高校档案管理信息化建设浅析
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作者: 王玲玲
[摘要]高等教育飞速发展,作为信息高度集中的高校档案应加快档案信息化建设以适应社会和高等教育的发展。加快高校档案信息化建设是当今高校档案管理的必然要求,高等学校要强化档案信息化意识,积极开展档案数据库建设和网络管理,建立高校档案信息服务体系。
[关键词]档案管理信息化 网络化 信息服务体系
档案工作的根本任务和目的就是科学地开发管理档案,提供档案信息为社会服务。高校档案信息资源是我们国家信息资源的重要组成部分。高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录,是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等方面起着不可替代的作用。衡量一所学校管理水平高低的因素有多种,而档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。随着经济社会和高等教育的快速发展,高校档案工作面临着新的挑战,同时也迎来了新的发展机遇。在信息化社会中,如何适应高校改革的需要,大力做好档案的综合开发利用工作,为高校教学、科研、管理服务,是高校档案工作的根本目的和中心任务。为使高校档案工作与高等教育同步发展,高校档案管理信息化建设势在必行。因此,高校应该积极地将信息数字化技术与档案管理的技术方法结合起来,加快高校档案管理信息化进程。
一、档案信息化的定义和内涵
档案管理信息化是指在档案管理过程中,将档案信息资料通过加工处理,应用数字化原理和计算机网络等信息技术,对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用,以实现档案信息资源的社会共享,提高档案利用率。
档案信息化可以从以下几个方面来理解:第一,要实现档案信息的数字化和网络化。第二,要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。第三,要实现档案信息高度共享。第四,要引发档案管理模式的变革。
二、高校档案管理信息化的必要性
1.档案信息数字化、网络化是时代发展的要求。
实践表明,数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制,在任何地点、时间只需有一台联网的电脑,就可以进入档案系统查阅所需要的档案信息。高校档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段,而且还能提高档案的效率。
2.高校档案信息化是高校管理管现代化的必然要求。
高校档案部门为了提高工作效率,节省人力物力,普遍使用计算机管理档案,这样就形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,并通过光盘、磁盘存储,不再是纸质载体储存,这样一个高校档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息,通过数字化的手段,存储在电脑里,任何个人和机构都能很方便地进行查阅。高校档案信息化、网络化管理是高校档案工作发展的必由之路,是高校管理现代化的必然要求。
利用计算机管理档案,通过网络进行信息传递,不单单是为了取代手工操作,更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制,其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等。实行科学管理,提供有效服务,充分开发和利用档案信息,最大限度地发挥档案资源的作用,使档案工作的技术水平上等级上台阶,即做到服务现代化、管理信息化。这是网络时代、信息社会档案工作发展的必然趋势,是时代的呼唤。
档案管理信息化不仅具有提供资料的存取和服务的能力,而且还能与国内外网络相连。因此可以为高校内部及社会广大用户提供各种文献数据库的信息、检索服务和咨询服务,实现资源共享,进行学术交流,了解最新动态。显然,当今的档案管理面临着一场大的革新,实现自动化、信息化管理模式的时代潮流势不可挡。
三、高校档案管理信息化建设的主要内容
1.强化档案信息化意识
档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。各级档案工作者要转变传统思维,认真看待档案现代化的进程,树立现代化档案管理的意识,学习有关档案的法律法规,学习上级档案部门对档案信息化的文件要求,开展档案信息化大讨论,结合工作实际,进行专题研究,理清发展思路,努力提高工作水平、工作效率和服务质量。
2.加快制定档案信息化建设的标准和制度
档案管理标准化是档案管量现代化和信息化的一个重要环节。各高校应该根据自己学校的实际情况,结合一些已经出台的国家相关标准,来积极制定适合本校档案信息化建设的标准。如网络通信及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等。
3.建设高质量的档案信息数据库
档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆要从实际出发,在充分利用现有设备的基础上,适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用,听取专家的意见。既保证设备的先进性,又避免不必要的浪费。
建立数据库的具体做法为:要对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理,进行数字化转换,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库;还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设,将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档,并做到齐全完整、真实有效。加强文件目录数据库建设,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库;档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库,利用数据库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应根据各高校的特色与实际情况,着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。
4.实现高校档案管理网络化
高校档案主要包括了高校在教学、科研、管理等各项活动中所直接形成的具有保存价值的材料,真实地记录高校发展的历史,具有重要的意义。作为高校信息资源服务中心的档案管理部门,应该充分利用校园网,积极开发建设适合于高校档案信息的管理系统,即高校档案信息综合管理软件的开发,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,建立全校性标准化的档案信息数据库,建设数字化档案馆,实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,从而形成档案信息化服务的良性循环。
5.加强档案信息的安全管理
提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要认识到档案信息是对高校多年来建设过程的一个历史记载,要确保档案的完好无损,对涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为采取坚决制止或打击;档案管理者要严格规范个人行为,以免给档案信息安全带来隐患;档案管理者要加强设备维护知识的学习,及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护,最大限度地避免恶意病毒、黑客的攻击。
加强网络档案信息的安全,一方面对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网;另一方面要保护上网信息的安全,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墙、安全代理、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失,按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。同时要加强档案数据安全管理,数据库服务器要采用主用和备用双主机,相互镜像备份,并使用光盘作为档案数据的备份,确保档案信息的安全。
6.加强档案队伍建设
档案工作者是档案管理的主体,是否具备极强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键。为了适应档案信息化建设的需要,必须加强档案部门的人才储备。因此,一方面要引进档案管理专业人才和计算机专业人才,一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训,如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。更新其知识结构,提高档案工作者的专业水平。档案人员要不断提高自身素养,恪守档案工作纪律,认真贯彻执行《档案法》,严守党和国家、高校的机密,适应新形势,树立超前的管理意识,发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系,不断提高自身综合素质。
四、高校档案管理信息化建设的趋势
高校档案管理信息化建设是全国高校档案建设共同的工作,对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用,也对高校的各项工作产生积极的影响。因此,应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分,切实做好相关工作,适应经济社会发展的需要,争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所。伴随着网络与通信技术的不断发展,高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设,未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间,档案信息在网络上被传输、检索和利用。
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