浅谈对货币资金的内部控制

来源:用户上传      作者: 王立德

　　货币资金是单位内部流动性最强的资产，包括现金、银行存款及其他货币资金。对于货币资金。各级单位历来都非常重视对其的监管及使用。财政部以财会(2001)41号文发布了《内部会计制度规范――货币资金(试行)》(以下简称《货币规范》)，该规范的执行，极大地规范和强化了各单位的货币资金内部会计控制。但大多数因贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪的行为都与货币资金管理不严，漏洞明显有关。因此，必须加强对企业货币资金的管理和控制。本文试就各单位货币资金管理中的漏洞及存在的问题进行分析。
　　
　　一、货币资金内部控制存在的漏洞
　　
　　(一)观金收付业务管理的漏洞
　　1．任意涂改凭证金额，虚构业务内容。会计人员或经办人员利用工作之便，“刮、擦、涂、抹”原始凭证上的会计信息。使得会计信息失真，大量货币资金被贪污或挪用。2．票据联次内容不一，大头小眼，业务人员或出纳利用职务之便，在应开具的发票，收款收据上做文章，采取收款不开收据或假复写收据，使得发票或收据联与记账联内容、金额不一致，贪污差额款。3．虚开发票，虚构开支内容。一些业务人员在采购环节，采取与销货方串通的方式虚开发票，单价加大、数量增加、商品型号改变，使得原始发票背离实际内容。4撕毁或盗用票据。一些会计人员采取撕毁收款收据。盗用已作废的现金支票头做账．盗用作废发票向客户开票收取现金等方式，将现金据为己有。5．错记发生额，贪污现金。出纳人员在登记现金日记账时，故意记错金额或将合计数加错，使得收入少记，支出多记，从而将多余现金据为己有。6．挪用公款。体外循环。一些会计人员对销货款不及时送存银行，采取压票方式，挪用公款进行体外循环。
　　
　　(二)银行存款资金管理漏洞
　　1．擅自提现或支票购物。一些会计人员擅自签发现金支票提取现金或利用转账支票购买物品，采取撕毁存根，不作账，将现金、实物据为己有。2．涂改或私制银行对账单。出纳人员私自提现，将银行对账单发生额进行涂改，使发生额与银行日记账相符。3．出租、出借支票、账户。一些管理层及财务人员。非法将本单位支票和账户出租、出借给其他单位或个人，套取现金，办理转账业务，从中谋取私利。4．私自背书转让。会计人员对收到的转账支票，银行汇票等票据私自背书转让给第三方，套取现金，从而谋取私利。5．多头开户，套取利息。一些单位因账户管理不严，使得一些出纳人员私自开立账户。采取月初转入，月末转出的方式。到期支取利息的方式，将私存期间利息款私分侵吞。
　　
　　二、对货币资金内部控制漏洞形成原因的分析
　　
　　一般而言，一个良好的内部现金控制制度应当包括以下内部会计控制要点：现金收支与记账的岗位分离；现金收入、支出要有合理、合法的凭据；全部收支及时准确入账，并且支出要有核准手续；控制现金坐支，当日收人现金应及时送存银行；按月盘点现金，编制银行存款余额调节表，以做到账实相符。其中现金收支与记账的岗位分离是现金业务内部会计控制制度的基本要求，具体而言，现金实物的收付及保管只能由经被授权批准的出纳员来负责处理，其他职员不得接触支付前的任何现金；规模较大的企业，出纳员应将每天收到和支出的现金数登记现金出纳备查簿。现金日记账及现金总分类账户应由其他职员来编制或登记。规模较小的企业，可用现金日记账代替现金出纳备查簿，由出纳员登记，但现金总分类账的编制和登记工作必须由其他职员担任；负责应收账款的职员不能同时负责现金收入账的工作，负责应付账款的职员不能同时负责现金支出账的工作；保管支票簿的职员不能同时负责现金支出账和调整银行存款账；负责调整银行存款账的职员应同负责银行存款账、现金支出账、应收账款、应付账款的职员分离；现金支出的审批人员应同出纳人员、支票保管人员分离。另外，对零用现金的控制，应采用定额备用金制度并重点加强对报销凭证的审查，从而达到控制零用现金的目的。
　　
　　(一)没有建立完善的内部会计控制体系。或者虽然建立了内部会计控制体系，但形同虚设
　　根据现代企业管理理念，内部控制是单位为了保证实现经营管理目标，在分工负责的前提下，组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的方法、程序和措施，用以明确单位内部各职能部门的职责和权限，形成一个完整、严密的相互联系、相互协调、相互制约的控制系统的总称。按其控制目的的不同，内部控制可以分为会计控制和管理控制。会计控制是与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性有关的控制；管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行，促进经营活动的经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。如果没有建立完善的内部会计控制，那么企业就不能保证资产的安全性。
　　
　　(二)随意任用会计人员，对会计从业人员资格审查不严
　　一些单位领导任用不具备会计从业人员资格的员工从事会计岗位；一些中小企业，为了减少人员负担，聘用不了解本单位业务流程的外单位人员从事会计工作；一些单位领导任用自己的亲属从事会计岗位，以上这些，反映出一些单位违反会计岗位设置的相关规定，违反内部控制人员要素的现象。
　　
　　(三)没有很好地贯彻执行内部牵制制度
　　根据内部会计控制的要点，不相容职务应采取内部牵制制度。但在执行过程中，往往流于形式，并未起到应有的作用。
　　
　　(四)忽视岗位分工，批准授权制度的建立、执行
　　一些单位的会计人员和出纳人员不能很好地分工，对货币资金支取、收付业务往往由出纳人员一人担当，对印鉴使用控制不严，出现出纳人员使用印鉴而会计人员尚不知晓的现象。
　　
　　(五)对货币费金内部控制的监督检查不够
　　一些企业虽然制定了相应的内部控制制度，但事后对内部会计控制的监督检查的贯彻执行力度不够，往往流于形式，导致内部控制制度形同虚设。
　　
　　三、如何提高货币资金内部控制机制
　　
　　(一)建立和完善货币资金内部控制体系
　　对货币资金内部控制进行分析，设计形成一套完整的货币资金内部控制制度是提高企业货币资金内部控制的有效途径。主要从以下方面建立货币资金内部控制制度：
　　建立现金和银行存款的控制制度。1．严格界定现金使用范围。按照国家现金管理制度和结算制度的规定使用现金，不属于现金结算范围的款项支付一定要通过银行转账结算。2限制库存现金限额。根据人民银行对单位库存现金管理限额的规定，在收款过程中，超过库存现金限额的现金要及时送存开户银行。3．严格账户管理。企业要严格按照人民银行账户管理的规定开立银行账户，办理存款、取现和转账结算。根据规定企业开立的银行账户分为基本存款账户、一般存款账户、临时存款账户和专用存款账户。企业的工资、奖金、差旅费及对个体工商户的收购款的支取，只能通过基本存款账户办理；一般存款账

户是企业可以通过本账户办理转账结算和现金缴存，但不能办理现金支取；临时存款账户是企业因临时经营活动需要开立的账户，企业可以通过本账户办理转账结算和根据国家现金管理的规定办理现金收付；专用存款账户是企业因特定用途需要开立的账户。一个单位只能选择一家银行的一个营业机构开立一个基本存款账户，不得在多家银行机构开立基本存款账户，也不得在同一个银行的几个分支机构开立一般存款账户。4．正确运用票据。应当严格遵守银行结算纪律，不得签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人的资金；不准无理拒绝付款，任意占用他人资金等。
　　
　　(二)货币费奎收入控制
　　对企业因商品销售，往来款项等收到的资金要成为今后货币资金内部控制的要点。主要有：
　　1开票人和收款人分离。要及时由第三方核对发货票和收款收据，根据不同联次的发票编制销售报表和收款报表。
　　2．付货人与开票人分离。对库存商品要及时清点，保证库存商品减少数与销售数和回款一致。
　　3．及时核对现金总账与现金日记账是否相符，库存现金是否与日记账相符。及时核对银行对账单与银行存款日记账是否相符。要将银行未达账款原因搞清楚，防止款项商品销售已销未入账现象发生。
　　
　　(三)货币资金支出控制
　　对企业因购买商品，支付劳务、支付固定资产等资产性支出，要按照严格的货币资金流出控制程序办理审批、支付手续。主要流程有以下四个方面：
　　1填写详细的支付申请。单位有关部门在办理商品采购、支付工资、支付劳务支出、支付个人借款，以及购买固定资产时要提前由用款部门提交货币资金支付申请，并填制统一格式的申请表，列明用款人、款项用途、费用预算总额、本次支取金额、支付方式等关键控制点。
　　2．办理支付审批手续。审批环节负责人根据其职责，审批权限和业务流程对用款申请人提供的货币资金支付申请书进行详细的审批，包括是否存在虚假支付、重复支付、虚列多报支付等。对不符合规定的支出，审核人有权拒绝或要求用款申请人提供合同．协议等关键控制要点，重新办理用款申请手续。
　　3．办理支付复核手续。复核人应当对经审批的货币资金支付申请进行复核。复核的要点有：审批程序是否正确，申请人提供的相关手续是否完备，申请金额是否正确，支付方式是否符合货币资金支付规定等。对复核过程中出现的问题，复核人有权要求货币资金申请人重新办理审批，并告之出纳人员未经复核的货币资金支付申请不得办理资金支付。
　　4．办理支付手续。出纳人员应当根据经审批，复核无误的支付申请，按照《现金管理暂行条例》和《银行结算办法》的相关规定办理货币资金支付手续。对于不符合资金结算办法的申请，出纳人员有权拒绝办理。
　　通过以上分析，企业财务主管要从以下几点加强内部货币资金的监管：
　　1．监管货币资金的流入点。要搞清资金从那里来，以何形式来，来了多少，缺口多少。要随时注意资金的到款情况，严防账外资金体外循环。
　　2．监管货币资金的支出关。要控制货币资金的不合法支出，严审资金支付程序，要看审批程序、权限是否合法，手续是否完备，出纳人员是否及时登记相关账簿等。
　　3．对库存现金要经常盘点。财务主管人员要经常性地对出纳人员保管的库存现金进行盘点，保证库存现金账实相符。该工作也是对出纳人员监管的重要一环。
　　4．要及时了解新的结算形式。随着信息化网络的建设，银行出现了网上支付形式。财务主管人员要了解本单位是否办理网上支付，要对网上支付中涉及的密码管理设置严格的权限管理程序，防止一些不法分子利用高科技手段获取本单位银行账户资金。
　　随着经济体制改革的深化和现代企业制度的建立，强化企业内部会计监督，建立和完善内部会计控制制度已迫在眉睫。但是我们也应当看到，内部会计控制制度的建立和执行是离不开单位总体控制制度的建立和执行。也不是在短期内就能完善的，需要各级政府、企业和全体从业人员共同努力。建成符合国情的内部控制体系，提高会计信息质量，为企业管理提供好的数据，是每一位会计从业人员的光荣使命。

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