“精细化管理”提升会务管理效率
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[摘 要]会议是事物处理、沟通、决策的关键环节，也为各项工作的梳理开展奠定了基石。当会议安排较多时，如何对会务进行统筹安排，使其井然有序，是摆在相关工作者面前的重要课题之一。本文对如何提升办公室会务管理工作进行了重点探究，在要求相关工作人员在保持耐心、细心的同时，还应高度重视会务的组织协调、通过实施精细化管理和提高工作人员的服务意识，来更好地发挥会议的实质作用，提高会务管理效率。本文将从这三个方面展开论述，希望为会务管理工作的健康、有序发展提供一些崭新的思路。
[关键词]办公室；会务管理；精细化
随着经济的发展和社会的进步，航空类研究所的内部交流和外部联系日益增多，由此使得会务工作也迎来了新的挑战。航空类研究所办公室作为一个会议组织和服务的部门，在整个院所架构中具有举足轻重的作用。该部门虽然不直接创造利润，但却起着承上启下的重要作用。航空类研究所办公室的工作看起来较为简单，但实际上繁杂、琐碎。会议内容不同，参会人数不同，促使办公室在进行会场布置、营造会场环境时也会有所不同。无论是哪种类型的会议，其本质都是为了推动工作的有序进行，都需要以细心、贴心和精心为服务的宗旨。加强对会议的管理，通过对各部门资源的优化配置、科学协调，来推动工作的顺利开展，是摆在办公室相关工作人员面前的重要课题之一，也是提升管理水平，提高办公室工作效率和内涵建设的关键之举。
会议是人们对于经济、政治、生活等进行交流和交往的一种形式，是一种集会，有相应的组织和领导，通过让与会人员在规定的时间、地点、程序等进行集会的一种方式。会议的主办单位众多，既可以是企事业单位，也可以是社会团队或者学校，通过集会的形式来交流问题、检查工作、总结经验、做出决策的活动形式。对于会议概念，可以从不同的视角进行解读。如从系统论出发，会议是领导在管理活动中实施管理的一种有效方式；从信息论出发，会议跟信息有着紧密的联系，对于信息的任何操作如输入、输出等都可以以会议的形式来进行。由此可以说，任何会议都是由信息组成的，如果没有生成新的信息，或者是没有对以有的信息进行研究和分析，那么，此项会议召开就没有意义。会议共包括4个要素，分别为：有领导、有组织、商议事情、集会。组织安排会议，做好会前准备、会中组织和会后总结是办公室部门的一项主要工作。
一、办公室会务管理中存在的问题
1.會议记录。
航空类研究所的内部交流和外部联系日益增多，会议记录是会议的关键，但是由于内容繁杂，可能导致会议记录不全，记录不详细，致使出现一些工作纰漏，严重影响正常的工作流程。
2.会场秩序。
一个好的会场秩序是会议顺利进行的关键，但是随着信息技术的高速发展，越来越多的人手机不离手，经常在会议上玩手机，或者手机突然响起，扰乱会场的秩序，导致会议无法正常进行。
3.会场气氛。
会议要解决一些关键性的问题或者总结一下以往的工作成果，这就要求大家踊跃参与进来，积极发言，集思广益，解决眼下的问题，但是实际过程中，大部分的人对会议没有引起足够的重视，对会议内容不发表己见。
二、提升办公室会务管理工作的策略
1.融入精细化管理的理念。
在办公室会务管理工作中，融入精细化管理，具有积极意义。精细化管理理论最早起源于日本是对社会分工进一步的精细化划分。这一理念，贴合当下我国大力倡导的工匠精神，也是现代管理理念的重要组成部分，还彰显了对质量的高品质追求。在常规管理的基础上，将其进行进一步的延伸和扩展。实施精细化管理，可以不断更新管理模式，减少管理资源浪费，降低管理成本。加强会务工作的精细化管理融合了管理的规范化和创新性，为会议的顺利召开奠定了基石。会务工作较为繁琐，在一些细节处理上采取精细化的管理方式，既可以节约相关资源，又能去除一些较为繁琐的环节，提高会议召开的效率、效果和效益。如在会议召开前，办公室相关工作人员应按照会议要求来将会议的主要信息以及注意事项等及时通知，通知内容务必要简洁、准确，从而使参会人员能及时做好准备。与此同时，该工作人员还应与参与人员保持紧密的联系，以便及时告知会议的相关事项。在会中环节，办公室工作人员应从参会人员的角度出发，为其提供服务，并做好签到、指引就座等服务；与此同时，还应对会议的临时变动及时地通知、解决。在会议结束环节，办公室工作人员应及时做好总结工作，总结的内容包括会议筹办时的优秀经验和不足之处，并根据发现的问题及时思考，找到解决的方案，为下次会议的顺利召开奠定基石。精细化管理追求的是极致、完美，精益求精。将其引入到会务服务工作中，增强办公室在服务日常工作方面的能力，为会议的顺利召开奠定基石。
2.增强高校会务工作组织协调能力。
组织者想要提高会议举办的成功率，应不断提高自己的组织协调能力。在具体的实施过程中，办公室工作人员应从会议需要出发，做好部门联系和沟通的工作，以保障会议的正常进行。如在具体工作中，应确定好参会人员名单、按照职位或部门来摆放座位的标签等；此外，还需要提前准备好会议中所使用的物品，如纸笔、矿泉水等，将其按照参会人员进行有序摆放，给其带来如沐春风之感；此外，还可以对PPT文件等进行提前演练，为其会议上的正常使用奠定基石；提前对参会人员的用车情况进行统计，并且与保卫部门及时进行沟通，来对车辆进行引导，使其按照指定的位置进行摆放，以确保参与人员的车辆进出通畅，避免出现道路拥堵情况；如会议安排与会人员用餐，则需要办公室相关的工作人员做好用餐人数的统计，及时通知后勤保障部门，使其知晓用餐的一些基本事项，如用餐标准、用餐地点等，以便提前安排；如需要对会议进行宣传，则需要做好与其他部门的衔接工作，让宣传部门提前进入会场，架设机器，在会议现场进行拍照或拍摄；除此之外，办公室相关的工作人员还需要了解会议到场人数，对于应到而未到者，及时了解情况，并向领导汇报会议的出席情况，以确保会议的正常召开。
3.增强会议管理人员的服务意识。
服务是会务工作应追求的极致目标，也是彰显办公室服务能力的重要途径。组织、协调好每一次会议，并不是轻而易举的，要求办公室会议管理人员有较为丰富的经验，且具有极高的管理能力，吃苦耐劳的品质，在筹备会议、会中管理等环节中，能够站在他人的立场上，来进行充分、精确的准备，提供更为贴心、周到的服务，确保会场秩序，保障与会人员安全。然而，在会议管理工作中，总会遇到一些意想不到的困难，如果工作时间较久，难免会产生一些倦怠的情绪。此时，应将会议的顺利开展作为工作的重心，调整自己的工作心态，多站在他人的角度去思考问题，以保持认真、负责和敬业的态度。在此基础上，提高会议管理人员的服务意识，使他们在工作中做好会前筹备、会中管理和会后总结、反馈等工作，通过不断地学习和完善，来提高自己的业务水平和专业素养。办公室会议管理人员在新的时代背景下，应认清自己的使命和职责，不断提高自身的会务工作水平，以保障其各项工作的顺利展开。会务工作作为办公室日常工作的有机组成部分，工作效率的高低，不仅可以展现航空类研究所办公室的风采、成就，还可以提高其会务管理工作水平。为了实现这一目标，就需要办公室会议管理人员从会务的实际要求出发，结合具体的工作内容，换位思考，不断地总结经验、教训，来提高自己的理论水平和操作技能。唯有此，才能不断推动会务工作的规范化、有效化和科学化发展，丰富办公室职能，提高其工作效率和会务管理水平。
总之，提升办公室会务管理工作并不是一蹴而就的，也不会一帆风顺，需要会务管理人员在不断提高自己的组织协调能力的基础上，不断强化自身的服务意识，来打好前站。在此基础上，还需要融入精细化管理理念，通过持之以恒地实施这三项措施，来切实提高提升办公室会务管理工作效率，彰显其服务风采。
参考文献：
[1]姚萌.互联网+时代民办高校办公室管理模式创新思路[J].品牌研究.2018（03）
[2]王新华，梁妍.浅谈如何做好高校党政办公室秘书工作[J].办公室业务.2018（10）
[3]罗宇东.浅析提高高校办公室管理服务水平的策略[J].办公室业务.2017（09）
[作者单位]
航空工业自控所，陕西 西安 710065
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