浅析高职院校人事档案管理的改革

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　　近年来，随着社会主义市场经济体制改革的不断完善，我国高等教育管理体制的改革也在不断深入。为了适应我国高等教育改革和发展的需要，各高职院校正在全面推行人事制度改革。而要跟上高职院校人事制度改革的步伐，为高职院校教育教学的改革与发展提供强有力的组织保证和支持，打破传统的人事档案管理理念、改革人事档案管理体制已刻不容缓。只有建立起适应高职院校发展的科学化的人事档案管理体制，才能使人事档案管理工作在高职院校的管理中发挥更好的作用。那么分析当前高职院校人事档案管理中所存在的问题，进行高职院校人事档案管理改革，建立科学化的人事档案管理体制，是人事档案管理部门和人事档案工作者要认真思考的问题。
　　笔者经过多方的调查分析，并结合自身从事人事档案管理工作的经验，认为当前高职院校人事档案管理主要存在着以下几个方面的问题：
　　一、管理设施不配套，专业人员缺乏
　　高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并升格形成的。合并后的高职院校，随着办学规模的不断扩大，师资队伍迅速膨胀，人事档案管理的工作任务随之加重。而部分高职院校人事档案管理的配套设施严重落后，既没有配备专用的档案库房，也无专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门工作人员兼管这项工作任务，这种人员配备方式，既不利于人事档案管理工作的开展，也严重影响了组织人事部门其他的工作。并且这种管理模式，没有对管理人员政治素质、业务能力、管理能力进行系统的专业培训，工作人员的综合素质跟不上人事档案管理工作的发展需要，更使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化、自身改革与发展受到很大限制。
　　二、档案管理不规范，管理手段相对滞后
　　高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等多种原因，导致在档案管理工作中出现档案材料规范不一、材料内容空洞、质量参差不齐、管理手段滞后等问题。
　　人事档案包含的内容除有反映个人学历、经历、职称和职务的材料，还有入党、入团、思想总结、鉴定评语等主要用于政治思想考评的材料。随着社会发展和用人竞争机制的引入，人事档案在人员就业和干部提拔考察时的参考作用越来越受到重视，这就要求人事档案中每份材料的来源和内容一定要真实可靠，必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实，但我们在人事档案管理实际工作中发现，因为档案管理规范不一，档案材料鉴别不严，出现了填写履历表时，年龄越填越小，工龄越填越早，学历越填越高的怪现象。有的仅仅是参加了课程培训班、专业证书班，拿的是结业证，在填表时却写成大专、大本或研究生，鱼目混珠，真假难辨。组织考核、考察、评鉴材料填写不规范，不严肃，只有优点没有缺点，只有成绩没有错误，使得档案内容空洞、单一、不客观。如“坚持四项基本原则，拥护党的领导”、“努力钻研业务”；“科研能力较强”等语句重复的出现在一年一度的鉴定考核表中。这些空洞的档案材料，无法准确反映当事人的业绩、业务和能力等情况。人事档案记录了个人的实践经历，反映的应是一种动态信息，但当前高职院校人事档案中反映个人经历、资历、学术、科研成果的材料往往由于种种原因未能及时归档，信息未能及时更新。这类档案信息几乎是处于一种静止的状态，久而久之，人事档案材料在内容的连续性上就出现了断层。
　　在人事档案装订入袋的过程中还可以发现，有些档案材料没有进行规范整理：材料纸张大小不统一，时间编排混乱，没有进行科学的分类和装订，使档案质量参差不齐；有些档案材料审批单位无审批意见、无公章，或有章无填写时间，或该与当事人见面的材料无当事人的签字，那些本该是真材料却看起来象假材料，使得文件材料真假难辩。
　　按照干部人事档案工作目标管理要求，要对收集的档案材料及时进行装订归档，仅年度考核表、工资晋级表、各种评优表彰、职务任免、职称晋升、业务进修、学历提高等材料的进袋一项业务，几乎每年得把所有的案卷整理两遍。由于档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量的、简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力去创新工作方法，运用现代化的科学技术进行档案管理。虽然有些高职院校使用了计算机来辅助档案管理,但档案部门对计算机的利用尚处于初级阶段,在很大程度上只是用于目录的存储与检索,信息存储量很少,实用性不强,大部分的管理工作还是传统的手工操作。现有的人事档案管理手段的落后，整档工序的繁琐复杂，加之现代化的管理技术和手段未得到广泛应用，使得人事档案管理的现状与档案管理的现代化的要求相差甚远。
　　三、封闭的管理模式，缺乏透明度
　　目前，部分高校人事档案管理还处于封闭状态，而且材料收集渠道单一，人事档案管理部门与人事档案材料形成的部门之间缺少联系和沟通，各有各的管理要求和方法，各类档案材料存放分散，致使信息资源利用率低。
　　人事档案是当事人的综合活动记录，所有与其参加实践有关联的部门，都会存有其活动的记录材料。部分高职院校由于各部门之间缺乏联系，归档制度未能落实到位，一些反映个人情况的应归档的资料，结果被分散在几个部门保管。如反映教师教学、科研等业务情况的材料并非存在人事档案中，而是被分别留存在学校相应的职能部门中，造成了人事档案材料管理多头、一人多档的现状。甚至有些材料还掌握在当事人的手中，如教师学习深造的学籍档案材料都不知道应该交往何部门，往往是存放在自己手中。所以要全面了解一个人的情况，就要到多个部门去查阅。一旦有人员流动，须通知几个相关部门，先后寄出当事人的有关档案材料。这样，往往会形成有的将人事档案寄走，而出现业务档案、科研成果以及其他与其有关的档案材料弃之一旁的情况。可见，封闭的管理模式导致了档案材料多头管理，造成人事档案无法全面反映教职工的业绩、学术以及能力，增加了查阅和利用的麻烦，时间长了还容易遗失材料致使档案的欠缺和不齐全。
　　人事档案管理为了保密,服务对象主要是组织、人事部门，这种方式的服务对象太狭窄。由于人事档案历来不对本人开放,造成个人接触不到自己的档案,对自己的档案材料是否保存齐全完整、是否存有不实材料一概不知。这种缺乏透明度的管理,促使人们对人事档案产生“神秘”感,这不仅不利于档案工作的开发利用和可持续发展,还有可能成为某些人挟嫌报复、诬蔑陷害人的一种工具。人事档案中装入不符合事实的材料而产生冤假错案的教训是深刻的。如2004年9月16日《当代商报》报道汤国基状告案,汤是上世纪80年代国家分配体制内的一名大学生,因其档案中记载有“该生长期患有头昏失眠等症状,有时有精神反常现象”、“该生有严重的神经官能症,不宜于担任教学工作”两句不实之语,造成他长期不被任何单位接收的局面。为了生机，汤四处奔波,他当过代课教师,考过研究生,还到一些院校应聘过老师,奇怪的是不管笔试和面试成绩如何出色,只要人事档案一调过去,马上就被用人单位退回原籍,不予录用。汤为不实的档案材料付出了整整20年的代价。
　　针对高职院校人事档案管理存在的这些问题，笔者认为高职院校的人事档案管理改革可以从以下几方面进行：
　　一、加强领导，强化档案服务意识
　　首先，档案管理部门要立足于工作实际需要，努力争取领导对人事档案管理工作的重视和支持，把人事档案管理工作的改革纳入学院重要议事日程，纳入目标考核体系，完善管理配套设施，配备好专职的档案管理人员，完善监督检查机制，创造良好的工作环境。 其次，人事档案工作者要适应高职院校人事制度改革发展的需要，更新观念、解放思想，改变“默默无闻”的工作状态，改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新理念，要完成“五个转变”，即把封闭保守的观念．转换成为坚持改革开放、积极创新的观念；把满足现状的观念，转换成敢闯敢干、开拓进取的观念；把就档案论档案的单纯业务观念，转换成密切关注改革发展新情况，为学校和社会服务的观念；把被动利用人事档案资料的观念，转换成有目的地主动开发人事档案信息资源的观念；把单纯以自身经验进行业务指导的观念，转换成依法管理的观念；把等、靠的观念，转换成主动创造条件解决存在问题的观念。最大限度地开发利用人事档案信息资源，从人事档案中发掘人才潜能，为学校发展服务。努力强化服务意识，不断深化服务内容，逐渐走出“人事档案服务只是档案的借借还还，只是档案资料的收集整理”的思想误区。

　　再次，随着高职院校的改革发展以及和社会联系的加强，人事档案管理的范围越来越宽，覆盖面越来越广，这些都需要档案工作者充分发挥集体智慧，大胆实践，开拓创新，不断地总结实践经验，根据高职院校管理体制改革后档案工作的新特点，探索出高职院校人事档案管理的新模式，为社会、学校、个人提供更好的服务。
　　二、改革管理体制，规范人事档案管理制度
　　改革人事档案管理体制，将文书、科研档案管理机构与人事档案管理机构合并，实行标准化和规范化管理，集中管理人事档案材料，丰富人事档案的内容，以提高人事档案管理的工作质量。根据《干部档案工作条例》对人事档案工作的要求和学校人事档案管理工作的实际，进一步规范和完善各项人事档案管理制度，对人事档案的接收、传递、查阅、保管等工作程序作出明确而严格的规定，并落实到位。尤其是在进档材料的鉴别上要把好关，为人事干部考察任用时提供真实、准确的个人信息。强化安全保密措施，杜绝泄密、失密、窃密等现象。同时严格执行各项规章制度，以实现人事档案管理工作制度化、规范化。
　　三、创新档案管理方式方法,加快档案工作信息化建设
　　一是将人事档案由案卷级管理改为文件级管理,改变装订方法,改为活动装订形式,保管的形式可用档案盒等。将人事档案材料纸张规格改为现行通用的国际标准,A4大小纸质标准,档案材料入册时左倾、下倾对齐即可,右侧和上边在A4标准内不必要求一定整齐划一。这样既能保持档案原貌,又能顺应目前档案材料通行用纸要求,减少大量繁琐、重复的工作劳动,便于计算机扫描、缩微、利用等。
　　二是改变以手工操作为主的工作方式, 借助计算机技术和网络环境实现对人事档案信息资源的有效管理和利用，积极推动电子化、网络化的管理。建立健全人事档案数据库，实施人事档案的动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料输入计算机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，同时还要随时注意在保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性的基础上将个人信息变化情况和新产生的最新信息录入计算机。实现档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作中实行计算机操作,逐步实现互联的网络化管理和半开放形式向社会开放。
　　三是加快计算机在人事档案管理开发中的应用程度,把人事档案信息化建设纳入高职院校发展信息化工作的总体格局中,增加必要的投入,全面提高人事档案信息资料的开发、管理、保护能力,提高人事档案服务水平和质量。
　　四、拓宽材料收集渠道，增加透明度，利用好人事档案
　　只有拓宽材料收集的渠道，才能将教职员工丰富多彩的社会实践活动记录收集齐全，才能全方位地反映职工的整体面貌。不仅要收集人事档案资料，还要通过学校各相关管理部门收集当事人的教学情况、科研成果以及其他业务方面的材料。因为科研部门的项目档案可反映该项目主持人、参加者的科研水平和能力，而文书部门的人物档案，又可视为人事档案的补充。
　　人事档案管理工作需要克服保守思想，打破管理的封闭局面，接受社会的监督,增强社会可信度,增强人事档案利用的灵活性，将人事档案目录和不需要保密的档案材料向个人开放。人事档案中的组织鉴定和评语应有组织和档案主人双重负责制，允许个人知道自己的人事档案里都记载了什么样的信息内容，对档案中如有不符合事实材料和意见，允许个人说明或申诉，经组织调查核实处理并给予纠正，从而维护了人事档案管理的严肃性。人事档案信息向个人开放,不仅提供了方便，而且还有利于加强对人事档案管理工作的监督,使人事档案能更好地为社会和公众服务。考虑到人事档案的保密性,人事档案可采取向个人开放、向有关组织机构开放,不向全社会开放的半开放政策。除了涉及到个人隐私和国家机密的信息注意保密和不对外开放的材料(如个人家庭病历、历史上因某种原因受过组织处分等,不宜对公众开放)应注意保密外,其他材料可有条件地朝着有偿化、社会化的方向改革。
　　五、提高人事档案工作者的素质
　　社会的发展，科学技术的进步，人事档案信息化的建设为高职院校的人事档案工作带来了机遇与挑战，使之在工作环境、管理模式、工作任务等方面都发生着深刻的变化，这些无疑对人事档案工作者提出了更高的要求。人事档案工作者要改变传统人事档案管理模式和服务方式,采用现代化的方式和手段管理人事档案,促进人事档案与外界人才信息的交流来形成良好的互动关系,因此，提高人事档案工作者的素质便成为加速人事档案科学化、标准化、规范化管理的关键。
　　信息化时代的人事档案管理工作要求人事档案工作者要具备良好的政治、道德素养，在掌握丰富的档案专业知识和具有较强的业务能力的同时，还要在创新意识、创新能力、运用现代化管理设备能力等方面提高自身素质。只有这样才能使人事档案工作具有生机和活力，才能适应日新月异的人事档案管理现代化、信息化建设的需要，才能适应新形势下高职院校的改革和发展。

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