是并行工作多的项目。
　　
　　四、解决好“第一号”问题
　　
　　80/20法则告诉我们，在项目所有的工作中，20%最为重要的工作对项目的贡献高达80%，而另外的80%贡献只有20%。所以，无论是团队、还是个人，都要首先找到这20%最为重要的工作，并对其进行排序，找出当前的“第一号”问题。有人说：项目管理就是做正确的事、正确地做事，实现正确的结果，这20%的事就是我们要做的正确的事。第四代时间管理理论讲的也是一样的道理，因为做好了第一号（最重要、第二象限）的事情，就会使第二象限扩大、第一象限减少，就会有更多的时间来解决下一个“第一号”，就更容易成功。判断一项工作是否属于那20%，主要看它是否具有“三性”，即有效性、关键性、重要性。有效性是指是否具备促进、限制项目效果的因素，关键性是对项目或企业全局的影响程度，重要性是对项目总目标的贡献程度。
　　
　　五、第一次就把事情做对
　　
　　第一次就把事情做对，次次都把事情做对，实际上就是一个正确地做事的问题。正确地做事，关键是要养成一个做事的良好习惯。我个人认为，良好的做事习惯至少应当包括以下三个方面：
　　首先是要把问题搞清楚，需要搞清楚的问题主要有三：1、此事能不能不做？2、此事能不能由他人来做，如果由他人来做，你需要做什么，才能保证他把这件事做好？3、如果必须亲自来做，那么优缺点各是什么？
　　其次是具体实施，以下四点需要关注：1、定义范围、分解工作，找出重要的和关键的任务；2、对重要的和关键的任务进行排序，并以其为主线制定一份简单的工作计划；3、采用自己熟悉的、简洁的办法来处理各项子任务；4、要把重要的和关键的任务安排在黄金时段来做。最后是对做这件事的总结和思考，关键是总结出对以后工作有益的经验。
　　
　　六、牢固树立一个理念――授权
　　
　　环境的快速变化已经成为时代的主旋律，在这样一个“秒杀时代”里，只可能会有完美的团队，不可能会有完美的个人。所以，项目经理要彻底丢掉过去那种“一人包打天下”的思维习惯，要学会授权，让自己从日常事务中摆脱出来。我们大家都知道诸葛亮很聪明，他突出的特点是务实，为了蜀国的大业呕心沥血，但最后却是被活活累死。因此，在目前项目总工作量与日俱增的情况下，我们更要警惕“过劳死”，这并不等于说不为团队做贡献，而是为了能够更加长久地为团队做贡献。
　　项目经理在授权时应当注意：一是（对）信任（之人）授权，授权（后）信任（被授之人）；二是明确范围，权责同授；三是公之于众，真正授权；四是适可而止，可控授权；五是创造条件，服务授权；六是赏罚严明，激励授权。
　　
　　七、结束语
　　
　　在21世纪这个快速变迁的时代里，时间就是金钱，速度决定一切，谁抓住了速度，谁就拥有了主动权。与对手赛跑、与时间赛跑，将会成为项目团队成员永远不变的追求。
　　
　　参考文献：
　　1、杜嘉伟，郑煜，梁兴国等．哈佛模式・项目管理[M]．北京：人民日报出版社线装书局，2001.
　　2、冯仁德．论有效的时间管理[J]．经济师，2003(8)．
　　3、杨坤．项目时间管理[M]．天津：南开大学出版社，2006.
　　4、伊文．你真的很忙吗―如何进行时间管理[J]．青年记者，2004(10)．
　　5、时台明．成功时间管理的九大法则[J]．中国直销，2004(3)．
　　6、楚风．想到是银做到是金[M]．昆明：云南人民出版社，2006.
　　（作者单位：赵俊峰，国防科学技术大学，71622部队；于学勇，国防科学技术大学，71897部队）

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