浅谈如何做好办公室工作

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　　 摘 要： 办公室是一个单位的综合办事部门，处在承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，是一个单位的信息中心。这个信息中心运转效率的快与慢就会直接影响工作的质量。如何做好办公室工作虽然看似一个老生常谈的话题，但仍然是值得静下心来思考与研究的问题。
　　 关键词： 办公室工作； 枢纽； 发展
　　中图分类号： C931.4 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）04-0220-02
　　
　　 一、树立办公室工作无小事的思想
　　
　　 办公室工作事务性工作很多，很烦杂，因此作为办公室工作的一员一定要做到不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为。要始终保持冷静的头脑，事情再多、再急也不要慌。
　　 记得我们单位在召开第四届科技论坛年会时的一个事，按原计划会议结束在酒店合影，可因有好两个科研专家接到通知，开完会必须先走，于是会上临时决定就在董事长大会客照相。我们每年都要做会刊，不想因此受到影响。我们接到通知后，一看时间只有15分钟，座椅要摆放，背景要布置,还要尽快通知摄影师，大家都很着急。这种时刻不能慢但更不能乱，一定要保持清醒的头脑。于是我们进行了简单分工，等把背景布置好，摄影师也来了，可在摆放椅子过程中发现椅子过大，摆放太拥挤，而且很不协调，摄影师建议换小点的圆凳，可时间紧急，去哪找20几把这样的凳子呢？可我们并没因此放弃草草了事，而是积极想办法，集思广议，在最后８分钟的时间里，我们几个人冲下楼（幸亏是电梯）与楼下的快餐点协商借他们的小圆凳，正值吃饭的点快到了，饭店主人有点不愿意，我们说15钟保证还回来，不耽误事，并承诺经常惠顾才同意。等我们刚把一切安排就绪就散会了，看着与会人员按序入座，摄影师打着闪光灯一声OK,我们几个同事相互会心一笑。公司老总也投来赞许的目光。这虽是一件小事，但却关系到公司形象的问题，因此办公室工作一定不能以事小而不为，做就要做好、做细。
　　
　　 二、办公室工作人员要不断加强业务学习、理论学习，加快知识更新
　　
　　 一是做到勤学、学用结合、学以致用，促进知识积累，深入调研加强理论联系实际，提高在实际工作中分析问题、解决问题的能力；提高政策水平，吃透各项政策、规章制度，在工作中自觉贯彻执行，增加工作的系统性、科学性、预见性和创造性；提高综合水平，增强综合协调能力，承办专项具体工作和实施管理能力，特殊环境下的协调及重要会议组织能力、调查研究能力等；提高业务和工作水平，使自己在学习中有新进步。二是把调研工作建立为长效机制。办公室人员会经常性写调研报告，要使调研报告要写的有理有据，写出水平，写出价值来，就要伏下身子深入基层，了解员工反映问题的根源，认真分析是什么原因，是员工对政策理解不透，还是政策本身有欠缺，或是职能服务不到位等，都要一一摸清。尤其在调查一些问题时要善于把握方式方法，想员工之所想，急员工这所急，让员工愿意与你交流，只有这样才会得到准确的信息，才能写出一份质量较高的调研报告，给领导决策提供了准确信息。一些问题也得到了及时解决，赢得了员工的信任，如再遇什问题，员工也愿意与你沟通，而不再会把问题直接上报的单位主要领导处，因此调研工作需是一个常效机制。
　　
　　 三、加强督查工作力度，注重实际效果
　　
　　 一是在实际工作中要坚持服务中心的原则，督查工作面宽量大，抓不住重点，就显不出力度，抓不到关键，就抓不好落实，攻不破难点，就不能推动发展。因此督查必须要服务党政中心工作，才能做出正确的分析与判断。二是增强创新意识，在督查程中，有时会遇到许多问题，在这种情况下要既要坚持原则办事，又要充分发挥自己的积极性和创造性。在转办、催办核查结果等环节上，要善于多动脑，想点子。三是强化执行力度，严禁以会议落实会议，以文件落实文件的现象。紧盯热点，攻难事，积极主动及时有效地督促解决员工群众反映的热点难点问题，努力把不稳定因素化解在萌芽状态。四是增强协调意识。由于人们认识上的局限性和看待事物的角度不同，在同一问题上可能会出分歧，因此督查工作时就是要做好思想工作，努力把认识统一起来。
　　
　　 四、要有责任意识
　　
　　 责任意识就是要知道自己这个岗位、这个环节在整体工作中所处的位置和应发挥的作用，自觉的做好分内之事，优质高效的完成各项任务。办公室工作无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事，从而给工作带来不利影响。办事要谨慎细致，很多问题出之不细，很多成功源于细致。无论办文、办会、办事，都是从一点一滴的积累开始的。细微之处见精神，通过一件小事，往往可以看出一个人的品质，事情越小就越能体现一个人的责任心。我们公司要求每个职能部门都是一个服务窗口，要靠细致树形象。也许有人说一句不经意的话，可能会引起来访者的反感；一个错误的标点，可能会使整句话的意思变了味；一个电话打不到，就能让一个会议拖后；一张桌子挂点灰，就让我们的整体形象大打折扣。一定要保持谨慎的状态。因此办公室工作人员说话做事一定要坚持原则，不该说的话不说，明白办公室工作是一个综合部门不是一个权力部门，虽然经常跟领导在一起，经常参加一些重要的会议，经常传达领导的指示、会议的精神，但一定要有原则，确保传达的内容不走样，这是一个办公室工作人员的工作的一个最基本的素质，切不要因为办公室工作的重要性，因领导的重视，而摆不正自己的位置。因此接受领导、服从领导、做好服务不仅是办公室人员的职责所在，更是组织内部运行的基本要求。所以要做到不让领导布置的工作在自己手里延误，不让需要办理的事情在自己手中积压，不让各种差错在自己身上发生，不让来办公室办事的同志在自己这里受到冷落。
　　
　　 五、克服办公室职业病
　　
　　 如由于工作性质办公室人员容易出现一些职业病，如动辄请求、无主见；谨慎小心，怕担风险；善于团结、不善批评等等。因此，办公室人员一要克服扯皮多，配合少的不足，要善于协调各部门的关系，把工作流程处理顺畅。二要克服牢骚多、意见多，要积极想点子，拿解决问题的措施少；三要克服计较多的不足，办公室工作事无巨细，每天的工作都忙忙碌碌，加班加点是常有的事，所以一定要有一良好的心态投入工作中。四要克服浮躁多、实干少的不足，办公室工作较为繁杂，临时性的交办的任务很多，很多时候不能安静坐下来，因此在班后“补课”充实自己，克服因知识不足带来的浮躁。五是办公室承担着下情上达、上情下达的职责，在处理公中，经常会有基层单位请示，或临时性的工作任务，一定克服凡事都要请示领导让领导定夺的习惯，要根据实际问题拿出自己的意见和建议，供领导参考，发挥参谋助手的作用。
　　
　　 六、善于总结，探索规律
　　
　　 办公室工作看似无序，但其背后也是有规律可循的。探索并抓住这些规律，就会实现由无序向有序转化，收到事半功倍的效果。办公室工作的运转大致有两类：一是有序性的，二是随机的。这就要求办公室人员必须坚持有序性与随机性、被动性与主动性的统一，时时事事从大处着眼、从小处着手，在随机中把握有序，在被动中把握主动，在普通中开创新局面。就某一个具体事项来说，具有非确定性，就某一方面的工作来说，有其确定的规律性。对接来送往、领导的例行公务活动等，都有相对稳定的办理方式和程序。对这类确定性的工作只要在总结经验的基础上，制定出规范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的运行机制；对于非确定性的工作，主要指领导临时交办的任务、上访事件和突发事件的处理等，要加加强预见性，更重要的是要有灵活应变能力，冷静的头脑，把工作分清轻重缓急，把重点放在抓大事、急事上；合理运筹时间，做到忙而不乱，保证按时完成任务。
　　 办公室工作是一个单位的枢纽，经常做得事是上情下达或下情上传工作，所以办公室成员提高思想政治水平是必要的，掌握了科学的方法，这样与人沟通处理问题都会做得更为妥帖些。因此办公室工作人员除有较强的处理文件能力，还必须具备较高的思想政治素质，坚持原则，立场要坚定，争当守纪的铁兵，不信谣、不传谣，果断与歪风邪气做斗争。从一定意义上说，办公室工作的过程也是为员工群众办事实的过程。做好办公室工作意义重大。

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