浅谈事业单位内部会计控制制度建立
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作者: 毛 蕾
[摘要]本文通过分析事业单位内部会计控制制度中存在的问题及原因,提出了建立完善内部会计控制的几点建议。
[关键词]事业单位 内部会计控制 内部会计控制制度
内部控制是现代管理理论的重要组成部分,内部会计控制是内部控制的基础和核心,在单位管理系统中占有很重要的地位。事业单位建立切实可行的内部会计控制制度,能有效地防控财务风险。
一、事业单位内部会计控制的涵义
内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。
内部会计控制的基本目标为:1.规范单位会计行为,保证会计资料真实、完整。2.堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护单位资产的安全、完整。3.确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。
二、事业单位内部会计控制存在的问题
1.费用支出缺乏有效控制
在日常具体工作中用一般财经规章制度代替内控制度。如对于行政经费的支出,特别是招待费、办公费、会议费、水电费等,普遍缺乏严格的控制标准;即使制定了内部经费开支标准,但仍较多采用实报实销制。
2.财务管理弱化
一些事业单位内部牵制制度、财务处理程序制度、财务分析制度等基本内部会计控制制度建立不够完善。会计人员的工作就是记账、算账、报账,不了解本单位重要事项的决策、实施过程和结果,不能实施有效的财务控制和监督。财务定期或不定期抽查制度不健全,出现延期上缴收入,挪用公款问题。
票据管理不到位。事业单位的票据分为来自财政部门的票据和单位自购或自印的票据,主要用于非税收入的收取及往来方面的收款。事业单位在票据管理上有时存在混乱,主要表现在随便认购、领用、核销票据。
3.岗位设置不合理
一些事业单位在岗位设置上不相容,职务相互分离的原则没有得到充分体现,存在一人多岗、不相容岗位兼职现象。经济业务事项和会计业务事项的审批人员、经办人员、保管人员之间没有实行职务分离,或实行了职务分离而没有相互制约,出现管理漏洞。
4.固定资产控制薄弱
事业单位购置固定资产是采用政府集中采购方式,在购进这个环节上得到了有效的控制,但在使用管理方面缺乏相应的内部控制。如有的单位重钱轻物,不遵守定期财产盘点制度,购置的固定资产不及时入帐,固定资产明细账种类或品名不全、不细、不实,不制作实物卡片,造成资产账实不符及资产流失。
5.预算资金的使用缺乏计划性
一些事业单位预算编制比较粗糙,没有细化到具体项目上,预算支出达不到逐笔进行核定的要求。在具体执行中不能做到统筹安排,存在一定的盲目性,不能使有限的资金用在刀刃上,有时还导致资金使用超支,影响事业发展。
三、内部会计控制薄弱的主要原因
1.思想认识不到位
内部会计控制制度建立完善和顺利运行的基本前提是事业单位要有良好的思想认识。但一些单位的领导对内部控制的重视程度不够,认为事业单位的资金主要来源于财政预算安排,有多少钱办多少事,只要按规定编好预算、取得资金和使用资金便可以了,而忽视加强对单位财务会计的内部管理。
2.内部控制制度不完善
《内部会计控制规范》的制定主要针对企业,对事业单位的适用性较差;有的单位把建立健全内控机制简单地理解为各种规章制度的制定、装订、汇总, 虽然做到了建章立制,但却没有严格执行,缺乏必要的监督,往往是行政命令代替制度政策,只强调上下级行政关系,忽视了权力的相互制衡;只重视资金使用的去向,不重视资金使用的程序和所达到的效果。
3.会计人员的素质不能适应内部控制工作的需要
由于事业单位的会计核算相对较简单,造成许多人认为,事业单位会计工作简单,对会计人员素质要求也不很高。会计人员素质不高势必导致他们业务不精、内控意识淡薄,竞争意识差,缺乏创新精神,对控制方式、方法、手段缺乏整体认识,难以满足实施内部控制和监督的要求。
4.外部监督体系不健全
目前事业单位的主要由财政、审计部门进行外部监督,工作中从本部门业务角度进行单方面监督,未能形成综合监督的合力。财政部门偏重于是预算资金使用的监督,审计部门只重视对会计核算资料真实性、合法性的审计,较少对被审单位内部会计控制制度的建立及有效性加以实质性检查。
四、建立健全内部会计控制制度的几点建议
1.提高内部会计控制意识,建立良好的控制环境
事业单位领导应通过不断地学习,熟悉内部会计控制的重要性;在建立和实施内部控制时应遵循全面性原则、重要性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则;制定切实可行的道德行为规范,保证这些规范在单位内部得到沟通和落实,使负责创建、管理和监控内部控制的人员严格一致地保持诚信行为和道德标准;结合自身业务特点和内部控制要求设置内部机构,可以通过编制内部管理手册,使全体员工掌握内部控制的整个业务流程,明确职责权限,正确行驶职权;建立考核激励机制,对内控结果相关人进行奖惩。
2.加强财务人员素质,促进会计基础工作规范化
事业单位应提高财务人员录用标准,财务人员必须持证上岗,定期接受会计人员继续再教育,熟悉掌握工作中各个基本环节的规章制度和要求,具备过硬的技能,能够胜任本职工作。加强财务人员职业道德教育,保证会计信息真实性、完整性,规范会计行为。
事业单位应当依法设置会计机构,配备会计从业人员,做到按事设岗、按岗设人、职责明确、相互牵制。坚持会计岗位分离,明确各岗位的职责权限。坚持不相容职务相互分离,确保不相容机构和岗位之间相互牵制,以便相互制约、相互监督。例如在货币资金的内部控制上具体要求:不得由一人办理货币资金业务全过程;出纳人员不得登记现金总账;保管支票簿的人员不能负责现金支出账目和银行存款目的调节;货币资金支出的审批人员与出纳人员、支票保管人员和银行存款账目、现金账目的记录人员应当相互分离;支票保管职务与支票印章保管职务应当相互分离。
认真做好会计基础工作的规范,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,做到会计业务处理规范化、标准化。单位内部应将会计处理程序制定成册,包括会计科目设置、会计凭证的审核传递、会计核算的方法、会计帐簿的设置与记帐要求等内容,做到原始凭证、记帐凭证、会计账簿等每个环节的审核。例如在凭证和记录控制的要求是:凭证预先连续编号;对已经发生的经济交易和事项及时编制凭证并记录;凭证应简单明了,格式合理;所有作废的凭证都必须妥善保存;已登账的凭证应依序归档。
会计部门建立严格的独立稽核控制制度,独立稽核能够保证记录正确可靠,避免发生差错和舞弊的重要控制程序。进一步完善单位稽核制度,明确工作规章、程序、质量控制等规定,加强稽核人员专业技能培训,提高其工作能力。
3.健全预算管理体系,提高财务治理水平
事业单位应当建立预算管理体系,明确预算编制、审批、执行、分析、考核等各部门、各环节的职责任务、工作程序和具体要求。在预算的编制环节的控制要做到对编制依据、编制程序、编制方法等作出明确规定,可以选择固定预算、弹性预算、零基预算、滚动预算、概率预算等;在预算的执行环节上应建立责任制度,定期或不定期地对相关部门及人员责任指标完成情况进行检查,实施考评;加强对预算分析与考核环节的控制,建立分析制度、考核制度,确保预算分析科学、及时,预算考核严格、有据。
建立并规范各项会计制度,完善精细化的财务操作程序;坚持以预防控制为主,事后控制为辅的原则,加强程序制约,明确和岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任;加强不相容职务相互分离的控制,尤其是电算化会计操作流程的控制;加强财产安全控制,建立财产日常管理制度和定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施。
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