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浅谈如何做好办公室工作

来源:用户上传      作者: 浅谈如何做好办公室工作

   摘 要: 办公室是一个单位的综合办事部门,处在承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位,是一个单位的信息中心。这个信息中心运转效率的快与慢就会直接影响工作的质量。如何做好办公室工作虽然看似一个老生常谈的话题,但仍然是值得静下心来思考与研究的问题。
   关键词: 办公室工作; 枢纽; 发展
  中图分类号: C931.4 文献标识码: A 文章编号: 1009-8631(2011)04-0220-02
  
   一、树立办公室工作无小事的思想
  
   办公室工作事务性工作很多,很烦杂,因此作为办公室工作的一员一定要做到不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为。要始终保持冷静的头脑,事情再多、再急也不要慌。
   记得我们单位在召开第四届科技论坛年会时的一个事,按原计划会议结束在酒店合影,可因有好两个科研专家接到通知,开完会必须先走,于是会上临时决定就在董事长大会客照相。我们每年都要做会刊,不想因此受到影响。我们接到通知后,一看时间只有15分钟,座椅要摆放,背景要布置,还要尽快通知摄影师,大家都很着急。这种时刻不能慢但更不能乱,一定要保持清醒的头脑。于是我们进行了简单分工,等把背景布置好,摄影师也来了,可在摆放椅子过程中发现椅子过大,摆放太拥挤,而且很不协调,摄影师建议换小点的圆凳,可时间紧急,去哪找20几把这样的凳子呢?可我们并没因此放弃草草了事,而是积极想办法,集思广议,在最后8分钟的时间里,我们几个人冲下楼(幸亏是电梯)与楼下的快餐点协商借他们的小圆凳,正值吃饭的点快到了,饭店主人有点不愿意,我们说15钟保证还回来,不耽误事,并承诺经常惠顾才同意。等我们刚把一切安排就绪就散会了,看着与会人员按序入座,摄影师打着闪光灯一声OK,我们几个同事相互会心一笑。公司老总也投来赞许的目光。这虽是一件小事,但却关系到公司形象的问题,因此办公室工作一定不能以事小而不为,做就要做好、做细。
  
   二、办公室工作人员要不断加强业务学习、理论学习,加快知识更新
  
   一是做到勤学、学用结合、学以致用,促进知识积累,深入调研加强理论联系实际,提高在实际工作中分析问题、解决问题的能力;提高政策水平,吃透各项政策、规章制度,在工作中自觉贯彻执行,增加工作的系统性、科学性、预见性和创造性;提高综合水平,增强综合协调能力,承办专项具体工作和实施管理能力,特殊环境下的协调及重要会议组织能力、调查研究能力等;提高业务和工作水平,使自己在学习中有新进步。二是把调研工作建立为长效机制。办公室人员会经常性写调研报告,要使调研报告要写的有理有据,写出水平,写出价值来,就要伏下身子深入基层,了解员工反映问题的根源,认真分析是什么原因,是员工对政策理解不透,还是政策本身有欠缺,或是职能服务不到位等,都要一一摸清。尤其在调查一些问题时要善于把握方式方法,想员工之所想,急员工这所急,让员工愿意与你交流,只有这样才会得到准确的信息,才能写出一份质量较高的调研报告,给领导决策提供了准确信息。一些问题也得到了及时解决,赢得了员工的信任,如再遇什问题,员工也愿意与你沟通,而不再会把问题直接上报的单位主要领导处,因此调研工作需是一个常效机制。
  
   三、加强督查工作力度,注重实际效果
  
   一是在实际工作中要坚持服务中心的原则,督查工作面宽量大,抓不住重点,就显不出力度,抓不到关键,就抓不好落实,攻不破难点,就不能推动发展。因此督查必须要服务党政中心工作,才能做出正确的分析与判断。二是增强创新意识,在督查程中,有时会遇到许多问题,在这种情况下要既要坚持原则办事,又要充分发挥自己的积极性和创造性。在转办、催办核查结果等环节上,要善于多动脑,想点子。三是强化执行力度,严禁以会议落实会议,以文件落实文件的现象。紧盯热点,攻难事,积极主动及时有效地督促解决员工群众反映的热点难点问题,努力把不稳定因素化解在萌芽状态。四是增强协调意识。由于人们认识上的局限性和看待事物的角度不同,在同一问题上可能会出分歧,因此督查工作时就是要做好思想工作,努力把认识统一起来。
  
   四、要有责任意识
  
   责任意识就是要知道自己这个岗位、这个环节在整体工作中所处的位置和应发挥的作用,自觉的做好分内之事,优质高效的完成各项任务。办公室工作无小事,每一件工作都容不得半点虚假,一旦出现疏漏,都可能捅娄子、误大事,从而给工作带来不利影响。办事要谨慎细致,很多问题出之不细,很多成功源于细致。无论办文、办会、办事,都是从一点一滴的积累开始的。细微之处见精神,通过一件小事,往往可以看出一个人的品质,事情越小就越能体现一个人的责任心。我们公司要求每个职能部门都是一个服务窗口,要靠细致树形象。也许有人说一句不经意的话,可能会引起来访者的反感;一个错误的标点,可能会使整句话的意思变了味;一个电话打不到,就能让一个会议拖后;一张桌子挂点灰,就让我们的整体形象大打折扣。一定要保持谨慎的状态。因此办公室工作人员说话做事一定要坚持原则,不该说的话不说,明白办公室工作是一个综合部门不是一个权力部门,虽然经常跟领导在一起,经常参加一些重要的会议,经常传达领导的指示、会议的精神,但一定要有原则,确保传达的内容不走样,这是一个办公室工作人员的工作的一个最基本的素质,切不要因为办公室工作的重要性,因领导的重视,而摆不正自己的位置。因此接受领导、服从领导、做好服务不仅是办公室人员的职责所在,更是组织内部运行的基本要求。所以要做到不让领导布置的工作在自己手里延误,不让需要办理的事情在自己手中积压,不让各种差错在自己身上发生,不让来办公室办事的同志在自己这里受到冷落。
  
   五、克服办公室职业病
  
   如由于工作性质办公室人员容易出现一些职业病,如动辄请求、无主见;谨慎小心,怕担风险;善于团结、不善批评等等。因此,办公室人员一要克服扯皮多,配合少的不足,要善于协调各部门的关系,把工作流程处理顺畅。二要克服牢骚多、意见多,要积极想点子,拿解决问题的措施少;三要克服计较多的不足,办公室工作事无巨细,每天的工作都忙忙碌碌,加班加点是常有的事,所以一定要有一良好的心态投入工作中。四要克服浮躁多、实干少的不足,办公室工作较为繁杂,临时性的交办的任务很多,很多时候不能安静坐下来,因此在班后“补课”充实自己,克服因知识不足带来的浮躁。五是办公室承担着下情上达、上情下达的职责,在处理公中,经常会有基层单位请示,或临时性的工作任务,一定克服凡事都要请示领导让领导定夺的习惯,要根据实际问题拿出自己的意见和建议,供领导参考,发挥参谋助手的作用。
  
   六、善于总结,探索规律
  
   办公室工作看似无序,但其背后也是有规律可循的。探索并抓住这些规律,就会实现由无序向有序转化,收到事半功倍的效果。办公室工作的运转大致有两类:一是有序性的,二是随机的。这就要求办公室人员必须坚持有序性与随机性、被动性与主动性的统一,时时事事从大处着眼、从小处着手,在随机中把握有序,在被动中把握主动,在普通中开创新局面。就某一个具体事项来说,具有非确定性,就某一方面的工作来说,有其确定的规律性。对接来送往、领导的例行公务活动等,都有相对稳定的办理方式和程序。对这类确定性的工作只要在总结经验的基础上,制定出规范化的制度,然后照章行事,就能形成有序的运行机制;对于非确定性的工作,主要指领导临时交办的任务、上访事件和突发事件的处理等,要加加强预见性,更重要的是要有灵活应变能力,冷静的头脑,把工作分清轻重缓急,把重点放在抓大事、急事上;合理运筹时间,做到忙而不乱,保证按时完成任务。
   办公室工作是一个单位的枢纽,经常做得事是上情下达或下情上传工作,所以办公室成员提高思想政治水平是必要的,掌握了科学的方法,这样与人沟通处理问题都会做得更为妥帖些。因此办公室工作人员除有较强的处理文件能力,还必须具备较高的思想政治素质,坚持原则,立场要坚定,争当守纪的铁兵,不信谣、不传谣,果断与歪风邪气做斗争。从一定意义上说,办公室工作的过程也是为员工群众办事实的过程。做好办公室工作意义重大。


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