浅析国有企业存货的内部控制制度

来源:用户上传      作者: 张红艳

　　[摘要]存货是企业的重要流动资产，保证存货资产的安全完整，提高存货的运营效率，规范存货管理，加强存货内部控制日益重要。从存货的内部控制涉及企业的各个部门、各个环节可能出现的问题分别进行阐述。
　　[关键词]存货的采购与验收；存货领用；财产清查
　　
　　存货内部控制是企业内部控制制度的重要组成部分，是内部控制中的应用控制。是企业实现经营目标，贯彻经营方针和决策，维护流动资产的安全和完整，保证财务收支合法，会计信息真实的一种自我协调、制约和监督的控制系统。存货内部控制应结合企业自身的条件，单位规模，组织结构，业务性质等，根据存货业务的流程，分别在采购、验收、领用、盘查等多个方面进行控制。保证业务活动按照适当的授权进行，保证所有有效交易和事项以正确的金额、在恰当的会计期间及时记录于适当的账户，保证对资产的记录和处理均经过授权，保证账面资产与实存资产定期核对相符，保证企业生产经营活动有秩序、高效率地进行。
　　
　　一、存货采购验收环节的内部控制
　　
　　无论是公司管理者，还是财务部门，对采购工作存在的风险都有着非常强的敏感，这不仅仅因为采购直接成本，而且有很高的人为欺诈的可能性。对采购过程设置专门的控制程序进行控制。
　　
　　1.设立专门的采购监管部门。设立专门的职能部门对企业的采购活动进行控制。根据企业的生产计划展开专门的市场调研，以市场调研为中心，结合审计和财务部门，对企业的采购活动进行全面管理，杜绝采购单价与市场行情不尽相符的情况。
　　
　　2.职务分离制度。企业应建立存货业务的岗位责任制，明确存货使用部门，采购部门和相关岗位的职责权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。
　　
　　3.请购商品制度。仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，每张请购单必须经过对这类支出负责预算的主管签字批准。
　　
　　4.采购审批权限。采购报价，采购合同，采购办理必须先批准后实行，禁止未经批准的采购行为。
　　
　　5.存货验收。存货验收环节是存货的重要内部控制环节。因为只有企业明确验收的存货才是企业真正的购入存货，如果没有验收部门的验收，就说明企业没有购进真实的货物，如果财务部门仅凭供货方提供的供货发票，而没有本单位验收部门的验收单就付款的话，不能说这样的交易是一项真实的交易，因为货物没有验收，也就没有入库，更不用说以后环节的领用、财产清查。这样的交易行为，实际上是利用虚假发票套取国有资本，根据金额的大小确定交易的性质，如果金额较大，就不仅仅是违反财务制度问题。由此企业必须明确验收制度。
　　任何物品购人后，须经采购员本人验收并在供货发票上签名属实。验收人员必须核实购进的货物与订货单是否相符。对经手验收物品的品种、规格、数量、质量等与购货发票或采购合同约定要求相符。只有验收完全合格的物品才准验收入库，验收无误后，填制材料入库单，连同供货商的供货发票交财务部门作为结算货款的凭据。这里的验收单是财务结算的必须凭据，因为只有企业验收了货物，才能证明采购业务的真实存在。
　　
　　二、存货付款的内部控制
　　
　　财务部门付款时，应确认供货商发票内容与验收单，订购单内容一致。如订购单、验收单、供货商发票不一致，以单位签字验收的验收单为准，经授权人员签字批准后付款。未付凭单副联应单独保存，存档，以待日后付款。
　　
　　三、存货领用保管的内部控制
　　
　　1.存货发出内部控制。企业应当明确存货发出和领用的审批权限，大批存货、贵重商品的发出应当实行特别授权。保管人员应保证存货领用无误，手续齐全。仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后，保管人员要按计划价格标明金额，登记材料卡片，并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门，财务部门进行材料收发和成本核算。
　　
　　2.存货保管的内部控制。定期对存货进行检查，加强存货的日常管理，严格限制未经授权的人员对资产的直接接触，只有经过授权批准的人员才能接触资产。注意存货在不同仓库之间流动时要办理出入库手续，应当按存货所要求的储存条件储存，并健全防火、防盗、防潮、防变质等管理规范。
　　
　　四、存货盘点清查环节内部控制
　　
　　存货盘点及处理内部控制。加强存货管理，恰当的区分毁损、陈旧、过时及残次存货，有效避免存货积压或短缺给企业造成损失。保证存货账实相符。仓库保管员应定期盘点库存存货，编制存货盘点表，并提出处理意见。财务人员应定期抽查存货盘点表，必要时应监盘存货数量，以确保账实相符。年末时仓库保管员应全面盘点库存存货，财务人员应全程监盘，及时发现存货中的问题，对于生产中已无转让价值的存货及其他足以证明已无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导和相关部门批准的处理意见，同仓库保管员共同调整存货账务，以确保账实相符。盘点清查中发现的存货盘盈、盘亏、毁损、闲置以及需要报废的存货，应当查明原因、落实并追究责任，按照规定权限批准后处置。
　　
　　五、存货内部审计
　　
　　为保证存货资产的安全，提高经营活动的赢利能力和管理效率，企业应当建立并健全对存货业务的监督检查制度。组织检查机构或指定专门的审计人员，明确检查职责权限，采取定期或不定期的形式，对存货控制进行日常的检查和监督，可以抽取有关存货的会计记录凭证如采购计划、明细台账、出入库单等来分析单位存货控制制度的合理性及具体执行情况；通过实物盘点，并与账面记录对比，检查单位存货的保管、盘点制度的严密性等，对监督检查过程中发现的存货内控中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。
　　
　　六、加强企业文化建设，增强全员内部控制意识
　　
　　企业文化是企业在生产经营实践中逐步形成的，为企业全体员工所认同并遵守的价值观、经营理念和企业精神。是企业发展战略实现过程中的灵魂和支柱。建立符合企业自身特点和发展战略的企业文化，加强和完善企业内部控制制度，是国有大中型企业进行治理的重要内容。这样不仅能够解决会计信息失真、企业内部管理失控等问题，而且对提高企业的竞争力和凝聚力，促进企业长期发展具有重要意义。
　　内部控制结构是人制定的，也是由人完成的，为企业提供了自律架构，树立员工的控制意识和企业文化的氛围。企业的诚信原则、道德价值观、员工的素质、企业文化等对内部控制结构的效果有重要影响，所以应从根本上从思想上强化资产的内部控制，节约使用资产的意识，以达到最理想的内控效果。
　　总之，存货是企业的重要资产，从存货资产的采购与验收、存货领用、财产清查等各仑环节进行控制，保证存货资产的安全完整，提高存货资产的使用效率，保证企业生产经营的高效率运行。
　　
　　(编辑：　刘佳)

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