通过信息化手段提升电子文件管理水平

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　　[摘要]本文主要介绍了苏州市建筑设计研究院有限责任公司通过协同设计平台在电子文件管理与电子文件中心建设方面进行了具有开拓性的深入探索与实践，建立了以CAD结合操作系统为基础的协同设计平台，通过信息化的手段提升电子文件管理水平。
　　 [关键词] 协同设计、信息共享、动态管理、资源配置、图元图层、一体化系统、核心服务器
　　建设部《关于“十一五”工程勘察设计行业信息化发展方向和主要目标的建议》中对设计企业信息化建设提出了新的要求，用信息化带动勘察设计现代化已广为人知，广大的勘察设计企业都在探索着适合各自发展需要的信息化工作。苏州市建筑设计研究院有限责任公司作为全省最大的民营建筑设计企业之一，在电子文件管理与电子文件中心建设方面进行了具有开拓性的深入探索与实践。尽管在2006年我公司已经实施了电子文件项目管理系统，但所实施的设计项目管理系统大多是以管理为中心（如管理表单、业务流程等），虽然在管理上起到了一定的作用，但对于解决设计人员层面的问题考虑较少，所以基于为一线设计人员服务的目的，提高协作设计水平，提高设计质量，特别是解决设计过程中的“错、漏、碰、缺”问题，从根本上提升企业的整体管理水平，我院建立了以CAD结合操作系统为基础的协同设计平台。目前已经完成“CAD制图标准”的编制工作和协同设计存储服务器的硬件准备工作，根据院协同设计推广计划，自2008年3月起分二阶段正式启动院协同设计工作。
　　一．“CAD制图标准”的主要内容
　　协同设计系统实施的前提就是统一设计标准，并将标准固定到系统平台之中，我院的“CAD制图标准”使设计标准化问题得到了较好的落实。
　　1．建立协调的CAD绘图环境。建立统一的CAD绘图平台、统一的绘图软件；规定采用样板图绘图；相关专业应采用统一的图型、字型（字体、字高、宽高比）、图块等；资料互提及图形引用要考虑上下工序专业的需求，如比例变化。
　　2．一致性修改。如，设计人员A是建筑框架图的提供者，并把这张建筑框架图发送给下道工序B，B引用该图做自己的设计；A随时可以修改设计，而一旦确认修改，就要邀请B进行协同，协同的结果是B机器上框架图会自动刷新，从而保证设计的一致性，也减轻B等设计人员的工作量。
　　通过建立院“CAD制图标准”，搭建了全院统一的基于CAD的协同设计平台。
　　二．协同设计要解决的实际问题
　　1．版本不一致，参照图纸不一致
　　一个项目从设计、校审等要经过多个环节，图纸、设计文档需多次修改，会产生许多中间版本。专业间参照图纸不完全一致。设计人员的图纸时有版本混淆等问题，手工进行严格的版本控制比较困难。
　　2．信息交流差，协调困难
　　设计中，各专业除了互提资料以及与先导专业进行必要的联系外，各自进行独立的设计，较少沟通。因此在后期图纸会签时，甚至到实际施工时就可能出现冲突，如管道碰撞等。
　　3．设计过程的资料文档管理凌乱庞杂
　　设计数据资料随提随放随丢。有的甚至不保存中间校审资料，责任关系不明确。设计文档的命名、存放和维护随心所欲，管理凌乱。当工程设计完成后，大量的资料、图纸、文档散落在各设计人员手中。
　　4．设计成品、工程图纸缺乏电脑管理，不能网络查阅
　　目前设计文件、工程图纸还是手工登记，没有用电脑管理，还不能网络查阅。
　　5．数据及图纸的共享存在不安全因素
　　网络上进行数据及图纸的共享很容易，而数据丢失、非法拷贝及违纪外泄也容易。
　　6．难以及时掌握管理决策数据
　　目前是人工收集数据，不能保证实时性，管理者对各项目的进度、质量、专业人员情况、经济数据等都不能立刻动态掌握，很难迅速地进行管理决策。
　　7．相近、相似设计的重复劳动在设计过程中，通过互提资料、图形引用的方法，各专业人员可共享设计成果（或半成品）。但是，由于相互间的绘图环境不同，图层、线型、字型，颜色、比例等需求等不相同，图形或资料的引用要受到相当的限制，要重复进行大量相近的设计。
　　总之，工程设计单位由于设计管理手段和设计环境的制约，存在部门间信息交流能力落后，更改反馈频繁，缺乏上下游设计的信息集成手段和跨平台的产品数据管理工具。要保证各专业的设计结果一致，设计过程中及时正确的信息共享，避免冲突，必须进行设计过程的动态管理，进行协同设计系统的研制，它是保证设计质量，优化资源配置，从而提高设计效率、缩短设计周期的关键。
　　三．推广协同设计的目的
　　设计问题是一个多源的复杂处理过程，为了实现优化的合理设计，设计师通常要引入多种设计方法，运用多种设计数据和知识来达到设计的目的。在传统CAD系统中，人们多采用串行迭代方法，由于设计各个环节相对独立，易造成设计的缺陷隐患,使后期设计方案的修改费用增加，开发周期加长。协同设计方法强调在建筑设计初期就考虑产品生命周期的各个阶段和各种因素，由不同工种协同工作完成建筑的设计任务。具体目的为：
　　1．规范CAD的使用。建立科学的、统一的工作模式，便于团队多人共同执行对一个项目的设计工作，实现协同设计。
　　2．统一CAD设计文件标准。形成设计数据交换的统一语言环境，
　　这是实现本专业设计团队和整个项目设计团队协同设计的基础和必要条件。
　　3．通过数据文件与图纸文件的分离，实现所有设计数据的唯一性，避免设计数据的重复创建和编辑，杜绝因重复修改设计数据而产生的错误。
　　4．建立适合服务器模式的工作环境，通过协同设计管理系统，达成本专业设计团队的协同设计，并实现专业间设计文件和资料的自动管理、流转和存档。
　　四．协同设计起到的实际效果
　　我院的协同设计管理系统，就是针对设计内容的二维CAD协同设计平台与设计项目管理系统进行紧密结合的“基于CAD协同设计的项目管理系统”。该系统的效果主要体现在以下几个方面：
　　1．协同设计系统实施的前提就是统一设计标准，并将标准固定到系统平台之中，使得设计标准化问题得到了较好的落实。
　　2．系统将原来设计中一些模糊或是得不到有效落实的设计问题合理的固定下来，使得各类信息单元设计单一，一个专业设计内容发生变更后，其他相关专业会及时跟着更新，这在很大程度上减少了设计中的“错、漏、碰、缺”现象，提高了设计产品质量，大大提高了协同设计水平。
　　3．由于图元的唯一化，避免了低级的重复劳动，提高了工作效率，例如在互提资料时，接受专业所要的图纸信息已经由系统自动从提出专业的图纸中提炼好了，不必再去手工处理，既减轻了设计人员工作量，专业间协调更方便，又保证了规范性。
　　4．由于已将院的设计与管理规范标准固化在了系统中，使得新进设计人员通过应用系统就可以适应公司的要求，加快了新人的培养速度，同时避免了因新人水平参差不齐而带来的设计质量的不稳定。
　　5．我们对执行ISO9000的一贯原则是“重实质，而非表象”。该系统将ISO9000的过程质量要求完全融到了系统中，处处留下了实时的过程记录，而且没有给设计人员增加填表单的工作量。用了系统以后，感觉ISO9000的执行比以前投入少了，这已成为了一种自然而然的过程，表单少了，而ISO过程质量要求的“实质”保证了。
　　6．在管理上，该系统使得院领导、项目经理、专业负责人等人员可以对项目的进度、人员、成果、质量进行即时的监控，大大提高了管理效率。
　　7．协同设计系统将原有分散在各设计人员电脑上的设计成果进行统一管理，与服务器即时同步，随时保持设计成果保存于公司的核心服务器上，有利于设计成果的检索共享。

　　8．从总体上说，该系统的建立大大提高了我院整体的管理水平，使企业的电子文件管理和电子文件中心建设提高了一个层次。
　　五．协同设计系统的主要内容
　　我们实施的协同设计系统，也就是将针对设计内容的二维CAD协同设计平台与设计项目管理系统进行紧密结合的“基于CAD协同设计的项目管理系统”。核心原理就是将设计过程中的各个“图元”标准化、统一化、单一化。“图元”是指在建筑图纸中具有单一专业属性的元素，如：结构竖向构件，建筑砌体墙、门、窗，电气设备箱体，给排水管线，暖通预留洞等。每个“图元”都由一个专业负责，一处设计，其它专业处处引用；一处修改，处处修改。这样就形成了各专业作为一个整体共同创建同一个建筑物内各自责任范围的图元。而各专业最终完成的结果是抽取与自己专业相关的图元而组成的图纸。这就改变了以往设计中专业内个人归个人设计，专业间各自独立设计的模式，从而将设计内容进行拆分，由多人协作完成设计。
　　协同设计系统首先提供标准图元图层的维护管理模块，作为协同设计的基础规则数据。在进行一个具体设计项目的工作时，先在项目管理系统中进行项目的策划工作，对项目任务进行分解，对人员进行分工，对各专业的设计人员下达具体的设计任务；各专业设计人员在协同设计平台中接收到设计任务，从系统中进入CAD软件开始设计工作；进入互提资料阶段后，系统根据专业间图层协作规则，自动生成各图层的互提资料文件，提供给相关专业直接引用或参照。系统将项目策划、CAD设计、互提资料、设计变更等各个设计与管理环节紧密融合成一体化的系统，成为一体化协同设计平台。
　　六．推广协同设计的措施
　　协同设计系统和项目管理系统贯穿我院核心生产过程，系统涉及了所有生产人员，实施自然有难度。因此院领导的决心与重视是首要的，既然方向是对的，对院的长久发展有利，就全力解决实施中碰到的各类问题。我院要求各生产部门给与高度重视，依托本部门协同设计推广小组成员，“以点带面”加强生产人员的“CAD制图标准”学习及协同设计实践并制订相应奖惩措施大力推广计算机协同设计工作。例如：2008年3月至2008年6月为协同设计推广期:自2008年3月起新启动的项目（包含：方案、初步设计及施工图各阶段）均采用协同设计方式开展工作。此期间凡能按协同设计办法并较好执行院“CAD制图标准”的项目，并通过院协同设计实施小组组织人员验收的项目，报请院里给予相应产值1%~3%的奖励。2008年7月起为协同设计全面执行期:此期间凡能按协同设计办法并较好执行院“CAD制图标准”的项目，通过院协同设计实施小组组织人员验收的项目，报请院里给予相应产值奖励。未能按协同设计完成的项目将给予相应的产值扣减。
　　七．结束语
　　通过电子文件管理和电子文件中心建设的信息化手段提升企业管理水平，是企业发展的必然需要。随着计算机和网络技术的不断发展，计算机协同设计的引用将使科学计算、科学归档和建筑设计工作方式的面貌大大改观，由此将带来巨大的社会效益和经济效益，前景十分广阔。由此可见，推广协同设计工作对勘察设计行业来说势在必行。
　　
　　
　　

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