办公室人员如何提高公文写作水平
来源:用户上传
作者:
【摘要】公文作为党政机关上传下达、部署工作、处理事务、沟通内外的重要文书，其写作水平直接影响甚至决定一个单位的外在形象和管理水平。作为主要承担公文写作任务的党政机关办公室，全体人员所应具备的基础能力便是公文写作。然而，就现阶段而言，诸多办公室人员的公文写作能力较为欠缺，在一定程度上阻碍了办公室工作的顺利开展。
【关键词】党政机关办公室;基础能力;公文写作
党政机关、企事业单位以及社会团体在从事公务活动过程中使用的各种文书均属于公文的范畴，而鉴于公务文书还是党政机关履行职能、实施领导以及处理公务所依循的一项具有法律效力的文件，故公文还同时具有领导、宣传、联系等诸多作用。作为机关公务人员，会写公文当属其必须具备的基本素养，倘若机关公务员不会写公文，便好比农民不懂该如何种田，战士不知该如何装填炮弹。至于公文的制发，一切均需基于《党政机关公文处理工作条例》中的相关规定，以此方能做到标准化、规范化制发，继而维护公文的严肃与权威。
一、分清公文的种类和特点
因区域和单位的不同，加之在应用范围上的差别，使得公文的文种亦呈现出明显的多样化特征。对此，针对公文的具体写作，需明确的第一要务是要选择适宜的公文文种。根据《党政机关公文处理工作条例》，公文种类为13种，均有较为明确的使用范围，倘若文种选择不当，则容易导致公文主旨表达不清，继而对公文的质量和效力产生较大影响。因此，办公室人员在公文写作中，需首先精准明确公文文种，当前，最常见的公文文种有诸如通知、请示、会议纪要及报告等。当然，不同的公文文种有其相应的要求与功用，唯有明确不同文种公文的语言风格及用词等特点，方能做到准确运用写作语言，并确保文种选择的准确性。
二、明确写作的要求和主旨
鉴于公文写作的核心目标是为了解决机关某一项具体的事件或问题，故也决定了公文写作通常具有较强的目的性。诸如报告一类的公文，“适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问”。该如何准确掌握并保证写作的意图得到充分、有效的表达，这便需要办公室人员站在维护党的领导、践行党的政策方针的高度，基于地方实际去表明思想和观点，而不是将个人看法加诸在内，以此方能确保文稿的立场不偏并保证内容的真实准确。针对刚从业的办公室人员，各方面经验也有一定的欠缺，故为避免公文写作出现词不达意等状况，办公室人员需加强与职能部门、领导和同事的沟通交流，尽快熟悉并掌握核心重点工作，如实把握领导思路和工作要求，进而确保公文主旨表达的准确、有效。
唯有观点正确且论据充分的公文，方能在说明问题同时为后续的解决问题提供思路及依据。倘若办公室人员一味追求华丽的辞藻并过于注重公文的形式，反而导致观点无法得到准确呈现。因此，写好公文的关键，一是要确保材料真实，二是要保证对各种材料的恰当使用，三是要始终秉持实事求是的观念。以此方能让材料与观点前后呼应，继而为后续的分析提供理论方面的支撐。
三、注重材料的收集和分析
办公室公文的写作需与实践相结合，方能撰写出高质量的公文。当然这与办事人员平日里的资料搜集亦有着极为密切的关系。正所谓“工作做前头，功夫下平时”，因公文写作的时间通常较为紧迫，办公室人员唯有依靠平日里一点一滴的积累，着眼于本单位、本系统的职能，重点关注相关基础信息和材料的搜集，到了具体的写作过程方有“资源”可调用，从而可最大限度避免言之无物的情况发生。至于办公室人员平时材料积累，主要的范围应当集中在时事政治、各级领导讲话、上级工作部署以及机关单位当前存在的主要问题之上，以上范围的资料方能对公文的实际写作过程提供有价值的参考，继而确保在时间较为紧张的前提下亦能写出高质量的公文。除此之外，还需加强对上级及同级之间来文的学习，熟悉公文的格式和行文规则，了解工作的最新部署和要求，特别是上级的规范性文件，要仔细研读，认真落实到日常的公文文稿起草中。
四、理清写作的思路和脉络
工作的思路和脉络决定了工作写作的质量，在具体的行文过程中，以下三方关系的处理必须引起办公室人员的足够重视：一是内容与形式之间的管理。好的公文需具备好的内容，但形式也是不容忽视的重点。若能有好的表现形式，则公文内容亦能更好呈现，否则将导致公文整体显得较为片面。二是深入与浅出的关系。文章有四大境界，分别为深入浅出，深入深出，浅入浅出，浅入深出。当然，最高境界当属深入浅出，且该境界也是最难达到的。因此，公文若能达到此境界，必定能更好地说明问题。三是主动与被动之间的关系。公文的写作既有“出招者”，便必然有“接招者”存在。而鉴于出招者与接招者各自有着不一样的想法，故唯有加强两者之间的沟通来促进彼此思想统一，方能写出一篇令两者皆满意的公文。
五、学会使用公文惯用语句
办公室人员的公文撰写过程，为保证理想的公文质量便必然会涉及到大量公文惯用语的使用。这对办公室人员的综合素质而言无疑是一项挑战，而要切实达到以上要求，不仅要具备良好的语言表达能力，更需能准确揣摩领导意图。这亦是对办公室人员的语言表达能力所提出的新要求，也需办公室人员本身对公文的惯用语十分熟练，以此方能做到准确无误的表达。至于所谓的公文惯用语，其是由众多公文写作 中总结积累的“万能用语”，甚至受到公文种类、公文主旨等方面的影响较小，因此可以降低办公室人员的公文写作难度，也能更为简明地表达。诸如“敬请批复”“来函收悉”“特此函复”一类的公文惯用语，此类语言通常能较为准确、规范地表达领导想法，且具体的表述过程也不会显得冗杂，这也是公文惯用语最大的应用优势。
六、注重公文写作练习
公文写作练习是办公室人员提升公文写作水平最有效的途径。尤其是对于刚刚接触公文写作的办公室人员而言，可首先由请示、批复、会议纪要等一类小材料入手。基于此类公文通常有固定的格式，故具体的写作过程仅需将基本事实表达清晰即可。主动加强写作实践，日常多写“千字文”;做好“单项练习”，针对每一个公文文种，尝试写作并摸清特点;加强沟通交流，多请教写作的“老师傅”“老法师”;注意推敲和琢磨，对自己起草的公文，特别是领导修改后的，要仔细琢磨，反复推敲，总结经验方能快速提升。
总之，办公室人员针对自身公文写作能力的强化不可能一帆风顺，且过程也不能一蹴而就，而是需要不断学习与积累，方能逐步丰富自身经验。因此，想要积极加强办公室人员在公文写作方面的能力，唯有进行“厚积薄发、笔耕不辍”的努力，没有捷径可走。
【参考文献】
[1]张慧.秘书学专业学生如何提升公文写作水平[J].办公室业务，2017（5）：6-7.
[2]唐晓云，白佗，李维阳.办公室人员公文写作方法探究与应用[J].办公室业务，2017（8）：6.
[3]徐云飞.办公室公文写作应把握的几个问题[J].办公室业务，2018（14）：12+17.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15056186.htm
