浅析桃花江核电公司全面预算管理在ERP系统中的应用

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　　[摘要]本文针对缺乏ERP环境支持传统的全面预算管理模式在推行中所遇到的困境，提出了基于ERP环境下的数据架构和预算管理思路。通过具体展示桃花江核电公司预算管理系统在实施中的运用效果，充分证实在ERP环境下运用预算管理系统的优势。并对完善预算信息系统建设的关键问题进行了探讨。
　　［关键词］ 核电 全面预算ERP信息系统
　　
　　全面预算管理是围绕企业目标所进行的战略、计划细化过程中优化资源配置、资金集中管控、降低成本费用的综合管理活动，是全员、全方位、全过程的精细化价值管理，是一项系统工程。目前，全面预算管理已经被大多数企业所接受和实施。
　　
　　一、没有ERP环境支持全面预算管理存在的缺陷
　　
　　全面预算管理系统建设经历了手工（电子表格）阶段与信息系统阶段，但传统的实施成效并不令人满意，主要表现在以下几个方面。
　　（一）预算编制方面的缺陷
　　由于全面预算的编制工作分工分散、内容较多、编报标准有时不统一, 出现重复、遗漏的情况较多，加之预算指标之间的勾稽关系复杂，审核工作量大，这就导致了预算的编制周期长，信息难以集成和共享，难以实现事前计划的功能。
　　（二）预算执行控制方面的缺陷
　　当经济业务发生时，由于预算没有实现ERP环境下集中
　　管理模式，不支持预算跟踪、无法获得实时动态数据，无法按照企业各级别制定的具体预算指标进行实时控制，无法进行预算差异的及时分析，预算执行和控制难度大，事中控制的时效性差，无法及时采取相应的调整措施。传统的预算管理事后层层汇总已经失去了与预算数对比的意义，无法实现事中控制的思想。
　　（三）系统整合和考核方面的缺陷
　　全面预算管理作为一种企业管理方法，其价值主要体现在资源整合和绩效考核方面，传统的预算管理的整合能力迫切需要提高。如营销费用预算要通过销售业务和财务业务的集成来实现。而对资源的整合和绩效考核的支撑作用是目前没有ERP支持下传统预算管理的弱点。
　　（四）信息沟通渠道方面的缺陷
　　传统的全面预算管理由于缺乏ERP环境的支持，各部门之间的信息难以及时沟通，信息渠道单一，协调性弱、不能解决信息孤岛问题。
　　随着企业经营环境和信息技术的不断变化，传统的预算管理方式不断暴露其固有的缺陷。它与企业战略、市场环境的矛盾性、编制耗时长、成本高、无法及时实现预算的执行和控制以及由于信息单一不利于组织之间及时沟通等缺陷，使基于ERP 全面预算管理系统的实施成为必然。
　　
　　二、基于ERP环境下全面预算管理的可行性分析
　　
　　信息网络技术的飞速发展，为现代企业管理提供了技术支持。应用统一的财务管理软件，实现业务流程与财务信息一体化，进而引进开发使用ERP系统软件，是企业全面预算管理信息化的必然发展方向。
　　（一）预算编制方面的可行性
　　企业在编制全面预算时，由于传统编制方式下信息不集成，不能方便地存储和获取，预算编制虽然要花费大量的人力、物力和时间，但是取得的成效却非常有限，使得我国许多企业只是把预算当成“摆设”，未能真正发挥预算管理“事先计划”的作用。而ERP 由于集成度很高能提供全面预算管理所需大部分数据，具有灵活的预算编制工具，既可以复制历史数据，建立工作流和预测模型，其余的数据可通过扩展较容易地提供。因此，将全面预算与ERP 进行结合，能方便有效地实现全面预算的编制。
　　（二）预算执行控制方面的可行性
　　预算执行过程中需要及时掌握执行信息，将实际发生额与预算之间的差异即及时反馈给有关部门，根据反馈信息对企业生产经营活动进行调整。而传统预算实现方式其事中控制所需反馈信息的时效性差，不及时的情况不仅不能为企业带来收益，相反可能导致企业决策的失误。通过与ERP 系统的集成，获取及时的业务信息，实时监控预算的执行情况，使预算执行控制功能方便、快捷。
　　（三）预算分析和考核方面的可行性
　　鉴于以上预算分析和考核时收集信息费时费力，不仅需要编制许多分析报表，而且需要进行大量计算才能得出实际与预算之间的差异；另外数据收集的不足也会导致分析结果出现较大的差异，影响管理层的正确决策这几方面因素。在ERP 环境下，全面预算信息系统可以及时根据外部环境的变化进行预算调整，而预算的变化又影响ERP 相关内容，从而形成一个闭环的管理系统，为管理者进行事后分析和绩效考核提供信息支持。
　　
　　三、桃花江核电公司基于ERP环境下预算管理的实践应用
　　
　　2009 年10 月，为在公司工程建设初期实现业务流程规范化、业务与财务一体化、信息资源一体化，公司购买Oracle公司的EBS 商务应用套件，构建实施了ERP信息管理系统，该系统包含财务、计划、合同、物资、设备、质保和工程管理相关模块，包含了财务核算、预算、资金、项目及报表功能，实现了以财务为龙头，涵盖公司涉及的关键业务。ERP系统自2010年1月正式上线，统一了核心业务数据来源，减少了重复输入，实现数据共享，降低了数据冗余；实现了财务数据与业务数据的实时对接，并对资金、预算、核算、统计分析等事前、事中和事后进行全方位控制。
　　目前，桃花江核电采用的预算系统管理软件是Oracle公司的海波龙预算管理软件（Hyperion）。
　　（一）预算管理系统实施整体构架
　　（二）预算管理系统的业务范围
　　1.安全性设计
　　预算管理系统提供多种权限访问的设置，根据组织机构的不同，建立相应的用户组，将需要登录预算系统的用户划分到相应的用户组中，方便系统中对维度和表单权限的设置：如设置相应的读、写、无的访问权限。用户安全访问针对用户的具体职能不同，设置以下几种权限：预算系统管理员（拥有系统管理的最高权限）、交互式用户（预算审核人员）、规划员（预算编制人员）。
　　2. 预算数据与实际数据接口设计
　　实际数据的抽取在系统中根据时间的不同分为两类：初始抽取和定期抽取。以系统上线时间为分隔点，初始抽取上线前的实际数据需要批量的进行，即将财务部门手工统计的实际数放入到系统中；系统上线后实现每天抽取会计核算系统中的实际数，以便于各部门和管理层进行预算数和实际数查询的需要。预算数据也将在初始化进入到预算管理系统后，通过接口程序将年度预算数据写入到会计核算系统中。
　　3. 预算编制与审批
　　根据公司预算管理制度规定的业务部门的职责和归口预算项目，在系统中定义不同的编制模板、表单和工作流程，通过权限访问的控制实现由各归口管理部门输入各自负责的相关预算数据和附件说明，采用自下而上、自上而下、上下结合、分级编制、归口审核、逐级汇总的原则编制和审批。由归口管理部门为起点的预算编制审批流程均在系统中流转完成。
　　4. 预算执行与反馈
　　预算的执行控制和预警在会计核算系统中实现，实际业务发生时在会计核算系统实时进行预算检查，并保留相关预算，会计人员在经济业务凭证处理时，实际发生数一旦超出预先设置的预算额度时，会计核算系统即提出建议性警告予以提示。预算反馈方面由预算系统根据设置的科目映射关系向会计核算系统按日取数，并按月、季和年度生成相关查询报表，及时向管理层和业务部门反馈预算执行情况，以便及时调整业务活动和管理目标。
　　5.预算调整
　　在公司预算调整政策允许的情况下，业务部门首先在系统外以手工的方式向归口管理部门申报调整草案，经综合审核后由归口管理部门在系统中按照设置的预算调整模版和表单申报调整方案。由归口管理部门为起点的所有预算调整流程均在系统中流转完成，系统自动更新预算指标。

　　6. 预算分析与考核
　　系统能对多维数据进行分析和提炼，利用实际数与预算指标比较分析：将预算按各种分类进行对比分析，输出实现比例，并以表格形式按月、季、年度生成格式化的财务报表和管理报表，根据实现比例的范围显示红绿灯预警。使业务部门快速掌握预算执行整体情况，为高级管理层的决策提供数据。依据公司预算考核的规定，通过在预算系统中预先设置考核公式，年底预算执行完毕后系统进行自动打分，预算考核实行百分制，其中系统打分占55%，考核小组评议分占45%，并分部门以表格和报表的展现形式来实现预算考核管理。
　　（三）预算管理系统实施前后的效果
　　预算系统上线之前预算执行控制需要由财务部门经办会计人工检查费用项目是否超预算指标，同时预算管理人员在预算统计分析时要进行大量的账表查询工作，不仅工作量大，而且效率低下，统计数据实时性也得不到满足。系统应用后简化预算业务流程，改人工审核为系统自动判断，统计工作也能够通过规则设置自动取数，业务部门预算执行情况能够完整及时地反馈，给公司预算管理提供实时的决策支持。并且公司的预算编制、审核、调整流程均在系统中予以完成。预算的最终下达数会及时传递到会计核算系统，在会计人员进行账务处理时根据预算额度及使用情况自动对是否超预算给予警示。公司预算执行情况也会从核算系统中及时反馈到预算系统中，各部门可以使用预算系统查询到本部门预算的执行情况。同时，预算系统将根据预算考核指标对业务部门年度预算执行情况自动统计打分，提高了预算考核效率。
　　
　　四、完善预算信息系统需关注的关键问题
　　
　　（一）开发完整的信息管理系统。企业应综合考虑内外部环境、业务模式，选择合适的管理模式和软件系统来实施。要求管理系统必须不仅能适应企业的管理环境，更重要的是能够实现ERP 系统和企业全面预算管理的无缝连接。
　　（二）预算管理全流程化且可以重组。全面预算的组织协调难度大，数据审核汇总的工作量大，系统要支持自动的数据分发、汇总，提供预算流程化管理效率，将预算的编制、执行、调整等工作在系统中以工作流的方式实现，并可进行流程的调整与重组，从而使管理流程得到持续的改进和优化。
　　（三）灵活设置预算项目体系和编制方法，企业在不同的发展阶段会选择不同的预算管理模式，这就需要预算管理系统中预算项目体系、编制方法可以灵活调整。
　　（四）进行多维数据分析技术。多维数据分析对于预算分析尤为重要，实际数据分散在财务、ERP等多个系统中，从这些系统中提取数据耗费大量的时间，系统要能够对已有数据完成灵活、快速的下钻、上钻、旋转、切片、切块等多角度分析、查询，而不需要通过定义复杂的报表或公式来对数据进行展现，及时进行动态、多角度、模型化分析。
　　（五）系统安全控制技术是保障。预算系统处理的数据是企业管理的核心数据，要求很高的数据安全性。除了采用通信协议提供的功能完成连接和验证身份外，在应用程序和数据库中还对应访问的权限分配和限制，通过内部CA证书来实现数字签名和数字信封技术，对重要数据进行加密传送，解密后使用，确保信息不被非法泄漏。另外，当出现故障时，系统应具有检测、保护和恢复能力。
　　通过上述论证，桃花江核电公司预算管理在ERP中的应用是成功的，它不仅提高企业预算编制的效率，更可实现信息的实时控制，快速反馈分析和决策，最后为企业节约成本带来效益。我们相信，随着信息技术和ERP系统的逐渐成熟，基于ERP环境下全面预算管理在企业中必将广泛运用，将会有更多的企业接受和认可全面预算管理系统建设的重要作用，为企业带来一场管理的创新和革命。
　　
　　参考文献
　　1. 李晓文《ERP 系统与企业全面预算管理的融合与提升》，2011年3期《预算管理》
　　2. 陈丰《基于ERP 环境下的全面预算管理系统设计与实现》
　　2005年《中国管理信息化》
　　注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文

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