信息化时代如何做好档案的保密工作
来源:用户上传
作者:
摘要：新时期档案的载体大多已经从纸质化档案转向了电子化档案，电子化档案储存在信息系统中，在新时期受到信息系统的不断发展而出现了新的挑战。档案的泄密对于组织而言具有难以估量的危害性，新时期档案在保密方面还存在一些问题，这些问题使得新时期的档案保密工作存在较大的风险。在这样的背景下，本文以广播电视行业为研究对象，对信息化时代广播电视行业的档案保密工作进行了探讨，分析了信息化时代档案保密工作中存在的问题，以及对这些问题提出了相应的解决方案，以期这些研究结论能给信息化时代的档案保密工作提供一些建议。
关键词：信息化时代;档案;保密;工作
中图分类号：G273 文献标识码：A
1信息化时代档案保密工作存在的问题
1.1缺乏档案保密意识
当前广播电视行业对档案的保密工作意识不足。广播电视行业的档案资料是该行业工作人员在日常工作中必须产出的内容，广播电视行业的记者和编辑等每天为了给观众呈现出最新最前沿的新闻资料，他们需要每天在相关领域采集相应的材料，这些材料被记者和编辑们整理后，将成为可以向观众展示的音视频或图像文字资料等。在广播电视行业的记者和编辑实践工作中，记者和编辑还未形成较强的档案保密意识，他们对所采集的资料等在尽快完成编辑整理和制作后，在将资料提交给相关部门播放后，往往会将这些资料保存在自己的相关文件中，而较少向专门的档案管理部门提交所有资料，且单位也并未对工作人员将这些资料带出工作区域进行严格限制。这种现象极易给单位的档案保密工作带来较大的风险。
1.2档案保密的法律滞后
通常情况下档案具有一定的保密期，当前在档案的实际保密性工作中存在档案的相关保密法滞后的问题。广播电视行业中有部分档案涉及到国家机密，或不适宜在一定时期内向公众进行公开。在我国《档案法》和《保守國家秘密法》两大法律文件中规定，具有保密要求的档案信息的保密期限为三十年，涉及到国家重大利益、安全等的档案信息，其保密期限需超过三十年。这种规定使得档案无法较好地满足公众对档案信息的需求。例如在现实中发生过许多扑朔迷离的事件，这些事件产生的原因、具体全面的故事情节等对于公众而言都具有较强的好奇心。在信息时代，公众对信息的求知特征为便捷、快速、准确等，而档案的保密性使得部分具有保密要求的档案无法及时地公诸于众。相关档案保密法的滞后使得档案的保密性受到一定的挑战。
1.3档案保密人员能力不足
信息技术的迅速发展，传统的纸质化档案管理的弊端日益明显，为了顺应时代发展的要求，档案管理机构开始普遍将纸质化档案转为电子化档案，使得档案在使用和保管水平方面均得到较大的提高。信息化时代的电子档案在保密方面对档案管理人员提出了更高的要求，使得电子化档案的保密工作具有了更高的挑战性。科学技术对于档案管理人员属于较为陌生的领域，电子化档案存在信息系统中，信息系统遭到黑客、病毒的侵袭，或信息系统突然死机不运转，均易使档案出现泄密的危机，而当信息系统出现这些问题时，档案管理人员无法及时地规避这些问题给档案保密工作所带来的损失。当前广播电视行业的网络安全防护能力相对落后，档案管理人员对电子化档案的技术管理能力不足，面对变幻莫测和较为专业的网络信息安全技术，广播电视行业的档案管理者对档案的保密工作还处于探索阶段。
1.4缺乏先进保密技术系统
当前广播电视行业对档案的保密工作还处于探索阶段，广播电视行业的档案保密主要还是采取基础的信息系统的保密方法进行保密。档案从纸质化转化为电子化之后，电子化档案主要存储在信息系统中，对电子化档案的保密主要以对信息化系统进行加密来进行保护。但是基础的以对信息化系统进行加密来对电子化档案进行保密，这对于电子化档案的泄密而言存在较大的风险，信息化系统加密对于黑客和病毒等缺乏强有力的防护性，同时，信息化系统出现断电或停机等情况，档案也极易出现丢失等危险。当前广播电视行业对电子化档案缺乏互联网物理隔离和技术保护，使得广播电视行业的档案保护工作存在较大的泄密风险，广播电视行业的档案管理部门亟待对档案的保密工作进行进一步的加护。
2做好信息化时代档案保密工作的建议
2.1完善保密制度，树立保密意识
当前广播电视行业的档案保密工作还存在保密意识不足的问题，该问题出现的主要原因在于单位既缺乏完善的档案保密制度，也缺乏对档案保密工作重要性的宣传，使得档案工作的相关人员既缺乏对档案进行保密的工作渠道，也缺乏对档案要进行保密的意识。因此，广播电视行业在信息化时代要加大对档案的保密性工作，需要完善保密制度，并加大档案保密的宣传力度，使得广播电视行业的档案相关人员严格按照制度来进行档案保密，并将档案保密的意识深入强化，形成一种工作常态。严格档案保密工作的制度，要将各个岗位具有保存和保密价值的档案按要求提交给档案管理部门，让档案管理部门对这些档案进行管理和保密，同时涉及到保密档案的相关信息设备应该设置相关权限，让档案无法随意被拷贝和带出相关区域。
2.2与时俱进完善档案管理法律
信息社会的快速发展使得人们获取信息的速度变得更为快捷。传统时期的档案保密法对具有保密要求的档案有明确的保密期限，在新时期部分档案保密法与当前公众对档案信息的需求存在一定的冲突，在新的社会需求下，部分档案保密法应随着时代的变化进行合理的调整和修订。对于档案的相关保密法中所存在的信息公开与档案保密存在冲突的问题，相关部门应根据信息社会发展的新形势，对档案的相关保密法中所存在的与新时代信息化社会需求相悖之处进行修改，比如根据档案公开的风险程度对档案进行判断，合理规定档案的保密时期，而不能一刀切地限制档案的保密期，对于能够开放的档案应及时向公众进行公开。顺应新时代的要求制定新的制度、新的法规、创新管理手段，以及营造良好的依法开放的档案管理氛围。
2.3加强档案保密人员培训力度
广播电视行业的部分档案管理人员的保密意识不足，以及缺乏相应的档案保密知识和技能，面对这种情况，广播电视行业应该加强对档案保密人员的档案保密知识培训，使得相关档案保密人员具备合格的综合素质和能力，来应对信息化时期档案保密工作所面临的挑战。对档案保密人员的培训可以采取定期召开工作经验交流会的方式来进行，让各个具备丰富档案保密经验和知识的档案保密工作人员将自己优秀的经验在座谈会上进行分享和探讨，不断促进档案保密人员知识的进步，并不断增强档案保密人员的责任感和使命感。同时，还可以对档案保密人员定期以教育片的形式进行宣传教育，让档案保密人员在教育宣传片中充分了解档案泄密的危害，并不断了解新时期档案泄密的复杂形势。另外，还应定期组织档案保密人员对相关信息系统的技术知识进行培训，对重点的易出风险环节进行重点培训，让档案保密人员能够具备基础的信息化档案保密技术。
2.4加强对档案的技术保护力度
广播电视行业针对单位内部档案的技术保护力度不足的现象，可以从技术等方面来对信息化时代的档案进行进一步的加护。档案管理部门应该与信息技术部门加强沟通，通过信息技术部门来从技术方面对单位的档案在技术方面进行加密，如严格内外网物理隔离、加装防火墙、实时更新杀毒软件、按照档案访问者的级别设置访问权限、设置机密档案的访问和审核权限、加固身份识别技术、管理和利用日志追溯浏览者、档案海量数据库进行定时的备份等。并从硬件方面设置档案访问人员的物理访问权限，规避档案使用者使用档案过程中不合规的拷贝或摄录相关档案的行为，以从技术方面来加强档案保密措施。
3结束语
综上所述，新时期的档案管理从纸质化转向了信息化，信息化社会将档案以电子化的形式存在了信息系统中。信息系统在具体运行过程中易出现不稳定性，且极易遭到黑客、病毒等的侵袭，从而出现档案丢失和泄密等问题。新时期档案的保密存在新的挑战，档案保密人员的保密意识不足，保密的综合素质和能力相对缺乏，保密的相关制度和技术相对滞后，这些均给新时期的档案保密工作带来了新的隐患。对于这些问题，本文提出了对应的解决方案，这些解决方案在具体执行过程中还需根据实际情况进行适当调整，从而使得档案保密工作的水平得到进一步提升。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14998523.htm
