高端化妆品库存盘点问题及解决方案
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作者: 高峰
【摘要】在物流管理中，库存管理是最为重要的管理之一，在整个公司运作中起着举足轻重的作用。文章结合某高端化妆品品牌，研究其在库存管理上存在的问题，并提出相关的解决方案。
【关键词】库存；差异；盘点
在现行的物流体系中，仓储问题是物流管理中相当重要的管理方面。仓储问题中的库存问题更是每家厂商所关注的焦点。在库存管理中，需要注意的问题涉及方方面面，包括库存的准确率、库存产品的损耗率、以及过期产品的处理等等。虽然库存会对公司造成一定的成本，但是没有一定量的库存作为保证，公司可能就无法正常运行。
一、盘点过程中遇到的问题及影响
在整个盘点过程中，由于要使所有的实际库存量与系统的库存数达到一个相同的值，以方便第二年的捡货和数据统计，所以盘点的准确性在库存管理中起着相当重要的作用。
然而，由于种种原因，盘点过程会遇到许多相关问题：（1）盘点人员对系统中货品的数量的信息了解缺乏；（2）库存货号的实际数量与系统数量对比的差异；（3）库位上的产品与系统显示的产品不一致。
经过仔细观察和现场实地的研究发现，化妆品的物流管理既盘底问题，对于公司的直接影响分为四个方面：（1）盘亏或者盘盈都会影响到公司的成本，进而影响到公司的利润。（2）工作效率的影响。往往有时配货工人为了配一个数量很小的产品会在货架中找很长时间，配货工人不得不花很长时间来寻找这个产品。有时可能其他所有产品都已经配完，就差这一个产品，导致工人的效率大大降低。（3）影响供货的及时性和有效性。由于工人配货的速度有快有慢，这也就有可能导致订单周期的加长。不仅工人配货会有延误，产品从出厂到柜台的时间也可能会有延误。（4）影响公司内部人员在公司的长期发展。这一项是针对公司内部人员而言的，由于他们的失误导致产品数量的不准确，可能会对他们自身造成影响，负责人可能会认为他们的执行力存在问题，而影响他们日后的发展。
二、分析导致库存盘点结果差异的原因
1．工人配货过程中产生的差异。由人工所引起的差异，这个问题是在所难免的。所有捡货都是由人工进行，难免会有犯错误的时候，数量清点的时候总会出现一些问题，而复点人员可能由于工作量大的缘故没有点清。在这种情况下，往往会有两种情况发生：一是到货的数量少于出货单上的数量，产生这种情况的也有很多可能。（1）可能是工人在发货的时候少发了。这时，不能盲目地补货，应该先查系统库存和实际的数量之间差异，如果实际库存大于系统库存，那就说明的确是少发货了，就应该立即补货；（2）可能是在运输过程中由于运输公司的失误而导致货物少到，这时，运输公司会检查在他们装箱之后的流程，会根据实际情况作出相应的赔偿；二是到货数量大于出货单的数量。记得在出某品牌的货的时候，由于工人没有搞清楚发货的单位是什么，错把12支发成了12包，而柜台营业员也没有将多余的数量发回，导致接下来的几次发货都因为没有实物而不能发货，在最后盘点时造成了一定的损失。
2．货号相近导致发货货号错位。这个问题同样无法避免的，因为某些品牌的货号很长，而且相近的货号太多，导致仓库在补货的时候就把货上错货架，工人在正确的货架里捡了错误的货，发给柜台之后，柜台的人员也没有认真的清点。不同的产品有不同的价格，在盘点结果上便会出现与其他货号错位这一栏。
3．在进行转库的过程中，实物未与系统同时进行。由于化妆品存在着保质期，因而经过一段时间之后，仓库会将一些过期的产品转入过期库中，而一般是不能再从这个库位中取这些货物。化妆品公司对于产品的包装也是有着很高的要求，即使是有一点点的破损或者折痕，都会要求工人将产品转移至破损库和报废库中。而转库的时候，往往只需要工人填一张申请单，这个产品就算是进入相应的特殊库位中了。但有时候会出现系统库存数量转移了而实物库存并未转移的情况。这样，会造成系统操作有了记录，但是实际货物并没有相应的变化的情况，从而也会导致盘点结果的差异。
4．处理订单时的问题。虽然说订单操作是一个比较机械的工作，但是也是需要操作文员的细心与耐心。由于不同种类的捡货单对于产品的要求是不同的，那种有金额的成品单是不允许从特殊库位出货的，有些种类的捡货单是需要在特定库位中出货的，这种都是需要相关人员在做订单的时候密切注意。比如有时会出现这样的情况：成品单中的某个货品从特殊库位中出货，工作人员在做订单处理的时候没有注意修改，直接确认了，此时，系统中正常库位的数量没有减少，但是实际的数量却已经减少了。这也会导致最后盘点数据的差异。
5．从厂商出货开始就存在数量差异。即在开箱的时候，里面货品的数量就与外箱上的数量不同，但这种情况发生的概率较小，而且，即使存在差异，往往也只有1～2个左右。虽然数量不会过多。但是这也同样会造成系统数量和实际数量之间存在差异。
6．报海关后重复入库。这种情况产生的原因往往是产品市场部需要供货，而这个货正在清点，市场部向其中一位负责入库的工作人员说明情况之后，由该名工作人员负责将这批产品入库，系统内出现了这些数量的产品。而这名工作人员并没有向另一位工作人员说明情况，当入库单再次交到另一名工作人员手中时，前一名工作人员又进行了正常的入库处理，这样系统中就会出现两批同样批号的产品。但实际库存中只有一批产品的数量。这样的差异是十分显而易见的。
三、库存问题解决方案
（一）出货过程中解决
1．增加复点人员的数量。在所有的解决方案中，这是最容易办到的。在工作量很大的情况下，一个复点工人需要面对2～3个配货工人配出的货，这对于他们来说工作量的确是比较大，既要核对数量又要核对货号，的确是有一定的难度。而配货人员也不能百分百地保证每个产品都准确无误。因此，在工作量很大的情况下，可以适当地调整人员的分配，增加复点人员的数量，提高准确度。
2．对于有金额的货品用机器扫描，提高正确率。这种有金额的货品往往都是成品，一般都是到了柜台之后卖给顾客的，这些产品的准确率是必须保证的。相对而言，成品的价格比较昂贵，一旦送货出现差异导致库存的差异，这样会对成本造成一定的影响。因此，可以让复点人员在复点的时候进行扫描，更好地保证了出库产品的准确率。
3．尽量采用先进先出法。这种方法可谓是一举多得，不仅可以保证产品不会过保质期，而且也可以保证每一批次的货数量全部清点正确。同一批次的产品保质期都是一样的，将原先有的产品全部出完再出下一批次的产品，可以保证原先的产品不会过保质期，也可以有时间清点下一批次产品的数量，提前做好准备。
（二）培训
1．经常对配货工人进行培训，提高他们的自身素质，提高工作效率和准确率。在一些先进的大企业中，经常会有领导或一些相关专业人员为工人进行培训，教会他们用更快、更好的方法进行捡货，并且为他们出谋划策，构思出各种方法和途径改善他们配货的效率和准确率。每周都举行例会，将前一周的情况做一个总体的评价，并对本周的工作做出整体的部署，经常肯定相关工作人员做出的努力以及取得的成绩，也对不足之处加以指出，找出弥补的方法，提高团队合作意识、对公司的责任感和自身的素质，整体提高工作效率和准确率。从而大大降低出错的情况和投诉。
2．在配货工人之间组织配货的竞赛，看谁的配货准确率最高，给与适当的奖励。这个竞争不仅要求准确率高，而且还要求速度。比如要求相关的工作人员能够在尽量短的时间里，正确的完成一定量的捡货单，获胜者将获得适当的奖励。这样的小竞争不仅可以增加相关工作人员的工资收入，也可以提高工作的效率和水准。
3．经常进行货品的盘点。经常对货品的库存进行盘点这个是十分有必要的。必须保证的是一个月一次的盘点工作，将所有产品的数量都进行盘点。将同一个产品放入同一个库位号中，不要分散在几个库位中，尽量将产品集中放置，有利于统一管理。在平时工作量比较大的时候，要尽量抽空将最近出货比较频繁的几个产品盘点一下，及时地发现问题并且及时弥补。除了将出货频繁的产品盘点，还要抽查几个其他的产品，这样也可以减少一月一次盘点时的工作量。
4．发货时的小技巧。这个小技巧是在观察某品牌的团队在配货的时候发现的的。他们在收到补货的时候，将产品的货号按照一定规律排放整齐，由小到大或者由大到小的排列，这样方便取货人员进行取货，也不容易出错。虽然在排列的时候花费了一定的时间，但是这大大方便了拣货人员的工作，而且也减少了出错的风险。尤其是在遇到货号相近的产品的时候，按照大小排序，这样也避免了遇到相近的号码时产生的错误。
（三）其他
1．提高柜台服务人员的素质，保证货品不被私藏。对于大的品牌，全国专柜较多，很难保证每个柜台服务人员都尽职地不会私自使用柜台的商品。但是，公司还是应该尽量地提高柜台服务人员的素质和服务意识，更好地为客人服务，提升品牌的形象。
2．严格遵守货品转库流程，不私自转移该库位里货品。在之前提到过的，就是在转库的过程中，实物和系统没有统一地进行转移。现在转库的流程是由申请转库的人员将转库单交到订单操作员手中，由订单操作员签字确认后，再由申请转库人员将货品和转库单交到特殊库位，最后由工作人员签收。虽然这个流程复杂了许多，但是却可以保证货与系统是完全保持一致的，这样就可以适当减少盘点时错误的产生。
参考文献
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