大数据支持下档案管理体制改革研究

作者:未知

  摘要:随着信息技术的进步,大数据应运而生。在大数据支持下,冲击着整个世界,改变着人们的工作方式、生活方式、思维方式。与此同时,对学校档案管理的能力与水平进行全新的考验。对此,本文着重分析大数据的特性,论述大数据支持下档案管理体制的变化,明晰大数据支持下档案管理体制改革的必要性,提出大数据支持下档案管理体制改革的策略。
  关键词:大数据;档案管理;体制改革
  中图分类号:G271 文献标识码:A
  随着信息技术的发展,大数据时代己经来临。在大数据支持下,各行各业认识到大数据运用的迫切性、必要性、重要性。与此同时,大数据也为学校档案管理体制带来新的发展路径,例如:云计算、云存储等技术在学校档案管理中运用日渐突显。大数据背景下,互联网技术的运用,会为学校档案管理注入新的活力,推进传统档案管理体制的延伸,进而实现档案管理的信息化、智能化。对于学校管理而言,借助互联网平台在大数据中挖掘重要的档案信息,有助于提升学校管理模式。可见,在大数据支持下,探究档案管理具有一定的意义。因此,学校应该及时转变档案管理思维,有效地运用大数据,进而提升档案管理能力。
  1大数据的特性
  随着计算机技术的快速发展,人们迎来了大数据、云计算、物联网时代,特别是大数据对信息技术的处理形式,受到当代人们高度的关注。大数据具有以下几方面特性:一是数据量大。大数据中的数据信息庞大,是人们无法想象与预料的,其包含多元化、丰富的信息资源,满足人们对信息资源获取需要;二是速度之快。随着4G的生成,大数据生成与处理数据信息超快;三是价值性。即大数据价值密度较低,由于大数据信息生成快速,有效信息与无效信息错综复杂,因此,数据价值较低;四是多样性。数据涵盖多样性,数据的种类多样性,数据的形成多样性等。总之,大数据具有信息量庞大、多样性等特点,在海量的信息中,借助大数据处理技术,能够分析潜在的数据规律,为事物发展提供有效的信息保障。将大数据运用到档案管理中,有助于提升档案管理质量。
  2大数据支持下档案管理体制的变化
  2.1档案数据资源体系的变化
  档案记录着一个学校的发展历程,档案资源越多,越能够体现档案部门的价值。同时丰富的档案资源,也是学校走可持续发展道路的保障,更能够凸显社会发展中学校地位。可见档案管理对学校发展的重要性。大数据支持下,信息资源呈现爆炸式,学校将传统纸质档案管理归纳到大数据中,其会随着时间的推移,不断地得到拓展与丰富,档案会越来越多,并且档案数据的来源越来越广泛,内容越来越丰富。可见,大数据背景下,档案资源体系从以往纸质演变成电子模式,有助于档案部门更好地储存档案。
  2.2档案安全保障体系的变化
  档案记录一个学校的发展历程,档案安全保障体系,能够更好地确保档案安全管理。可以说,档案安全管理高于一切。大数据支持下,档案数据信息量大、种类繁多,档案部门借助大数据处理技术较快,这都对传统纸质档案管理形成一定的挑战与压迫。因传统纸质档案在管理方法、保存形式、安全保密上都面临一定的挑战,而档案管理借助大数据,能够进一步确保档案的安全保障。
  2.3档案管理服务体系的变化
  学校档案部门针对档案开展相关的管理工作,主要是提取历史档案记录,为学校领导人、教师、学生提供服务。而大数据时代的来临,档案管理服务体系发生了变化,从以往单一的服务模式转变成多元化发展方向,即大数据档案管理服务对象发生了改变。例如:开展线上线下档案管理服务模式,提升档案部门档案管理质量,进而满足学生、学校领导、教师、社會大众对学校档案管理服务的需要。在此档案管理服务中,不仅能够让外界更好地理解学校发展进程,还能够吸引一些优秀的教师、学生慕名而来,增强学校知名度,进而提升学校办学特色。
  3大数据支持下档案管理体制改革的必要性
  3.1满足社会发展需要
  随着社会经济的不断发展,构建智慧城市己经成为城市发展的基本需要。学校是城市中的重要一部分,在此背景下,对学校档案管理提出更高的需要。大数据支持下,档案管理工作应该与时俱进,接受大数据技术、云计算技术,构建智能化、数据化、信息化档案管理模式,使档案管理满足学生发展需要、学校办学需要、社会发展需要,进而提升学校档案管理质量。
  3.2优化档案资源管理
  大数据支持下,需要对传统档案管理进行整合,借助云存储、云服务模式将传统档案管理模式纳入到大数据中,进而促进档案管理的进一步发展。由于传统档案管理是纸质的,从存储方面而言,纸质的档案会随着时间的推移,出现一定的损坏,出现泛黄、虫蛀等现象,甚至会因为水火灾难,将纸质档案毁于一旦。档案管理是学校发展的保障,如果出现损坏,会为学校管理带来一定的困难。而大数据支持下,能够进一步确保档案管理的安全,将档案资源与信息技术相融合,以电子模式融入到电脑中。这样的储存方式即使放到很长时间也不会损坏,同时如果真的发生意外,还有备份,优化档案资源管理模式,进而提升档案管理成效。
  3.3提升档案管理人员工作效率
  传统档案管理由于是纸质的,存放的空间较大,在查找档案中会耗费大量的时间。虽然传统纸质档案管理都被档案管理人员编排成序号,便于管理与查找,但如果要想查找很多年以前的资源,并且这些资源不常被打理,就会耗费档案管理人员很长的时间,加重档案管理人员本就繁忙的工作量。而大数据支持下,借助互联网平台,搜索相关的档案名,会立刻呈现在档案管理人员面前,不仅节省档案管理人员工作时间,还能够为档案人员提供有力的信息保障,进而提升档案管理人员工作效率。同时,档案管理人员在查找档案后,借助QQ交流软件能够发送给对方,并且能够将一个文件发送给多人。而传统纸质的档案管理没有这样的功能,因此,学校应该借助大数据,实现档案信息化管理模式。
  4大数据支持下档案管理体制改革的策略   4.1构建档案数据平台
  构建档案数据平台,是创新档案管理模式的第一步,只有做好准备工作,才能够进一步实现档案管理体制的信息化模式。随着学校办学规模的拓展,学校的档案数据也在随之增加,面对如此多的档案,如果还停留在纸质管理模式中,不仅所占用的管理空间较大,还会为档案管理人员增加徒劳的工作,使档案管理人员整体忙碌在找档案工作中。因此,大数据支持下,应构建档案数据管理平台,转变档案管理模式。例如:构建档案信息平台、电子文件管理系统等,这些都是通过大数据的运用而构建成的。在档案信息平台中,设置资源共享渠道,进而提升档案管理质量。同时,将传统纸质档案管理纳入到大数据中,实现传统纸质档案管理信息化模式,进而使档案部门为学校发展提供有价值的信息资源。
  4.2增强档案资源共享能力
  大数据档案信息化管理是一项系统性工程,而增强档案资源共享能力,是细化大数据档案信息化管理的重要措施。一是学校应有效地运用大数据处理技术,结合多种方法实现大数据档案信息的网络化管理,为档案信息化管理模式创设良好管理环境,进而构建信息化档案管理体制。通过构建大数据档案管理体制,能够确保学校各个职能部门信息的相互整合,提升数据档案信息的管理水平。二是学校应该与时俱进,及时更换计算机、交换机、扫描仪等设备,构建单独的档案信息化管理服务器,安排专业化维修人员维护该服务器,进而促进档案的及时保存与更新。三是在信息多元化环境下,学校要购买先进的信息管理软件,通过数据信息来源、数据信息格式构建完善的信息平台中心。同时应该加强档案信息资源共享能力,设置档案信息权限,进而便于档案管理人员查询、访问档案信息。
  4.3增强数据档案安全机制
  增强数据档案安全机制为:一是运用保密技术,对数据档案进行加密,设置必要的权限,使其不能够被他人破解。二是运用证书式数字签名技术,对档案文件签名进行加固,防止档案被泄露。三是加强防火墙,使学校档案管理系统不受他人侵害,进而加强档案安全保护机制。其四,采用电子档案监控技術,加强对档案的实时监控,进而确保数据档案的安全。
  4.4提升档案管理人员综合素养
  档案管理实现信息化管理模式,需要学校构建一支优秀的档案管理团队,进而才能够促进档案信息化管理模式的开展。大数据支持下,档案管理人员不仅需要具备专业化能力,还应该具备一定的信息素养,能够灵活地运用信息技术开展档案管理工作,进而增强档案管理人员业务能力。学校应为档案管理人员开展相关的培训工作,根据档案信息化管理工作形式,为档案管理人员开展针对性的培训工作,鼓励档案管理人员融入到培训工作中,增强档案管理信息素养,进而使档案管理人员更好地运用信息技术开展档案管理工作。同时,在培训工作中,应该加强档案管理人员相关法律意识的培养,增强档案管理人员职业素养,使档案管理人员科学合理地管理档案。此外,档案管理人员应该与时俱进,开展自学模式,提升自身信息技术运用能力,例如运用微课、慕课等,自主学习相关档案管理知识。
  5结束语
  综上所述,丰富的档案资源,是学校走可持续发展道路的保障,更能够凸显社会发展中学校地位。大数据支持下,学校档案管理应与时俱进,有效地运用大数据,构建大数据档案管理模式,提升档案管理人员综合素养,实现档案信息共享模式,进而增强档案管理人员工作质量。
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