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论化妆品行业内控管理

作者:未知

  摘要:随着消费者化妆品认识的升级,国内化妆品市场份额的不断扩大,化妆品市场竞争日益激烈。市场份额被国际大牌(雅诗兰黛、兰蔻、巴黎欧莱雅、资生堂等)独占鳌头,近年我国民旅品牌政策倡导下,化妆品行业也涌现了许多本土优秀化妆品品牌:佰草集、百雀羚、自然堂、珀莱雅、一叶子等大众认知的国产品牌;随着国家“一带一路”战略的政策引导,他们都从中国出发、逐步走出国门参与国际市场竞争。随着行业发展,做好企业的内部管理显得尤为关键。企业内部控制作为企业管理的关键组成部分,对于提升企业资产安全管理水平、增强企业会计信息真实性和提高企业经营效益都有着积极的作用。我国化妆品企业在内部控制管理过程中仍然存在着较多的问题,本文首先论述了企业内部控制理论,然后对我国化妆品企业内控管理存在的主要问题进行分析研究,并针对性的给出一些改善建议。希望本文的研究结果能够为我国化妆品企业在如何做好内控管理这一问题上提供一定的帮助。
  关键词:化妆品行业;内部控制;企业管理
  近年来,国内化妆品行业快速发展了起来,我国已然世界化妆品主要市场之一,我国化妆品市场为全球第二大,规模已经超过3000亿,行业CAGR高达9.1%。据统计,2015年我国化妆品市场规模为3156亿元,我国成为仅次于美国的全球第二大化妆品消费国。过去五年我国化妆品行业CAGR(年复合增长率)为9.1%,远高于全球平均CAGR的4.1%,预计2019年,我国化妆品行业市场规模可达4906亿元(数据来源:中国产业信息)。但是与国外化妆品企业相比还是处于相对劣势的状态。我国化妆品企业需要通过加强企业内部控制来提高企业自身的竞争力,作为现代企业管理的核心组成部分,内部控制对企业的生存和发展越来越重要,能够帮助企业及时发现日常生产经营行为中存在的问题。如果一个企业无法做好内部控制,那么将很难保证企业的正常运转,所以针对我国化妆品企业的内部控制研究显得极为重要。
  目前,化妆品企业之间的竞争越来越激烈,但国内关于化妆品企业内部控制的研究相对较少,因此,本文首先论述了企业内部控制的基本理论,然后对我国化妆品企业内控管理过程中的主要问题进行分析研究,并针对性的指出可以通过增强工作人员的内部控制意识、建立健全企业内部控制制度、形成内部控制评价考核机制和强化对企业的外部监督等措施来加强我国化妆品企业的内控管理。
  一、企业内控管理概述
  企业内部控制
  国外:1992年,美国会计学会(AAA)、美国注协(AICPA)、内部审计师协会(IIA)、财务经理协会(FED)和管理会计学会(IMA)等多个专业团体组成“内部控制委员会”(the Committee of Sponsoring Organization of the Tread-way Commission,简称COSO),该机构颁布了指导内部控制实践的里程碑式的纲领性文件《内部控制——整体框架》(COSO报告),这是对内部控制最具权威的解释。KPMG(1999)在其《內部控制:实务指南》中强调内部控制有效性包括设计有效性和执行有效性两方面,而保证内部控制有效性需要一个持续的监督过程。内部控制是单位内部的管理控制系统,即为保证单位经济活动正常进行所采取的一系列必要的管理措施。
  国内:内部控制开始进入规范阶段是从20世纪90年代开始。自1986年,财政部就颁发了《会计基础工作规范》。2008年6月五部委联合颁发《企业内部控制基本规范》,为我国内部控制发展提供了权威指引。内部控制在我国国有大型企业和国有控股上市公司已得到广泛的推广和认可,并且其角色和功能也从简单的实现COSO框架下的目标,扩大到促进企业实现战略目标、保障资产安全完整、提高经营效率、改善信息质量等方面,20 1 0 年,财政部等五部委颁布《内部控制规范》配套指引。
  企业内部控制管理是在一定的企业内部环境下,为了达到预期的战略目标以及科学合理地获得和使用各类资源,在企业内部为完成生产经营活动而产生的一系列组织、程序、计划以及方法等。化妆品企业的内部控制是对企业内部各种管理活动的统称,能够有助于提高化妆品企业生产经营行为的合理性和效率性,有助于增强企业会计信息真实性、保证化妆品产品的质量安全水平和提高企业的经营效益。
  做好化妆品企业内部控制,需要遵守合法性原则、全面性原则、重要性原则、制衡性原则、适应性原则、有效性原则和成本效益原则等七个主要原则。其中,合法性原则是企业内部控制的基础性原则,全面性原则要求内部控制必须是全过程控制和全员性控制,重要性原则要求企业在进行内部控制时要重点解决主要矛盾,制衡性原则指出企业应当对内部各个岗位和机构采用相互制衡的管理模式,适应性原则指出企业应该根据内外部环境的变化及时对控制管理方法进行调整,有效性原则强调了内部控制措施的执行要有效,成本效益原则是对企业运营成本最低化的要求。
  二、我国化妆品企业内控管理过程中现存的主要问题
  关于国内化妆品企业如何做好企业内部控制管理的研究不多,本文针对我国化妆品企业在进行内控管理的过程中存在的主要问题进行了深入研究。
  (一)管理人员内控意识有待提高
  现阶段,我国化妆品企业管理人员关注点主要在产品开发和销售力提升方面,以快速占领市场为目标,追求生存空间。大多缺乏企业内部控制意识,尚没有认识到建设完善的内控体系的重要性。化妆品企业的内部控制意识不强主要是因为我国化妆品企业对内部控制的理解不够深刻,而且缺乏相关专业性人才,无法发现内部控制对企业长期发展的积极作用,甚至错误的认为内部控制会制约企业的正常生产运营与销售。对化妆品企业而言,没有足够强的内部控制意识,就有可能导致重大的经营风险以及严重的产品质量安全问题。
  如:某化妆品公司年度计划预算,在执行过程中不能严格执行;偏离计划预算无问责;随意调整项目计划常有发生。某公司品牌发布会预算1000万;实际最终执行项目费用1800万,超预算80%。过程中财务中心对该项目费用进行专项重点追踪,活动前2个月开始每周更新该项目预算执行数据,活动前7天开始每日告知市场部总监及公司总经理;目的在于预警和控制超预算情况,至少控制在10%以内。但总经理和市场总监为了追求品牌发布会的创新和时尚领先,仍调整变更项目,造成项目费用不断扩大,最终严重超预算。这种情况在化妆品行业比较普遍,化妆品行业管理层非常需要内控管理培训和意识提升。确保企业战略目标的有效达成。   (二)缺乏健全的企业内控管理制度
  我国化妆品企业近年来发展速度较快,整体产业形成了经营管理良莠不齐的发展态势,往往在内部控制制度建设上存在着很多不完善之处,有的化妆品企业尚未形成内部控制制度,一些企业甚至将财务管理制度当作是内部控制制度,而且我国化妆品企业的内部控制制度无法紧跟市场经济环境的变化。如果化妆品企业没有形成完善的内部控制制度,将会使得内控管理机制体系不健全,控管理人员缺少管理依据,从而很难实现内部控制管理的具体实施。
  如:目前较多化妆品公司组织架构简单、职责不清、监督靠自觉、老板一支笔。(见图1)
  (三)内控管理执行薄弱
  随着本土化妆品行业优秀企业在产品力、品牌力、销售力提升,与国际一线化妆品竞争中,企业意识到需加强内控管理;逐步设立有关职能部门和相应制度规定;有些化妆品企业虽然已经建立起了较为完善的内部控制制度,但是在内控制度的实际执行过程中产生严重问题,内控制度成为满足政府部门相关检查的书面材料,没有有效的应用于企业内部生产经营活动。在企业内部管理失控的情况下,就会出现例如产品批次质量问题、职务侵占、私自挪用公款等企业内控管理问题。
  如:化妆品公司经营费用中主要有代理商各项费用核销,而培训费核销(品牌方给予销售代理方人员培训费支持);该费用与销售出货关联性弱,一般不与销售出货比率关联,按培训到场人头标准计算,实际业务中该项目容易出现伪造培训人数,从而虚报培训费核销情况。某化妆品品牌公司2017年代理商培训费核销共计1500万;后经稽核检查发现存在虚报人头数5000人,现场照片伪造,签到表造假,虚开发票,虚报金额150万。
  (四)缺少企业内部审计
  内部审计是企业内部控制的一个重要组成部分,其目的在于改善企业的经营管理状况以及增加企业的经济收益。然而,我国化妆品企业的内部审计工作没有真正发挥出积极的作用,很多化妆品企业的内部审计工作主要由财务部门进行,缺乏专业的内部审计职能部门,甚至有些化妆品企业完全忽视了内部审计活动的开展。
  三、我国化妆品企业如何加强内部控制管理
  (一)加强企业管理人员的内控意识
  化妆品企业应该定期对管理人员进行专业的培训,制定相关的培训计划,积极提高企业内部工作人员的专业水平和业务能力,进而增强他们的内部控制意识。增强管理工作人员的内部控制意识,提高他们的专业素质和职业道德,是实现我国化妆品企业内部控制有效执行的组织基础,从而推动本土化妆品行业的品牌建设。
  (二)形成完善的企业内控管理制度
  我国化妆品企业建立起完善的内部控制制度是现阶段的关键所在,是企业各项经营活动有效和規范开展的有力保证。化妆品企业可以将会计控制制度作为内控管理制度的主体,然后再细化为各业务条线的具体控制制度,各项具体制度应当是相互关联、相互衔接的,不能出现相互矛盾的问题,从而形成完善的企业内部控制制度体系。
  A、内控管理制度建立健全
  预算管理制度、财务核算制度、财务管理制度、产品品质管理制度、供应链管理制度、库存管理规定、供应商、客户管理制度、营运管理制度等内部具体业务流程制度。
  B、组织架构完善
  内部组织架构,是企业内控管理有效落地实施的基础保障,职权清晰,不兼容性职能、岗位分离,确保企业战略目标实现。(见图2)
  C、内控流程完善
  公司授权体系完善、采购、销售业务流和建立健全;报表报送流程;内审流程、报销流程、项目申请流程、预算管理流程等业务流程建设。
  D、信息系统完善
  OA系统,将各内控流程信息系统化,提升执行授权控制及管理效率。
  SAP系统财务业务一体化上线运行,将化妆品行业分销业务个性化开发实施。
  考勤管理系统,可以追踪外勤员工GPS定位考勤跟踪时间、地点,有效提升非办公室人员考勤和工资管理精度,防范虚报。
  差旅订票系统上线运行,可以提升差旅报销交通、住宿限额标准化管理,有效防范虚报、超额报销差旅费。
  (三)建立激励和考核机制
  针对我国化妆品企业工作开展情况的核查和检验,能够保证每项工作的具体落实和企业经营目标的实现,内部控制工作需要严格的评价和考核来保证内控管理的有效实施。企业在对内控工作执行情况进行考核的同时,应当对工作过程中的问题进行总结和反省,从而形成问题的改进建议。化妆品企业还应该实行奖惩制度,对于在内部控制工作上有明显成绩的个人和部门进行奖励,对于内部控制工作执行不力的个人和部门进行惩罚。有效调动企业全员参与内控体系、监督内控实施,确保企业目标实现,财务报表真实可性等。
  预算达成奖励机制;产品开发奖励机制等各业务模板细化奖罚机制的建立。
  (四)加强企业管理人员的内控意识
  化妆品企业应该定期对管理人员进行专业的培训,制定相关的培训计划,积极提高企业内部工作人员的专业水平和业务能力,进而增强他们的内部控制意识。增强管理工作人员的内部控制意识,提高他们的专业素质和职业道德,是实现我国化妆品企业内部控制有效执行的组织基础。
  根据战略规划分解长、中、短期计划预算,年度战略会议,年度预算计划会议,年度管理层会议,年度审计会议,半年度管理层会议,每月进行预算执行质询会议;每月产品品质会议,每月库存管理会议,每周销售会议等内控管理会议。
  每年两次法律常识培训(商标、广告法、职务侵占法规等),非财务人员财务培训等,提升公司管理层和基层员工内控意识。
  (五)有效利用外部监督
  国家有关化妆品法律法规也需与时俱进;加强国家立法,建立化妆品行业统一标准和法规,统一相关指标和技术要求,倡导低碳经济。制造大国向制造强国发展。   外部监督能够有效地推进企业的内部管理,我国各级政府监督部门应当加强对化妆品企业的外部监督,在了解化妆品行业的内部控制整体状况的基础上,建立健全化妆品行业标准、相关法律法规,并加大违法行业的处罚力度,从而促进企业提高自身内部控制管理水平。同时,可以加强普通消费者群体对化妆品企业内部控制的监督作用,实时曝光一些化妆品企业的非法行为,从而提高企业内控的积极性和自觉性。
  经了解目前我国化妆品行业法律法规有如下:《化妆品卫生规范》(2007版):该规范是我国化妆品监督管理的主要技术依据。《化妆品卫生监督条例》(1989年9月26日国务院批准,1989年11月13日卫生部令第3号发布,及实施细则2005年5月卫生部对其进行修订,《化妆品卫生监督条例》及实施细则是我国化妆品监督管理的主要法律依据。
  有关化妆品的标准包括卫生标准、涉及化妆品分类、标签、包装和储藏的综合类标准、产品标准、检验方法标准有4类,共69项标准。
  四、结论
  随着居民生活水平的不断提高,我国已然成为世界化妆品的主要市场之一,我国化妆品市场为全球第二大,规模已经超过3000亿,行业CAGR高达9.1%。过去五年我国化妆品行业CAGR(年复合增长率)为9.1%,远高于全球平均CAGR的4.1%,预计2019年,我国化妆品行业市场规模可达4906亿元(数据来源:中国产业信息)。国内化妆品行业快速发展了起来。但是,与国外化妆品企业相比,我国化妆品企业还是处于相对劣势的状态,我国化妆品企业急需通过加强企业内部管理来提高企业自身的竞争力;因此,本文首先论述了企业内部控制的基本理论,然后对我国化妆品企业内控管理过程中的主要问题进行分析研究,并针对性的指出可以通过增强工作人员的内部控制意识、建立健全企业内部控制制度、形成内部控制评价考核机制和强化对企业的外部监督等措施来加强我国化妆品企业的内控管理。
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